檔案規范化管理的策略研究

苗紅梅

實踐證明，檔案管理只有逐步規范才能更加科學。檔案規范化管理的實現，可以通過以下策略加以保障：

1 抓好檔案管理制度落實

檔案規范化管理，要以完善的檔案管理制度為基礎。只有建立健全檔案工作規章制度，才能保證檔案工作規范化的有效實施。檔案管理制度首先應做到：對已有制度的不斷完善，對缺失制度的及時補充，對新增工作內容的制度配套。不斷制定和完善檔案規章制度，使檔案工作有章可循、有法可依。其次，提高檔案制度的執行力。規章制度不應束之高閣，檔案工作各個環節都應嚴格按照制度的標準執行。最后，要構建檔案管理工作網絡。檔案工作管理網絡的建立，有利于形成各部門多管齊下、各司其職、多角度、全方位的檔案管理格局，真正將檔案制度落到實處。

2 加強公文制發流程管理

檔案大部分是由公文轉化而來，公文制發的質量直接影響檔案的規范化水平。加強公文制發流程管理，能有效提高公文的整體質量。公文制發流程管理應把握三個方面：一是公文簽發手續要齊全。發文手續需經相關人員審批簽字，發文稿簽的內容填寫要齊全完整。二是公文格式要規范。制作公文時不能自降標準或“差不多”就行，每個細節都應嚴格按照國家規定的公文格式規范執行。三是歸檔前要嚴格檢查公文細節。如：底稿與正文是否相符、有無公章、日期、筆墨紙張使用是否規范、有無破損等，確保歸檔公文的質量，提高檔案的規范化水平。

3 嚴格遵守立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作規范化的最大障礙。因此，立卷歸檔應遵循 “以我為主”原則。另外，還要把握三個特性：一是時效性。完成現行文件階段任務是立卷歸檔的前提，只有達成目前文件任務才可以立卷歸檔。二是完整性。歸檔工作中，既要把握重點，分清主次，嚴把入口關，更要注意防止應歸檔文件的散失，要做到“應收盡收、應歸盡歸”。三是實用性。立卷過程中，把同類并具有內在聯系的文件材料放在一起，保持同一問題的完整性和連續性，使歸檔后的檔案既完整又不重復，以提高檔案的利用效率。

4 強化執法監督和考核機制

檔案規范化管理的實現，首先要有嚴格的監督管理作保障。檔案行政管理部門要依法依規加強檔案執法檢查，監督檔案制度的實施，確保各項檔案制度落到實處。其次，要嚴格推進考核制度的落實。制定科學、實用的檔案管理考核辦法，注意對反饋結果的搜集，同時輔以激勵約束機制，保障考核實效。

5 通過檔案升級達標創建工作逐步規范

《河南省機關檔案規范化管理認證標準》涵蓋檔案管理體制、檔案業務“兩基”建設、檔案信息化建設、檔案提供利用等四大類、四十小項內容，是對檔案工作全方位的檢驗和考核。創建單位需要按照認證標準的要求，逐條解讀和對照，逐項自查整改，不斷完善。認證標準的完善過程，既是不斷補充、創新的過程，也是檔案工作不斷規范、提升的過程。通過晉升達標創建活動，檔案的硬件設施和軟件水平都會得到很大改善和提升。

6 注重檔案資源的深度開發

加強檔案的規范化管理，其根本目的就是要實現檔案利用價值的最大化。搞好檔案資源的開發利用是實現檔案價值的最直接手段。對檔案資源的深度開發，能夠使“死檔案”變成“活資源”。一是檔案的編目要更加全面規范。在一般檔案編目的基礎上，及時編制新增檔案類別的檢索工具，如電子檔案的檢索工具等，使檔案檢索工具更加高效、準確，實現多途徑檢索。二是檔案的編纂要更加科學實用。通過先進的檔案軟件，將龐雜、零散的數據信息整理、精煉和歸類，使其更加準確、系統；將內容一致、有規律性的數據信息有機地結合，集中編目成冊，形成科學實用的專題編研資料。

7 加強檔案管理人員的技能培訓

加強對檔案管理人員業務技能特別是信息技術方面的培訓，不斷提高實際操作能力，促進其運用新技術、新理念對檔案進行規范化管理。