高校藝術檔案精細化管理研究

謝林悅

精細化管理是高校藝術檔案實現科學化管理的必經階段，是在規范化管理基礎之上的質的提升。實現精細化管理不僅有助于改變當前粗放式管理的局面，更可有效提升高校藝術檔案資源建設的質量和提供利用的效率。

1 實現高校藝術檔案精細化管理需轉變管理理念

1.1 將效益觀念放在首位。高校藝術檔案的精細化管理是在確保資源質量及服務質量的前提下，最大限度地減少高校藝術檔案管理過程中所耗資源，以降低管理成本為主要目標的現代化管理方式。因此，在高校藝術檔案管理的過程中，應將管理效益作為主要評價和考量標準。在具體的工作中，應在保證齊全、完整的基礎上，加大對利用率較高類型的高校藝術檔案的重視和投入，提高管理資源的效益產出率；將提供利用工作作為管理質量的試金石，改革甚至革除有礙于提供利用工作效率和質量的環節，完善和細化有利環節；提高高校藝術檔案的數字化比率和質量，利用先進的設備和系統實現信息化管理，提升高校藝術檔案的管理和服務效率。

1.2 強化以人為本的理念。精細化管理是一種管理理念和文化，它的實現需要由相應的高校檔案管理人員來完成。高校藝術檔案的精細化管理要求將相應的管理責任明確化、具體化，使得每一個管理者都能夠盡職盡責。因此，其內在的要求是對人的科學管理。傳統的管理強調對客體即高校藝術檔案本身的管理，對主體即高校藝術檔案管理人員的管理相對較弱。而要實現高校藝術檔案的精細化管理恰恰要求強化對主體的管理，以人為本，做到事事有安排、事事有標準、事事有人管、事事有考核。

2 實現高校藝術檔案精細化管理需加強制度建設

精細化管理的基本原則之一就是對管理制度的嚴格制定和執行。因此，加強制度建設是實現高校藝術檔案精細化管理的重要保障。

依據當前的管理實際并結合高校藝術檔案精細化管理的需要，加強制度建設可從以下三個方面著手：第一，在高校檔案管理制度的制定過程中應加大獎懲制度的分量，細化獎懲條款。高校藝術檔案的精細化管理不僅要求具備規范的管理制度，而且要求通過考核保證其實施，科學的獎懲制度可有效達成這一目的。當前，高校檔案館（室）的相關管理制度較為重視管理職責的明確，而相應的獎懲條款卻顯得較為模糊，即便是在《高等學校檔案管理辦法》中亦是如此。第二，編制《崗位職責指導書》。高校檔案館（室）的工作人員相對較少，因此可結合其業務工作專業化、具體性描述工作權責、制定較為詳細的考評標準，從而為每一位工作人員編制相應的《崗位職責指導書》并嚴格實施。第三，可結合各高校藝術檔案的管理實踐，依據《藝術檔案管理辦法》制定實施本校的《高校藝術檔案管理辦法》。

3 實現高校藝術檔案的精細化管理需細化管理流程

精細化管理本質上是一種對管理目標分解細化和落實的過程，要求其管理規劃能有效貫徹到每一個管理環節并發揮作用。因此，細化管理流程是實現高校藝術檔案精細化管理的核心。

由于高校藝術檔案在種類、內容、載體等方面均具有多樣性，且在2008年頒布實施的《高等學校檔案管理辦法》的分類體系中沒有獨立出來，其分散存在于教學類、科研類、產品生產類、出版物類等高校檔案類型中，因此其管理尚不能實現完全獨立。不過，由于高校藝術檔案具有獨特的功能和特點，且國家文化部和檔案局早在2002年就頒布實施了《藝術檔案管理辦法》，這就為高校藝術檔案的獨立化、系統化管理提供了切實的依據。當前，在高校檔案館（室）內部普遍實行的是職能制，即按照檔案管理流程規劃和設置檔案業務部門。筆者認為，在職能制的基礎上，每一個業務部門均制定相應精細的檔案管理流程圖，將業務管理每一個環節都納入其中，并嚴格遵照實施。在此前提下，再按照檔案類型進行分工管理方可最大限度地實現高校藝術檔案的精細化管理，如可將與之相關類型檔案的管理職責分配給固定工作人員專職負責。如此既可做到責任明確、職有專司，又可實現專業化管理，有效提升高校藝術檔案管理效率。

4 實現高校藝術檔案精細化管理需創新管理方法

精細化的工作方法就是將復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化，因此，高校藝術檔案的精細化管理歸根結底要靠信息化的管理方法來實現。

高校藝術檔案的信息化管理主要應從兩方面著手：一是高校藝術檔案資源的數字化、虛擬化，尤其是對于實物類高校藝術檔案，利用虛擬技術逐漸取代攝影技術對其進行處理更有助于信息化管理和提供利用。二是借助相應的檔案管理系統實現信息化管理，甚至可根據高校藝術檔案的管理模式和需求特點設計專門的管理系統。