電子檔案文件安全管理探究

王建麗

摘 要：眾所周知，電子檔案具有極強的復制性、共享性，在制作、管理與維護等環節隨時有被損壞、丟失的安全漏洞，較之于紙質檔案管理，電子檔案文件的安全保密難度較大。文章基于電子檔案自身特點，闡明確保電子檔案文件安全保密的具體措施。

關鍵詞：電子檔案；安全保密；探究

隨著數字信息技術的廣泛普及，電子檔案信息文件的安全管理工作愈加突出。眾所周知，較之于傳統的紙質檔案，電子信息文件加密程度有限，一旦泄露就會迅速傳播，造成巨大損失。因此，檔案工作者要提高安全保密意識，做好電子檔案管理的安全保密工作。

1 電子信息檔案存在的管理問題

較之于傳統的紙質檔案，電子信息檔案具有重寫性特點，信息可以輕易被修改和復制，而且修改后不會留下痕跡，由此使得電子檔案的真實性和可靠性難以得到保證；網絡黑客和計算機病毒都會給電子檔案的安全、保密工作帶來不便，影響電子檔案的真實性與可靠性；電子檔案需要依附于特定的載體，如果沒有計算機等設備，文件信息就無法讀出，給查閱檔案帶來不便。同時，如果在文件存儲或讀取時稍有疏忽，就會破壞電子文件夾的完整性和系統性，使文件內容造成缺失，對檔案管理帶來困難；電子信息加密程度有限，泄露風險大，一旦泄露就會迅速的傳播，造成巨大的損失。

2 科學建構電子檔案安全保密措施

基于上述特點，檔案部門要提高思想意識，科學建構電子檔案安全保密措施。

1、建立健全安全保密管理制度 嚴格的管理源自于完善周密的制度，可以說，制度建設是做好電子檔案文件工作的前提，電子文件具有較強的特殊性、復雜性，應根據國家《電子文件歸檔和管理規范》《保密法》結合單位具體情況，從電子檔案文件搜集的真實性、完整性、歸檔保存方式、備份與銷毀要求、再利用等方面作出詳細的操作規章制度。只有建立起科學、規范的電子檔案文件安全保密管理制度，才能保障日常的安全保密工作按照統一標準和規范化操作程序進行。具體而言，從電子文件存入電腦入檔入庫開始，考慮預防電子文件的丟失、篡改或被染上病毒的可能性；電子文件的查閱、拷貝要嚴格把好傳播關；機密級電子檔案文件要作出特殊的儲存或查閱要求。實踐表明，科學規范的電子檔案文件管理安全保密制度能確保做好電子檔案文件保存完整、隨時利用，不會被隨意復制拷貝或流失。

2、建設高素質、高技能的專業化管理隊伍 電子檔案的安全保密歸根結底關鍵在于人才，事業單位領導者要根據自身情況，注重電子檔案管理人員建設，重點做好政治、知識、能力等方面的建設。思想上加強教育，要讓每個檔案工作者都把安全保密意識牢牢記在在心中，強化責任意識，按照要求嚴格工作規范，不隨意動用文件，樹立“人人都是責任人”的管理理念，在工作中嚴格執行檔案管理制度，做到“守口如瓶”；技能上加強要求，檔案管理人員要不斷學習新知識，熟練掌握應用碼技術、數據保護技術等，及時了解最前沿的鑒別技術、訪問控制技術、軟件保護技術、病毒檢測技術和信息泄露檢測及防護技術，對新出現的威脅做好防治措施；挑選責任心強的人員專門負責檔案錄入、掃描工作，確保電子檔案各項工作達標。由專人負責，將錄入的文書、業務檔案信息逐卷逐件檢查，實時跟蹤；在檔案材料的收集分類、歸檔立卷、排列編目、目錄填寫、案卷封面裝訂、脊背擬寫等各個環節，做到分類清楚、組卷合理、裝訂整齊、厚度適宜、題名準確，按電子歸檔文件按統一標準、統一格式規范制成，并及時錄入，以先進的管理技術和現代化的手段確保電子檔案文件的安全性、保密性。

3、采用安全性較強軟件系統 電子檔案文件的保密管理需要安全性較強軟件系統，需要強調的是，電子檔案文件格式多樣，不同格式其解讀軟件或程序不盡相同，加之電子文件本身具有極強的復制性、共享性，各個環節隨時都有被損壞、丟失的可能性。因此，選擇電子檔案管理軟件要充分考慮其通用性、安全性、技術維護、后期開發等，包括軟件設計者的資質、信譽度，確保軟件使用價值的可延續性，避免和防止出現管理軟件隨著時間的推移讀取文件格式受到局限，確保技術跟蹤服務，選擇軟件售后服優質的商家；工作中要依照規章制度確保軟件在使用中專人管理。

4、加強硬件設施配備 良好的硬件設施是做好電子檔案文件保密管理的必備條件。具體而言，相關單位首先要做好庫房建設，庫房要按照國家有關規定興建，要考慮地理環境因素，不選設在樓房底層，注意門窗的堅固性，辦公場所與閱覽場所與館藏室分開設置，配備好完善的安全監控系統；要盡可能選配性能穩定、配置較高的計算機；檔案管理辦公區域合理劃分為檔案錄入室和電子檔案查詢室，規范檔案管理工作；配備復印打印掃描一體機、服務器、DVD刻錄機，安裝空調、除濕機、溫度計等必需設備，統一制作檔案管理上墻制度及分類標牌，統一印制各種檔案簿冊及封面、目錄等；在電子檔案室各功能區域、查閱席位、重要設備等貼明顯標識，有關制度張貼上墻。在涉密查詢區外設置手機等物品臨時存放柜。

5、完善查詢和使用辦法 電子檔案信息流失主要表現在直接的復制、盜取、丟失，相關單位應當建立完善的電子信息檔案查詢和使用管理辦法，防止電子信息在查詢使用過程中泄露和丟失。嚴格審批電子信息檔案借閱程序，只有持完整的文件才能借閱信息，對借閱者身份、目的進行審閱，針對借閱者的實際情況有選擇的向其呈現資料，對借閱者查閱方式和時間進行限制和規定；將電子信息檔案的內容進行保密等級劃分，保密等級高的文件只允許在檔案室內進行查閱，不允許拷貝和拍照，管理員應對查閱過程進行監督；保密級別高的電子信息檔案要加密處理，在檔案室內查閱要由管理員輸入查閱密碼，并且查閱密碼要定時更新。

綜上所述，各單位電子檔案文件保密管理要嚴格遵循國家相關制度和規定，依據自身實際實施科學規范的保密措施，從而確保電子檔案文件的真實性、完整性。