外資檔案管理的認知與思考

韓秀薇

【摘要】我國外資企業的快速發展，對相關的檔案管理部門提出了更高的要求。目前我國外資企業在檔案管理方面存在著諸多問題，這些問題得不到解決，將會影響外資企業的正常運作，甚至是阻礙我國外資企業的發展。因此本文針對我國外資企業檔案管理問題方面，詳細分析并總結了在檔案管理工作中存在的問題，同時提出了一些有效可行的措施，為外資企業檔案管理工作指明了方向。

【關鍵詞】外資企業；檔案管理；管理問題；有效措施

目前，我國外資企業的發展迅速，逐漸占據了社會主義市場經濟的領導地位，成為為社會經濟盈利的一大部分。外資企業的運營，雖然為社會、國家帶來利益和對外交流，但是其中也存在著一直尚未解決的問題，由于部分企業集團缺乏深刻的認知，在管理上很難進行統一管理，尤其是檔案管理方面。各公司的檔案，不僅真實記載著企業的主要發展軌跡，反映著外資企業的發展，同時保存著不同項目以及合作等資料信息，這些對于外資企業來說都是極其重要的，一旦出現問題，有可能造成無法挽回的損失。因此，合理有效的對檔案進行管理，不僅保障企業的正常運轉，同時促進外資企業的發展。

1、我國外資企業檔案管理工作存在的一些問題

1.1 檔案管理機制不完善。對于管理工作的問題，首先考慮我國外資企業方面在管理上的不足。由于所有制、管理體制經營方式等各方面的不同特點，不同的中外合資企業在本質上雖然相近，但卻有著很大的差異，因此大部分企業集團，只是搬照其他企業的運營管理方式，缺乏符合自身的完善的管理機制，從而無法較好的對檔案進行管理。對于檔案管理這一項不可忽視的工作，甚至有部分規模較小的外資企業沒有設置相關的檔案管理部門，只是隨手安排人員進行整理而已。沒有嚴格的質量責任制，只會造成管理人員對工作不認真的態度及疏忽大意，甚至出現部分檔案最終無人管理的現象，這都影響著外資企業的發展，因此完善的檔案管理機制必不可少。

1.2 檔案管理標準不統一、執行不規范。對于已經建立合理的管理機制的企業，也存在著尚未能按照統一的標準進行管理的現象。由于企業的檔案量較大而且類型多較為分散，很難完整并系統地進行管理，因此在缺乏統一管理標準的情況下，各外資企業都按照本企業的實際情況進行操作。不同企業設有的檔案設備也大不相同，這影響了企業之間對文件的轉換，致使文件無法長期保存。同時，檔案管理人員的管理意識不強，部分企業招聘一些缺乏專業知識的人作為兼職工作進行檔案管理，而這些兼職人員不僅沒有對檔案按照存儲期限進行分類，也沒有對檔案進行合理的保管與存放，甚至會對檔案造成損壞。這些不規范的工作行為，都將對檔案造成不利，危害檔案的良好并長期的保存。

1.3 檔案行政管理部門和中外合資企業之間缺乏溝通。雖然我國外資企業管理存在問題，但是只分析企業內部原因還不夠，至于檔案管理行政部門，也有不足之處需要改進。由于中外合資企業的歸口部門較多，因此無形之中給檔案行政管理部門的工作增加了難度。檔案管理部門很難對所有外資企業的工作進行指導與監督，而大部分企業又不會主動邀請檔案行政管理部門來指導工作，雙方缺乏充分的溝通與協作，因此使得外資檔案管理工作的難度更大。同時也存在著一種不合理的現象，檔案行政管理部門在指導工作的過程中，盲目地效仿內資企業的檔案管理模式，誤導了外資企業的檔案管理工作。

2、如何加強外資企業檔案的管理

2.1 做好外資企業檔案管理保管工作。對于檔案的管理，首先應該考慮其保管工作，因為這是最基本也是重要的方法手段，同時也保證了檔案可有效利用。檔案的保管可依據檔案的類型分別管理，一類是紙類文檔，一類是電子文檔。紙類文檔由于其不易保管，應該多加些防范措施，例如調整庫房的溫度、光照，定期檢查有害氣體或者生物等，避免檔案受到損壞。另外采用分類排架的方法，是保管紙類文檔保很好的選擇。電子文檔按照文件的載體形式和質量分類進行管理，對于載體形式和質量要有限制和規定，盡可能的減少文檔損壞的發生，科學合理地對電子文檔進行分類管理。即使有相應的措施保管檔案，也不免出現損壞的現象，因此，在此基礎上，還應該做好檔案的修復工作。采用新興的技術與方法，借鑒文獻部門的先進經驗，結合日常技術成就，及時修復好受損檔案，延長檔案的保管壽命。

2.2 建立集中管理與服務于一體的檔案管理體制。對于外資企業而言，首先要建立適合本身的檔案管理制度，并不斷完善，無規矩不成方圓，明確的管理制度能夠約束管理人員的工作。其次還要制定統一的管理標準，對檔案集中統一管理，除了正本歸檔保存外，應建立副本備用。檔案資料的收集、整編、立卷、移交規范管理，對相關工作人員要有嚴格的工作規定流程，在領導的組織下，自上而下，有序完成工作。檔案管理人員要定期整理，檢查檔案存根，有無漏洞差錯和丟失，出現問題及時上報相關部門，并且將檢查過程記錄在工作日志，方便企業查閱。

2.3 實行各種信息的綜合化、現代化管理。隨著外資企業的發展，各外資企業的檔案類型多，整合起來，對于管理人員來說工作量甚大，不僅花費人力、精力去管理，還容易出現差錯，因此，這對檔案管理的方式提出更要的要求。現代信息技術的應用，促進了外資企業檔案管理的綜合化，現代化的管理方式逐漸成為主流。科學技術的發展，使得高新技術在外資企業檔案管理中得到了應用，要做到檔案的綜合化，現代化管理，就要盡量把檔案輸入計算機內，運用計算機高科技管理模式進行科學有效分類管理，從而推動外資企業檔案管理和信息化工作的發展。在使用計算機管理的情況下，需要格外注意的一點是檔案的安全問題，所以應對檔案的載體以及質量進行規定，同時保護檔案不被惡意修改、破壞、盜取、泄露等。

3、結語

隨著科學技術的發展，檔案管理的模式也逐步得到提升，在做好檔案保管基礎工作的前提下，制定檔案管理統一標準，完善檔案管理體制，帶動企業員工更好的進行檔案工作。同時，運用計算機等現代化的管理方式，對外資企業檔案進行科學有效的管理，并在檔案管理工作過程中不斷反省發現問題，及時解決問題，促進我國外資企業檔案管理工作的發展。

參考文獻：

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