醫院研究生檔案管理探究

吳昆禹+馬兆俊+蔣曉英+曹志剛+呂力瑯

摘 要：本文結合上海市某三級甲等專科醫院研究生檔案管理的經驗和實踐，通過剖析醫院研究生檔案管理中存在的部分問題，進一步從制度建設、前端控制、人才素質提升等方面提出了具體管理對策，對醫院研究生檔案管理做深入探究。

關鍵詞：醫院研究生檔案；檔案管理；前端控制

1 加強醫院研究生檔案管理的意義

1.1 加強醫院研究生檔案管理，為提高醫院的教學質量和水平打下扎實基礎。醫院研究生檔案記錄了研究生從進入醫院實習到畢業離院全過程的實習活動情況，是醫院研究生教育活動的直接反映，對其進行管理，是監督和提升醫院研究生教育質量和水平的重要環節。研究生檔案管理的水平也代表著醫院在臨床教學管理、教學過程和教學質量監控的流程質量[1]。做好研究生檔案管理，能進一步提高醫院的教學質量和水平。

1.2 加強醫院研究生檔案管理，進一步為增強醫院的科研水平助力。醫學研究生在醫院實習期間從事的研究活動是醫院科研活動的重要組成部分，在這些活動中所形成的實驗記錄、研究材料等是醫院科研檔案的一部分。對這些檔案加強管理，有利于為醫院保留完整的科研活動記錄，為以后的科研活動積累知識資源，從而提升醫院的科研水平。

1.3 加強醫院研究生檔案管理，有利于提升醫院師資隊伍整體素質。醫院臨床教師素質的高低是保證駐點教學醫院臨床教學質量的師資隊伍質量的關鍵。做好研究生檔案管理工作，不僅可以提高導師的學術水平和教學質量，也有利于提高醫院整體師資隊伍的水平。另外，嚴格的研究生檔案管理，能原始、準確、客觀地記載研究生在醫院實習期間的表現[2]，導師對于研究生研究材料的審核與認可，不僅僅是研究生自身的考核，也是為導師的考核晉升提供了重要的參考依據。

2 醫院研究生檔案管理現狀分析

上海市某三級甲等專科醫院檔案室于1998年通過“國家二級”檔案驗收，在醫院的發展和建設中發揮著重要的作用。然而，在研究生檔案管理方面仍有不完善之處，具體表現為以下幾點：

2.1 醫院研究生檔案管理較分散，檔案資源整體統一性不高。醫院研究生檔案管理具有分散性和復雜性等特點，業內缺乏嚴格界定研究生檔案收集范圍的統一標準，各家醫院在研究生檔案收集方面具有較大自主性，在研究生檔案未受重視前，部分工作人員也存在懈怠的現象，未能及時督促研究生及時上交檔案，存在研究生離院后仍然未收集完整等現象，造成研究生檔案的收集效率不高，信息資源缺乏整合性，不利于有序管理。

2.2 醫院研究生檔案利用率不高，尚未采取信息化管理方式。醫院研究生檔案管理工作存在“重管輕用”的現象，對研究生檔案的管理注重整理與歸檔工作，對如何利用和開發這些檔案資源還未深入研究。另外，近年來，各大醫院在信息化建設中投入眾多人力、物力，成為了醫院管理工作的重要載體，但是目前市場上尚未出現針對研究生檔案資源管理的相關專用軟件的開發與應用，導致當前研究生檔案信息的檢索仍然停留在手工檢索階段，影響了查詢效率，一定程度上阻礙了對檔案資源的深層開發和利用。

2.3 檔案管理人員專業知識有限，缺少專業化的統一培訓。醫院相關科室均配備一名檔案員從事研究生檔案的收集、整理等工作，但是除了醫院檔案管理員為專職外，科室檔案員均為兼職檔案員，缺乏專業的檔案知識。由于近年來醫院業務量的劇增，兼職檔案員的培訓受忽視，培訓力度不大，這些都不利于醫院檔案管理人員隊伍的建設。

3 加強醫院研究生檔案管理工作的優化措施

3.1 建立健全規范化的研究生檔案管理制度。醫院在實際工作中遵循研究生檔案的形成規律和特點，對研究生檔案的收集、歸檔、保管、利用服務等內容進行綜合考慮，在醫院現有的制度基礎上，進一步注重健全研究生檔案管理制度的科學規范。通過健全制度對醫院研究生檔案的收集、歸檔范圍、保存期限、保管條件、利用服務等方面作出進一步的明確，出臺具體的實施細則，統合全院資源對研究生檔案工作和研究生檔案進行總體規劃，規范研究生檔案工作程序，確保醫院研究生檔案工作有章可循。另外，為了更好管理研究生檔案，醫院還建立了一套監督與檢查機制，如定期組織院內、院外專家對醫院的研究生檔案進行抽查；對資料管理部門提前進行預立卷的指導與抽查；加強對研究生的課題檔案進行中期審查等等。

3.2 在研究生檔案管理工作中引入“前端控制”的模式。“前端控制”原理是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對檔案文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃要求，對文件和檔案進行預先鑒定、過程監控等干預措施，對業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效的監督，從而實現對檔案文件的超前控制和全程管理。某三級甲等專科醫院運用“前端控制”模式，在研究生檔案管理工作中做了以下幾個方面的改進：其一，在研究生入院實習時，對新生進行檔案知識講座，宣傳檔案的重要性和歸檔的意義，培養和增強檔案意識，使研究生能夠有意識保留在讀期間內形成的科研原始記錄和文件材料，在今后課題研究過程中，也能夠及時系統化、規范化的積累資料，保證研究生檔案的完整性與真實性；其二，每年定期根據各類指標（研究記錄和數據的完整性、書寫的規范化等）對各屆研究生進行科研實驗記錄本的抽查與評分。這一舉措可以督促少數研究生及時補全自己的科研記錄，在畢業前能夠符合歸檔要求；其三，在研究生即將畢業前，再組織進行一次集中培訓與教育，發放詳細的歸檔須知，將需要歸檔的材料一一列出，并寫上注意事項等，并規定研究生在畢業答辯前，必須將研究生在讀期間形成的文件材料完整、真實地歸檔，等檔案室出具已歸檔證明后，方可簽字離院離校。另外，鼓勵研究生親自動手進行課題檔案的整理，這樣既能客觀地反映該研究活動過程，又能保證課題檔案材料的整理工作順利進行。在實際工作中，檔案管理人員還應該與研究生、導師進行積極地溝通和交流，請導師審核把關，共同做好研究生檔案的交接工作，嚴格遵循檔案材料的原始性，堅決拒絕弄虛作假。

3.3 多渠道聯合，合理有效地拓寬醫院研究生檔案利用效率。首先，醫院開始重視研究生檔案的利用，在嚴格做好保密制度的基礎上，明確研究生檔案開放的范圍，以便為有效利用研究生檔案資源奠定資源基礎。其次，醫院檔案室聯合醫院科研教學部門，逐步建立和完善研究生及其導師的醫教研信息數據庫，實現研究生教學培養全程的規范化、數字化管理。通過網絡架構實現臨床查房、重要手術、學術講座、技能培訓、實驗操作等的網上交互式教學觀摩，拓寬教學方式，提高附屬醫院臨床教學能力和質量，改善研究生實訓條件[3]。最后，將根據實際情況，逐步適時開放研究生檔案信息的網上查閱權限，實現資源共享，為提升研究生的理論、臨床與科研能力創造條件。

3.4 加強醫院檔案管理人員隊伍的綜合素質提升。醫院研究生檔案的收集、整理、鑒定等工作是一件十分繁瑣的工作。從事檔案工作的人員不僅要具備高度的責任感和職業道德修養，同時還要掌握相關的醫療知識和信息技術。醫院通過采取下列措施來努力提升醫院檔案工作人員的綜合素質：一是讓兼職檔案管理人員每年定期參加各類檔案業務培訓，提升檔案管理水平；二是引進專業檔案管理人員。根據醫院研究生檔案工作的實際情況，招收合適的檔案管理人員，優化現有檔案人員隊伍結構；三是定期組織召開相關專、兼職檔案人員會議，專題探討研究生檔案的工作情況，認真研究解決研究生檔案工作存在的問題，并提出解決問題的具體措施和辦法。

4 結語

研究生檔案是研究和借鑒醫院發展歷史經驗的重要參考資料，對醫院的學術進步、推動醫療衛生事業的發展都有重要的參考價值，是醫院的寶貴財富。

近年來，上海市某三甲專科醫院對檔案建設極為重視，在上級部門的監督和指導下，投入了大量的人力和物力，按照嚴格的檔案標準，強化檔案的建設力度，在形成完整、規范、科學、系統的醫院檔案的同時，規范醫院研究生檔案的管理工作，利用信息時代的資源和便捷，抓住機遇，努力將研究生檔案工作朝著規范化管理持續不斷地發展，推動醫院整體檔案管理水平的全面提升，使檔案管理工作邁上新臺階。