新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性

陳靜

【摘要】檔案管理是辦公室工作的主要組成部分，擁有一個完整的檔案管理體系對辦公室的工作更是必不可少的。一份記錄完美的、清楚的檔案能為辦公室的員工工作提供更多的便捷，同時良好的辦公室檔案管理對辦公室員工工作效率的提升也有很大的幫助。如何將辦公室的檔案管理工作做的更加完美就是本文所要探討的話題。

【關鍵詞】辦公室；有效性；檔案管理

在日常工作中，辦公室的工作效率尤為重要，然而要提升辦公室的工作效率就需要加強辦公室的檔案管理工作，完善的檔案管理會讓工作效率大幅度增加，擁有完美的檔案管理系統不僅提高辦公的效率，還能讓辦公室的辦公體系更加完善。根據辦公室的工作內容逐漸建立檔案，在形成檔案的過程中不僅要呈現完善的檔案管理體系，還要不斷地整理與歸納，將檔案管理完美的融入工作中，提高辦公室的工作的效率。

一、辦公室檔案管理存在的問題

（一）辦公室人員不夠協調

辦公室的工作每天任務量比較多，平日沒有過多的時間與精力放在檔案管理這個問題上。有的辦公室只是建立一個簡單的人員安排，對于真正的檔案管理缺少人員的認真管理，造成工作影響，使得工作效率降低。在工作里不能夠時時刻刻針對檔案管理進行專門人員的工作安排，只是辦公室人員需要的時候才進行簡單的辦公檔案管理，記錄一些簡單的數據，這樣不僅會給其他人和工作帶來許多不方便的地方，也會給辦公室辦公帶來麻煩。由于很多地方不注重檔案管理，采取簡單了解的方式態度對待檔案管理這個方面，管理人員也是比較隨意，對待工作不夠仔細產生紕漏，從而對工作產生影響，降低工作效率，不能有效的提高辦公室工作質量。上級對檔案管理的要求比較松懈，導致執行員工對檔案管理也抱有敷衍的態度，使得員工對工作有消極的態度，給工作直接造成影響。

（二）辦公室檔案管理系統松懈

現代的辦公室管理中，對于檔案管理沒有一套比較完善的系統，多數檔案管理僅僅停留于手寫或者電腦記錄數據，沒有一個完善的體系，造成在工作上沒有高效的工作效率。在一些辦公室中，檔案管理沒有比較清晰地系統，僅僅采用傳統模式，領導在工作的時候需要核對一些檔案，員工不能快速的提取檔案，浪費時間，也降低了工作的效率，面對一些珍貴的檔案不知道放在哪些地方，造成資料的流失，導致工作的不便。很多員工覺得檔案不需要花費時間去進行管理，這樣就會導致一些工作的疏漏，從而將工作耽誤。

（三）辦公室檔案管理日常維護不全面

有的辦公室確實擁有一系列的檔案管理模式與一個檔案管理專員，但是由于長時間不對檔案管理進行系統的維護、整理和更新，會使工作仍然存在許多問題。比如當一個公司的誠信證書到期的時候，應當辦理新的證書，但是平時檔案管理工作的不夠細心導致沒有發現，就造成了公司的損失。因為檔案管理的維護不夠全面，沒有及時的將檔案進行檢查與維護，所以就會加大辦公室工作的困難。在平時的檢查過程中會產生許多疏漏，給工作帶來許多不便。

（四）檔案管理目錄不夠清晰

在檔案管理中，目錄是比較重要的一個部分，在一個完美的檔案管理模式中，不同樣的目錄會產生清楚明了的效果。當代的辦公室檔案管理方面，有的檔案目錄比較模糊，體現不出檔案的位置，造成檔案不夠清楚化，對于工作也是有一定的影響。在工作中領導在查閱檔案的過程中瀏覽目錄，發現很多文件不夠清楚化，只能從頭開始查找，使得工作產生延遲，耽誤工作的進度從而影響到效率。一份清楚明白的目錄不僅呈現出整潔的檔案，還會使得工作更加有效率，不會使得工作沒有協調性。

二、提高檔案管理有效性的策略

（一）建立完善高效管理體系

在辦公室中進行一套完善的管理體制，對于每個檔案管理做到具體化。可以安排專門管理檔案的人進行管理，將檔案采取分工制度進行維護與整編，在工作中互相監督與完善，從而提高辦公室的工作效率。在辦公室工作的時候必須讓工作人員嚴格執行檔案管理制度，不能夠采用消極與懈怠的態度，要讓他們認識到完美的檔案管理體系對于辦公室的辦公有極大的輔助。同時不僅在工作人員的態度與工作上進行改良，還要對其他辦公室人員傳達檔案管理制度，要求嚴格遵守制度，將檔案管理系統達到更加完善與高效，才會使工作更加高效率。

（二）提高日常維護與管理

對于檔案的及時更新與管理也是成為完善的檔案管理系統中不可缺少的一項。在建立了完善的檔案管理體系以后，工作人員每天都需要不斷的對之前存有的檔案進行統一的整理、歸納和更新，同時也對新進的檔案進行不同的整理、歸檔與更新，提高工作的高效性，使得在以后需要檔案的時候能夠快速的為領導提供檔案，節省時間。在完善的檔案管理系統上，要不斷的增添新型的檔案管理，根據不同的檔案管理模式對檔案進行分類與整理，從不同的角度整合檔案管理，更加完善檔案管理系統。在日常維護與檢查里，不僅需要仔細的對待，還要不斷的維護檔案，將檔案管理工作做到最好。

（三）提高檔案專管員工專業水平

在辦公室的工作中，不僅要不斷地完善體系，還要加強專管員的專業素質。在日常檔案管理上專管員要明確自己的管理模式，養成良好的管理習慣，使得管理系統更具有高效性，要以嚴謹的態度面對工作，仔細的完善檔案管理系統，不能出現過多的差錯，使得管理系統有漏洞，提高自己的專業水準，將自己的管理方案結合檔案創造出一種更加完善的檔案管理，利于以后工作的效率與發展，同時優秀的員工對于制造出完善的檔案管理體系至關作用。

三、結論

擁有一個完善的檔案管理體系是每一個辦公室應該具備的，一個檔案管理系統能夠將辦公室的效率有效的提升上來，使得辦公室工作更方便。在提高辦公室檔案管理的同時也要不斷地完善系統，提高員工的專業水平，這樣才能建立一套更加高效的、準確的檔案管理系統。采用更加先進的手段，不斷提升檔案管理的模式，建立完善的工作體系，使得工作更加有效率，提升工作質量。

參考文獻：

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