新時期學校人事檔案信息化建設的思考

謝俊鴻

摘 要：隨著信息化技術的不斷發展，傳統、單一的人事檔案管理已經無法滿足學校發展的需要，信息化管理已經成為不可逆轉的時代流。可是，從實際情況來看，不少學校在人事檔案信息化建設的過程中，仍舊存在著學校領導不夠重視，缺乏專業的人才隊伍和信息化建設推行不夠全面等問題。本文結合有待解決的問題和實際的實際情況，從轉變觀念，加強管理人員對信息化建設的意識；穩定隊伍，加強人事檔案管理人員的專業培訓；創新技術，推進數據庫信息化網絡化建設三個方面提出了推進新時期人事檔案管理信息化建設的具體措施。

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；信息化

一、現階段人事檔案管理有待改進的問題

1.對人事檔案管理不夠重視

人事檔案管理已經存在很長時間，但是人事檔案管理信息化建設卻遠遠未能跟上學校發展的步伐。主要原因在于學校管理人員缺乏對人事檔案管理信息化重要性和必要性的認識，重視程度嚴重不足。人們普遍認為人事檔案管理在學校發展過程中的作用微不足道，只是屬于后勤部門的工作，認為做好資料保存，掌握基礎的知識就是人事檔案管理的全部工作。因此，對人事檔案管理這一模塊的資源投入極少，人力、技術、資金大大不足，這無疑已經嚴重影響了人事檔案管理信息化建設的速度。

2.缺乏專業的信息化管理人才

人事檔案管理建設已經逐漸步入信息化進程，學校人事檔案管理質量的高低受到多方面因素的影響，但人作為意識能動作用的唯一條件，是影響人事檔案管理信息化建設的關鍵因素之一。學校發展進程逐步加深，人事檔案管理對人才能崗匹配的有效利用，對加快創新人才的深化培養，對提高檔案的利用率有著重要的推進作用。人事檔案管理作為學校發展的重要影響因素，而人才是人事檔案管理信息化建設的關鍵點，由此可見，人事檔案管理人員的專業化水平和綜合素質不僅左右著對檔案管理建設工作能否順利進行，還直接影響著學校未來內部管理的可持續發展。縱觀目前實際來看，學校內部大多數人事檔案管理人員的專業化水平不過關，很多資歷深的職工通過退休后返聘，或者崗位再分配的方式被調動到人事檔案管理的職位上，他們的基礎知識和專業技能嚴重與崗位任職條件存在較大差距，這無疑會大大影響了學校人事檔案管理信息化建設的進程。

3.人事檔案管理信息化推行不夠全面

從實地調查的情況來看，傳統的人事檔案管理仍舊是大多數學校使用的工作方式。通過人員重復機械化地進行工作，即使是對人員信息進行細化分類整理，但是查找目標仍需花費大量時間，重復的查閱也可能帶來文件的損壞，傳統的人事檔案管理工作效率非常低下。與此同時，我國人事檔案管理信息化建設目前尚未形成統一的標準和規范，信息數據庫未能形成系統性和整體性建設，出現了信息采集不全面，信息更新不及時，信息數據存在錯誤，人員信息相對混亂等問題。即使部分學校配備了專門運用于人事檔案管理的計算機，但是也只是在檔案目錄內容、人員基本信息、檔案傳遞能方面初步實現了信息化管理，人事檔案管理信息化推行不夠全面。

二、新時期推進人事檔案管理信息化建設的建議

1.轉變觀念，加強管理人員對信息化建設的意識

新時期推進人事檔案管理信息化建設的首要任務是轉變學校管理者的觀念，讓他們從根本上認識到實現人事檔案管理信息化對學校未來發展的重要性和必要性。學校如何才能提高人員對人事檔案管理的意識呢？第一，學校應該做好內部宣傳，盡可能通過多種途徑提高職工對人事檔案重要性的認識，從而更好地配合相關部門完成信息的收集。第二，從制度角度出發，學校必須要按照國家的相關制度和政策，結合學校發展的實際情況，建立相對有效的管理制度，規范人事檔案管理信息化建設的相關工作，同時，在制度上逐步改善人事檔案管理的實用性和規范性。

2.穩定隊伍，加強人事檔案管理人員的專業培訓

如前所述，人才是影響人事檔案管理信息化建設的關鍵因素之一。只有組建信息化建設的人才隊伍，定期為他們開展相關知識和技能的培訓，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質和專業技能，才能確保學校人事檔案管理信息化建設的順利開展。人事檔案管理信息化建設與傳統管理方式的最大區別在于對計算機技術的掌握。信息化建設都是依靠熟練的計算機軟件和系統技術來完成的。所以，學校在加強人事檔案管理人員的專業化培訓時，首要條件是對他們進行計算機網絡技術的培訓，讓他們掌握先進的計算機技術，熟悉常用的計算機軟件，提高專業化的工作水平。在計算機軟件出現更新換代，需要掌握新的方法和技巧時，學校必須及時為員工提供專業化的技能培訓機會，確保人事檔案管理從業人員隊伍的技術過關。同時，學校可以以季度或半年時間為基礎，對信息化建設的相關人員進行考核，目的是督促人事管理檔案人員保持樂于學習的心態，促進他們積極學習和掌握新的技能，實現崗位價值，從而推進學校人事檔案管理信息化建設的逐步完善。

3.創新技術，推進數據庫信息化網絡化建設

信息化、網絡化必然成為人事檔案管理建設發展的必然趨勢，只有充分運用計算計、網絡等多方面的現代化的信息技術，才能推進人事檔案管理的現代化發展。建立學校內部的人事檔案網絡平臺，擴大人事資料的覆蓋范圍，實現學校內部資源共享，切實為各部門提供安全可靠、全面準確的人事信息。在推進信息數據庫信息化建設的同時，必須關注和加強網絡的安全防護。做好信息化網絡防護的具體方法，第一，時刻做到網絡安全的檢測工作，在共享網絡設備上安裝入侵檢測系統，以便于第一時間統計分析網絡的進出數據流。第二，設立安全的網絡訪問密碼，并且定期進行修改更換，防止出現數據外流或遭到惡意破壞，同時數據庫的信息要第一時間做好備份，以防數據庫遭供給破壞時，能對信息進行還原。通過對數據庫進行信息化網絡化建設，確保信息數據庫的管理和維護，從而推進人事檔案管理信息化建設的順利開展。

三、結語

人事檔案管理作為人事信息的重要載體，其重要性變得越來越大。信息化、網絡化已經成為人事檔案管理建設的必然趨勢，學校只有加大對信息化建設的投入力度，提高檔案管理人員的綜合素質，運用現代化的科學手段，才能全面推進認識檔案管理信息化建設，最大限度地為學校選人用人提供準確便捷的服務。

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