淺談會(huì)計(jì)檔案管理的問題與對策

校昱

1 會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

1.1 對會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識不足。許多部門只重視會(huì)計(jì)工作，而不重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)，造成會(huì)計(jì)檔案管理混亂。

1.2 會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。部分單位的會(huì)計(jì)工作人員未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂得操作規(guī)程，對歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不明確，這樣整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)化管理。有的會(huì)計(jì)工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，存在惰性思想，還有偽造、篡改、變換記錄憑證、開假發(fā)票、建假賬等違法行為，造成了會(huì)計(jì)信息失真，危害極大。

1.3 會(huì)計(jì)檔案資料收集不完整。許多單位只重視收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表等專業(yè)的資料歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料和會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的收集，影響了會(huì)計(jì)檔案的完整性。

1.4 保管期滿的會(huì)計(jì)檔案沒有按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。按照《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》的規(guī)定，到期的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)及時(shí)銷毀，但是很多單位沒有開展此項(xiàng)工作，其原因是不敢擔(dān)當(dāng)，“怕”字當(dāng)頭，幾乎所有的領(lǐng)導(dǎo)都不愿意承擔(dān)這個(gè)責(zé)任。另外，銷毀會(huì)計(jì)檔案是一項(xiàng)繁瑣的工作，這也是到期不進(jìn)行銷毀的重要原因。

1.5 會(huì)計(jì)電算化管理不規(guī)范。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化以來，會(huì)計(jì)檔案擁有雙重會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案和計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等。許多單位對會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的收集和保管不符合要求，安全性不高。

2 提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平的對策

2.1 統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識。《檔案實(shí)施辦法》第五條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損壞、散失和泄密。”重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，是一項(xiàng)嚴(yán)肅的法制行為。各單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對《檔案法》《檔案管理?xiàng)l例》的學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，使會(huì)計(jì)檔案管理工作逐步走向法制化、正規(guī)化。

2.2 加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案管理人員的全面培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)。《檔案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。”因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提升會(huì)計(jì)檔案管理操作技能，做好思想教育工作，增強(qiáng)責(zé)任心，嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)法規(guī)辦事。

2.3 按要求定期做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀工作。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。對于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除了尚未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及未了事項(xiàng)的原始憑證要單獨(dú)抽出立卷外，其余都應(yīng)當(dāng)銷毀。作為檔案管理和會(huì)計(jì)工作人員有責(zé)任和義務(wù)提醒單位領(lǐng)導(dǎo)遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，及時(shí)按要求銷毀到期的會(huì)計(jì)檔案。

2.4 會(huì)計(jì)檔案電算化管理的新要求。提高會(huì)計(jì)人員思想素質(zhì)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，完善硬件設(shè)施建設(shè)。在一定的時(shí)間間隔內(nèi)，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝儲存到磁性介質(zhì)或光盤上，形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。可采用雙份備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并分別貼上標(biāo)簽注明形成的時(shí)間、操作人員姓名，存放于不同的地方，防止意外發(fā)生。保存時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等，并定期檢查，定期復(fù)制。

2.5 建立健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。各單位應(yīng)制定檔案管理目標(biāo)，明確會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。明確會(huì)計(jì)檔案工作人員的工作職責(zé)，確保會(huì)計(jì)檔案不丟失、不損壞、不泄密。可組織定期檢查，制定獎(jiǎng)懲制度，使會(huì)計(jì)檔案管理有章可循。

總之，在新的歷史條件下，做好會(huì)計(jì)檔案的管理，是法律賦予的職責(zé)和義務(wù)。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)該從觀念上更新，從實(shí)際上采取有效措施，積極探索會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理模式，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理的完整化、規(guī)范化、科學(xué)化。