淺談高校人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)

杜宇

中共中央組織部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《干部檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，人事檔案是指組織、人事或其他有關(guān)部門在人事管理中形成的，關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存以備考查的人事材料。人事檔案知情權(quán)是指當(dāng)事人依法所擁有的，對(duì)檔案部門保管自己的檔案材料及其利用情況有知曉的權(quán)利。積極探索以知情權(quán)為保障的人事檔案管理新模式，對(duì)于人事檔案在高校人力資源開發(fā)中的應(yīng)用具有重要意義。

1 高校人事檔案知情權(quán)缺失帶來(lái)的問題

1.1 損害高校教師的合法利益。高校人事檔案是考察、提拔、任用干部的重要依據(jù)，與教師的個(gè)人利益密切相關(guān)。經(jīng)收集、鑒定、送交、歸檔等環(huán)節(jié)，難免發(fā)生錯(cuò)漏。由于缺乏知情權(quán)，當(dāng)事人對(duì)其檔案的管理及應(yīng)用情況無(wú)法知曉，合法利益難以得到保護(hù)。

1.2 降低人事檔案的利用效率。高校人事檔案利用群體狹窄，需求單一，嚴(yán)重影響了高校人事管理工作的活力。知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)可滿足教職工和學(xué)校的檔案需求。比如財(cái)產(chǎn)糾紛可由檔案中記載家庭成員組成界定；高校透過(guò)人事檔案，研究現(xiàn)有教師年齡、學(xué)歷背景，結(jié)合未來(lái)師資隊(duì)伍和學(xué)科建設(shè)的需要，做好人才梯隊(duì)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人力資源科學(xué)規(guī)劃。

1.3 制約檔案管理的模式創(chuàng)新。人事檔案以傳統(tǒng)的手工檢索和紙質(zhì)查閱為利用方式，既耗費(fèi)時(shí)間，又會(huì)因反復(fù)翻閱對(duì)紙質(zhì)檔案造成必然的損害。再者，人事檔案是當(dāng)事人自高中起的所有材料，只借閱其中部分內(nèi)容不能避免查閱到材料范圍之外的涉密信息，創(chuàng)新人事檔案的現(xiàn)代化管理勢(shì)在必行。

2 高校人事檔案知情權(quán)的提出

2.1 人事檔案本身性質(zhì)而定。人事檔案內(nèi)容由組織人事部門提供或由本人撰寫而成，至于歸檔后檔案是否被篡改，是否按照要求裝訂入檔案卷宗，不得而知。因個(gè)別內(nèi)容不宜公開而全面否定高校人事檔案的知情權(quán)，違背了檔案本身的真實(shí)性。

2.2 人事檔案監(jiān)督管理的需要。高校人事檔案是教師過(guò)去經(jīng)歷和未來(lái)發(fā)展的真實(shí)寫照，賦予檔案知情權(quán)，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校人事檔案工作的監(jiān)督，可促進(jìn)人事檔案管理公開、透明地運(yùn)行。

2.3 公平的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制所促。隨著民主進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，公平、公開、公正的人才競(jìng)爭(zhēng)選拔機(jī)制得以推行。尤其是高校教師，綜合素質(zhì)高，渴望進(jìn)步的需求強(qiáng)烈。賦予檔案知情權(quán)，充分發(fā)揮檔案在人才選拔中的參考作用，做到以師為本，立檔為師，有據(jù)可循，取之于師，用之于師。

3 高校人事檔案知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)

3.1 樹立人事檔案知情權(quán)的理念。高校人事檔案管理工作應(yīng)樹立立檔為師的理念，把握保密和開放的雙重要求，兼顧個(gè)人和公共利益的關(guān)系。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密的檔案實(shí)行嚴(yán)格保密，而本人應(yīng)知曉的檔案，給予知情權(quán)，允許本人查閱。然而知情權(quán)和隱私權(quán)是相生相長(zhǎng)的，人事檔案的知情權(quán)僅指當(dāng)事人對(duì)本人檔案的知情權(quán)，而非對(duì)他人檔案的知情權(quán)，任何窺探別人檔案隱私的行為都是明令禁止的。

3.2 明確人事檔案知情權(quán)的內(nèi)容。對(duì)人事檔案分類管理，充分保障知情權(quán)和隱私權(quán)的權(quán)益平衡。首先，查閱本人檔案的問題。人事檔案中大部分材料由自己撰寫或根據(jù)組織要求填寫，賦予知情權(quán)，予以公開。但對(duì)于組織考察材料、談話內(nèi)容、病史應(yīng)嚴(yán)格保密不能被本人或他人查閱。第二，查閱他人檔案的問題。高校因競(jìng)聘上崗等事宜需要查閱檔案，利用的對(duì)象應(yīng)僅對(duì)組織、人事開放，使適度開放的原則得以貫徹。第三，對(duì)于涉及國(guó)家公共安全、社會(huì)利益、國(guó)家秘密的檔案材料，嚴(yán)格保密，知情權(quán)應(yīng)無(wú)條件讓位于保密性。

3.3 保障人事檔案知情權(quán)的技術(shù)。知情權(quán)的提出擴(kuò)大了查閱對(duì)象的范圍，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料翻閱率提高。如何保存，這是最大的挑戰(zhàn)。鑒于檔案材料的原始性和唯一性，使用先進(jìn)的技術(shù)手段，將不需保密的檔案材料放至互聯(lián)網(wǎng)上，參照教育部學(xué)歷查詢網(wǎng)的做法，設(shè)立一個(gè)用居民身份證進(jìn)入的口徑，僅給本人查閱權(quán)限。第一，建立人事檔案管理信息化平臺(tái)，利用現(xiàn)代化的信息設(shè)備如掃描儀、相機(jī)等，將已有的檔案紙質(zhì)材料數(shù)字化，存儲(chǔ)至人事檔案信息系統(tǒng)中。高校教職工實(shí)行自動(dòng)編號(hào)，批量管理，由各部門兼職檔案員按要求實(shí)現(xiàn)本部門教師歸檔內(nèi)容的錄入和更新。第二，檔案館對(duì)各部門上傳的電子版檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核并加密，做好備份。第三，查閱檔案材料應(yīng)由當(dāng)事人提出申請(qǐng)，將查詢內(nèi)容及目的錄入人事檔案系統(tǒng)中，等待上級(jí)主管部門審核意見，通過(guò)即在系統(tǒng)中授權(quán)查詢?cè)试S范圍內(nèi)的人事檔案內(nèi)容。當(dāng)事人每次查閱，及各部門更新檔案內(nèi)容的行為均會(huì)被記錄在系統(tǒng)中，便于統(tǒng)計(jì)人事檔案利用情況。通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，既提高了檔案信息的利用率和檔案人員的工作效率，也確保了檔案紙質(zhì)材料的完好無(wú)損。