城市建設(shè)工程檔案收集的難點(diǎn)及應(yīng)對策略

摘 要：城市建設(shè)工程檔案的相關(guān)工作是十分重要的，但是我國很多地區(qū)相關(guān)工作還存在很多的難點(diǎn)和問題，本文為了能夠更好的開展相關(guān)的檔案工作，提出了相關(guān)的應(yīng)對策略，希望能給相關(guān)檔案工作者一定的啟示。

關(guān)鍵詞：工程檔案；城市建設(shè)；策略

就目前來看，城市建設(shè)是國家重要的民生項目，各省都十分重視，大小工程可謂此起彼伏。與此同時，在城市建設(shè)的過程中，項目工程竣工后的檔案的收集和歸檔等問題也越來越受到廣泛關(guān)注。檔案資料整理工作是城市建設(shè)項目的基礎(chǔ)工作，也是能夠?qū)Τ墙üこ踢M(jìn)行反映的首選資料，因為城建項目中需要涉及很多的企業(yè)和個人，而很多人并非專業(yè)的檔案管理人士，也幾乎都對檔案管理的相關(guān)法規(guī)缺乏足夠的認(rèn)識，所以在施工單位檔案室的收集和歸檔工作中往往會出現(xiàn)很多的問題。只有對檔案工作的法律法規(guī)進(jìn)行一定的宣傳，培養(yǎng)各個參與項目的施工單位人員的自主意識，給于檔案工作足夠的認(rèn)識才能夠真正為施工單位檔案室的工作的順利進(jìn)行打下一定的基礎(chǔ)。

1 檔案收集存在的困難

1.1 針對檔案方面的法律法規(guī)較少

我國能夠保障施工單位檔案室的相關(guān)工作順利進(jìn)行的法律法規(guī)體系十分不完善，雖然在整個行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定有很多，但是真正涉及到檔案管理的卻寥寥無幾。正因為缺少了法律法規(guī)等國家有關(guān)部分強(qiáng)制力的約束，才使得施工單位檔案室的相關(guān)檔案搜集和整理工作很難順利進(jìn)行，人們往往更加注重施工單位建設(shè)的產(chǎn)品質(zhì)量，而很少關(guān)注相關(guān)的施工過程中的檔案資料的管理工作，這也是相關(guān)法律法規(guī)不完善的一個重要因素。

1.2 檔案工作缺乏相應(yīng)的保障措施

施工單位檔案室在檔案整理的工作中可謂困難重重，其中缺乏檔案管理的保障這一問題尤為嚴(yán)重，當(dāng)某個項目完工后，參與項目的各個部門和科室都不是很重視檔案管理的相關(guān)工作，按照常規(guī)程序，完工后應(yīng)當(dāng)由建設(shè)主導(dǎo)企業(yè)將整個項目設(shè)計到完工的全過程的所有檔案資料都移交到相關(guān)的檔案管理部門，但是因為這一工作沒有相應(yīng)的保障措施，所以目前都是對檔案方面的工作不聞不問，施工單位檔案室的職責(zé)和工作也就很難順利的開展下去。

1.3 建設(shè)單位缺乏歸檔意識

我國建設(shè)部在2001年頒發(fā)了《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》，其明確指出應(yīng)當(dāng)由建設(shè)單位對建設(shè)項目所有檔案資料進(jìn)行收集和整理并第一時間向相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行移交。但是很多工程項目的建設(shè)單位更注重工程項目的質(zhì)量和進(jìn)程，而對于檔案資料缺乏應(yīng)有的重視力度，無法按照規(guī)定對檔案進(jìn)行及時的收集和歸檔，故此使相關(guān)工作變得難上加難。

2 完善城市建設(shè)檔案收集工作的策略

2.1 依法治檔，強(qiáng)化檔案法規(guī)監(jiān)督力度

首先相關(guān)部門必須盡快出臺有一定力度的法律法規(guī)來約束城建項目的檔案工作，運(yùn)用法律的強(qiáng)制力來保障檔案的收集和整理工作，并且大肆宣傳檔案工作的重要性，在社會上形成良好的風(fēng)氣，特別是在如今很多地區(qū)取消了檔案資料保障金的前提下，相應(yīng)的法律法規(guī)必須盡早出臺來進(jìn)行約束，每個單位都要擁有專業(yè)化的人才對檔案工作進(jìn)行管理和監(jiān)督，對一些不能夠達(dá)到要求的施工單位要給于一定的懲罰措施，對惡意不移交檔案或者相關(guān)惡劣的行為要追究其司法責(zé)任。每一個項目的竣工后的驗收和檔案的處理，可以將檔案移交作為承接后續(xù)工程的前提，如果一個項目工程的檔案沒有移交完畢則不可以接受下一個工程項目，而在驗收的方面也可以將檔案的移交加入到驗收的項目中，沒有完成移交檔案的單位屬于項目未完工。實(shí)際上每一個城市建設(shè)項目完工后，都應(yīng)當(dāng)對檔案移交問題進(jìn)行調(diào)查，如果確實(shí)是施工方問題而造成的就應(yīng)當(dāng)對其單位未來的項目承接進(jìn)行一定的限制和干預(yù)，甚至取消該單位以后承接市政建設(shè)工程項目的投標(biāo)資格，以此來體現(xiàn)法律法規(guī)在檔案工作中的地位。只有整個行業(yè)形成一定的自主的法律法規(guī)意識，時刻有法律條文進(jìn)行約束，才能從根本上解決施工單位檔案室的各個環(huán)節(jié)的檔案收集和移交工作。

2.2 抓住核心問題

城市建設(shè)工程的檔案工作執(zhí)行的程度對整個城市檔案管理的質(zhì)量都有著重要的影響，間接的也會對整個城市未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到一定的作用。然而我國當(dāng)前很多施工單位都不重視檔案管理工作，很多施工單位檔案室缺乏專業(yè)性人才，并且配套的硬件設(shè)施也不完善，甚至很多單位完全沒有考慮設(shè)立檔案管理部門，因此造成檔案相關(guān)問題的頻繁出現(xiàn)也就不難理解了。另一方面市政建設(shè)工程的檔案管理工作的重視力度很小，幾乎處于無人問津的狀態(tài)，很多檔案資料分布零散，有的在技術(shù)人員手中，有的在與項目相關(guān)的各個科室，甚至還有的在一些臨時工手中，如此一來檔案資料的完整性更加無法得到保障，只有驗收的時候才能進(jìn)行整理而此時很多人員也都解散，因此資料自然隨之丟失。此外還有些外聘技術(shù)人員認(rèn)為其付出的勞動是屬于自己的，是自己的私人財產(chǎn)，因此很自然的帶走了自己負(fù)責(zé)的檔案資料。市政工程項目的建設(shè)過程包含很多的檔案資料，無論是前期還是中后期，這些資料都十分重要，因此制定和出臺一系列行之有效的方案和措施能夠使檔案工作達(dá)到事半功倍的效果。

2.3 健全歸檔制度

市政建設(shè)工程的檔案資料都是通過文件等瑣碎的材料而轉(zhuǎn)化形成的，所以文件材料的情況對檔案資料的質(zhì)量有直接的影響。市政項目工程相關(guān)人員的議題和立項本身就能夠產(chǎn)生很多的材料，需要檔案工作人員花費(fèi)很多的時間和精力去收集和整理并要做到任何一個環(huán)節(jié)都不能疏忽。而且要對每個城市建設(shè)工程項目中的施工單位的各個相關(guān)部門和科室所擁有的各類資料進(jìn)行收集和整理，在避免遺漏的同時還要避免重復(fù)。特別是針對從事市政建設(shè)項目工程的檔案管理人員，掌握國家的相關(guān)法律法規(guī)是所有工作的前提，提高自身法律觀念，具備一定的專業(yè)技能，掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)都是十分重要的。

2.4 采用強(qiáng)制手段進(jìn)行檔案收集

對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行一定的強(qiáng)制手段，在整合工程相關(guān)檔案的過程中，檔案人員要參與到驗收工作中去，相關(guān)部門要以驗收為手段強(qiáng)制施工單位對檔案收集和整理進(jìn)行督促，同時也可以將檔案工作作為驗收的一個重要項目，重視并嚴(yán)格的對檔案歸檔工作進(jìn)行執(zhí)行，可以先講項目施工前期和中期的檔案進(jìn)行收集和整理，等到項目竣工后再向相關(guān)的施工單位檔案室進(jìn)行移交，從而進(jìn)行二次歸檔。

參考文獻(xiàn)

[1]趙玉梅.淺析房地產(chǎn)檔案信息化管理[J].才智，2016，18：267.

[2]李伊欣.城市建設(shè)檔案管理工作如何與時俱進(jìn)[J].蘭臺內(nèi)外，2016，03：60.

[3]李鳳勤.河南省疾病預(yù)防與控制檔案管理現(xiàn)狀研究[J].辦公自動化，2016，13：38-41.

作者簡介

李莉（1970-），女，漢族，河北辛集人，中鐵十八局集團(tuán)建筑安裝工程有限公司，助理工程師，研究方向：檔案管理。