數字檔案資源建設研究

軒紅

摘 要：文章分析了國內數字檔案資源建設的主要手段以及建設模式，然后對已經建設的數字檔案資源長期保存技術和方案進行了匯總和分析，并對長期保存的數字檔案資源類型、長期保存技術類型進行評價。

關鍵字：數字檔案；長期保存；數字檔案共建

數字檔案資源，是必須要借助電子計算機等信息設備進行管理和利用的檔案資源的總和。數字檔案資源館藏主要由虛擬數字檔案和實體數字檔案兩種。檔案館數字檔案資源建設方案應該包含數字檔案的收集、建設、長期保存和評價四個方面。

1 檔案資源的收集

電子檔案資源的類型主要包括電子文檔、電子文件、圖片、視頻等類型的數據。數字檔案資源庫的建設主要有本地和鏡像兩種。建立本地數字檔案資源庫，這種模式就是將數字資源庫安裝到本地服務器，根據IP來限制局域網的訪問范圍。這種模式不需要認證，也沒有人數限制。數據的更新方式一般是采用硬盤或者通訊的方式進行追加更新。這種模式的優點是：數據穩定，不限制用戶使用，沒有通訊費用，方便進行構建一站式檢索。該模式的不足之處：硬件投入較大，對服務器的要求比較高，系統維護成本較高，需要專門的人員進行定期更新。第二種模式是采用數據檔案資源共建共享的模式。這種模式是將數字資源庫安裝在某一個機構，其他的附屬機構進行共同使用。這種模式有利于資源的共建共享，成本較低，維護方便，但由于檔案資源的特殊性，決定了檔案資源在上繳上面容易出現問題，如格式、檔案隱秘性特征。

機構可以根據自己的實際情況，搭建屬于自己的數字檔案管理系統。系統的建設模式主要有自建、與公司聯建、機構聯盟共建三種模式。（1）獨立建設。機構自己出人力物力進行構建，這種模式對技術要求較高，資金成本較低。（2）與公司聯建。這種模式是機構提出構思與資源，軟件公司進行系統的開發，這種方式資金成本較高，設計出來的數據庫也比較先進。（3）聯盟共建。建立檔案機構聯盟，各個成員機構共同建設數據庫，技術與資源同時共享，建設成本均攤，這種模式主要考慮產權和數據庫維護問題。

各個檔案機構在建設數字檔案庫的時候，需要考慮以下幾點影響因素：（1）本機構檔案的資源整體情況。主要包含資源數量、用戶數量、資源挖掘程度和檔案機密性。（2）本機構的硬件與軟件情況。硬件主要包括服務器、網絡環境、存儲情況等，軟件情況包含數據庫軟件、操作系統、以及數字資源的技術維護力量等。（3）經費情況。當年或者未來幾年在數字檔案建設方面的經費預算。

2 數字檔案長期保存方案研究

數字檔案建設是一個資源積累的過程。數字檔案資源不同于紙質檔案之處在于其保存對實體空間占用比較少，所以不像紙質資源那樣需要定期的保養。數字資源長期利用主要需要考慮的是資源的積累和長期保存方案。數字資源保存一般包含數字檔案繳存制度、數字遷移和數字仿真技術。

2.1 數字資源繳存制度。這里主要是指機構或者機構聯盟自建的數字檔案庫的繳存制度。應該從政策的層面上建立一定的制度來保證數字檔案資源的長期積累和保存。筆者認為機構應該從以下幾點來確保數字檔案資源來源：（1）明確收繳的內容。如機構成員的論文、著作和專利等；沒有經過正規出版的如研究報告、博客、學位論文等；機構和個人活動的記錄，如會議文獻、PPT課件等。（2）明確收繳主體。一個單位應該指派一名專門的人員負責上傳或者上繳數字資源，責任到人，同時也有利于部門機構數字檔案資源的收繳。（3）建立權益保障機制。對按時繳存的機構可以實行定量的積分制，然后分別賦予不等的權限，同時單位應該建立一套的獎勵制度，來鼓勵讀者上傳其數字檔案資源。

2.2 數字檔案長期保存技術。數字檔案長期保存的技術主要包括：拷貝、仿真、遷移、數字圖形輸入板、計算機檔案館、封裝技術、標準化技術、通用虛擬計算機技術、基于風干的保存策略、數據再造技術。這些技術是數字資源長期保存和使用的主要手段，各有優缺點：（1）拷貝。就是將原來的數據直接拷貝到新的服務器或者數據庫中。這種方式執行方法簡單，成本較低。但是這種模式對數字檔案資源保護有限，不能解決硬件過時而引起的長期保存問題。（2）數據仿真。在新的數據系統中搭建一個兼容環境，可以運行原來的數據和設備，達到數據繼續使用的目的。這種方式對軟件的要求較高，多次的仿真可能會影響系統的兼容性。（3）數字遷移。是指將數字資源從一種技術環境轉移到另外一種環境上。這是目前數字檔案資源長期保存的主要手段。這種模式可以將信息從不穩定的系統遷移到穩定的系統中去，將多樣的信息遷移到標準化的信息格式中。這種模式易于信息的組織，但是在遷移的過程中，容易將信息的格式信息丟失，尤其是多次遷移以后。（4）數字圖形輸入板。同時將軟件和硬件進行保存，將所有的信息直接顯示在顯示屏上，并根據用戶需求進行顯示。這種模式適合數字資源的長期保存，但是研發成本比較高，但節約了遷移的成本，應用前景比較廣。（5）建立數字資源檔案館。將過時的計算機軟硬件進行保存，并讀取數字資源。這種模式成本較低，同時維護和使用的成本較高，不適合采用。（6）封裝技術。將數字檔案資源以及其運行的軟硬件系統進行打包保存，從而實現其他環境下該程序的運行。這種技術存在元數據提取困難的特征，使用在數字資源長期保存方面時需要進一步的討論。（7）標準化技術。將數字檔案資源轉換成一種或幾種特定的形式進行保存。維護成本較低，使用方便，但是降低了數據使用的靈活性，格式保存上容易存在失誤。（8）虛擬計算機技術。IBM設計的一種數字資源保存方式，在不斷革新的硬件和軟件上設置一個層，方便進行數字資源的仿真和遷移的數字程序。技術水平要求較高，但是如果能夠投入使用，應用范圍較廣。（9）基于風干的保存策略。就是在保存數字資源的同時，保存一個簡單的，可以運行的、低質量的數字運行系統。這匯總模式主要是一種附加的數字資源長期保存的方式。（10）數據再造技術。從原始的數字資源中提取數字流，來恢復數字資源的原貌，可以保存數字檔案資源的長期可持續性。這種模式的不足之處是技術要求高，無法評估再造的數據的恢復成果。

2.3 長期保存建議。機構應該根據自己的情況，立足現在、放眼未來來做數字檔案資源長期保存的方案。主要有以下幾點建議：（1）確定長期保存的類型。確定哪些類型的數字檔案資源是需要長期保存的。（2）確定長期保存的技術手段。根據資源種類以及單位的實際情況來確定數字檔案資源長期保存所需要采取的技術手段。（3）積極開展機構聯盟之間的數字檔案資源保存合作。一方面可以節約經費，另一方面可以提高長期保存的質量，也有利于標準的統一制定，避免長期保存的重復建設。（4）拓寬長期保存的資源類型。除了機構的日常工作和生活檔案外，一些具有保存價值的學術性電子郵件、微博、博客，說說、朋友圈等數字資源也應該加入到數字檔案資源保存的行列。（5）拓寬保存途徑。積極與互聯網商進行合作，能夠將本機構工作人員的網絡數字資源進行下載并進行長期保存。（6）確定數字檔案的密級以及公開的期限。盡量早的將一些數字檔案資源進行放開閱覽權限。

3 數字檔案資源的評價

數字檔案資源的評價也是長期保存的一個重要環節，數字檔案資源的評價結果對數字檔案資源保存的類型，保存的方案等都有一定的指導意義。因此，對數字檔案館藏進行合理的評價有利于數字檔案資源長期保存，同時也是數字檔案資源長期保存的一部分。

制定數字檔案資源評價指標的原則主要有以下兩點：（1）通用性原則。指標體系的建立不可能只為一個機構服務，需要評價不同類型的數字檔案資源，找出它們的共性，基于這些共性來建立指標體系。（2）定性與定量相結合的原則。定量是通過一定的數據、運算來對事務進行評價，定性分析是對事物本質也內在規律進行的抽象研究。將二者結合，可以將模糊的對象清晰化，方便用戶進行分析。

對數字檔案資源進行評價需要從以下幾點進行：（1）數字檔案的使用價值。需要考慮的是質量、成本和內容。（2）數字檔案的社會價值。主要包含檔案的密級、使用范圍等。（3）數字檔案資源的存貯。主要包含存貯設備和存貯技術。存貯設備包括兼容性、傳輸速度、數據保護能力等；存貯技術包含設備的穩定性、擴展性和維護難易程度等。

4 總結

文章通過三部分來描述數字檔案資源長期保存的實施方案，對于機構自建數字檔案資源、共建數字檔案資源如何進行長期保存進行了分析和論證，并通過構建數字檔案資源長期評價指標體系，來對數字檔案資源長期保存的類型、所采用的技術手段進行了論證。筆者認為，數字檔案資源保存的發展方向主要如下：（1）進行政策上的統一。需要相關部門或者協會出面進行組織牽頭，建設長期保存的框架，各個單位可以按照統一的標準將自身數字檔案資源進行封裝和保存。否則，長期發展下去可能會面臨數字檔案資源二次遷移或者仿真，這樣可能會導致數據的失真。（2）重視檔案機構在數字檔案資源長期保存中的地位。檔案機構在今后的發展中應該承擔相應的社會責任，積極開展合作共建，積極推進數字檔案資源長期保存。