論檔案信息資源的開發與利用

劉創芬

摘 要：檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始，最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。推進檔案資源的開發利用，對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。我國的檔案管理已從傳統的實體管理向檔案信息化管理發展，檔案服務職能已從行政服務向社會化服務過渡，檔案信息資源已成為社會共享的信息資源的一部分。因此，如何大力開發和利用檔案信息資源，是各級檔案部門和檔案工作者的一項重要工作任務。

關鍵詞：檔案；資源；開發；利用

1 檔案信息資源的地位和使用現狀

正確認識檔案信息資源的地位，是開發和利用檔案信息資源工作的前提。檔案包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最原始，最真實，最有說服力的歷史記錄。它數量巨大，涉及各個行業，社會的方方面面，上至國家、各級政府，下至企業、社區，直至家庭、個人，是國家的基礎資源，是信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。這些檔案資源只有開發利用起來，才能促進經濟的增長和國家職能的轉變，才能滿足人民的物質文化需求，發揮它們應有的價值。

我國檔案信息資源雖然很豐富，越來越多的人已認識到它的價值，但由于受到多種主客觀因素的制約，各地檔案利用率很低。目前存在的問題主要是檔案現代化管理落后，傳統的檔案管理模式仍在主導地位。多數檔案館（室）采取被動服務的方式，且對自身宣傳力度不夠。檔案人員做到了收集、整理、保管和保護等基礎性工作，但對檔案利用這一中心工作卻沒有應有的認識，多數檔案置之高閣，沒有發揮它們應有的社會經濟價值。從檔案的編研工作來看，不少編研部門形同虛設，它遠遠跟不上檔案信息資源的開發利用需要，使社會各界難以了解館藏情況，不能及時了解館藏中有哪些資料可供自身的使用。再者沒有充分利用網絡這一載體，沒有實現檔案數字化、網絡化，因而使用者難以方便、快捷地利用檔案信息。

2 開發利用檔案信息資源的途徑和方法

（一）著力提高檔案工作者的總體素質

在現階段檔案信息數字化的過程中，迫切需要現代化的綜合性的人才，他不僅要具備較高的專業水平，而且要精通現代網絡技術。但從目前情況看，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。那些從事傳統紙質的檔案工作者有不少專業領域水準較高，可惜沒能及時補上檔案網絡技術這一課。他們的管理理念和工作方式已漸落后于時代的要求。檔案信息化的發展，要求他們與時俱進，更新自己的知識結構，轉換管理理念，適應時代發展的要求。

1、建立正確的檔案管理理念。

檔案工作者面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統的實體管理向檔案信息化管理發展。檔案工作者將不再像以往那樣僅僅提供實體性的檔案服務和維護檔案的物質安全，他們要意識到自己的首要職責是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務。在檔案工作中， 檔案工作者應把加工和完善館藏檔案，加速檔案數字化建設，以滿足檔案利用者的需求為工作的主動力。把檔案的利用率作為衡量自身工作成績的一個重要標準。同時檔案工作者應開放自己的工作，通過與其他相關部門的合作來推進檔案信息化的開發和利用，如實現檔案部門、電子文件形成部門和計算機與信息管理部門三結合。

2、優化人員結構和個體知識結構。

針對傳統紙質檔案工作者對網絡技術的陌生，檔案部門應引進部分高科技人員，通過他們所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能可以實現對檔案的初步數字化和網絡化過程。此外，新引進的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓，使他們盡快熟悉現代化技術、技能的運用， 壯大適應信息時代要求的檔案管理隊伍。

（二）優化館藏結構，提高利用效率

1、豐富和充實館藏內容

充實和豐富館藏檔案是開發利用檔案信息資源的物質基礎。長期以來，檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統計、檢索等環節，都為檔案信息開發利用打下了堅實的基礎。充實、豐富的館藏是開發利用檔案信息資源的前提，也是優化館藏結構的前提。在充實館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統性，連貫性。在征集范圍上應改變以往注重黨政機關文書檔案的單一性，應擴大到社會各個方面，注意征集反映當地經濟建設、科學研究等方面的檔案以及企業生產經營管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

2、推進館藏檔案信息資源的數字化。

傳統的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態為主， 利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質的檔案信息資源即使再充實，但未實現數字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實現檔案信息資源的共享。實現檔案數字化建設，就可突破傳統檔案利用的種種局限，最大限度實現檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數字化分為兩個方面進行：

（1）對現有紙質檔案進行數字化。對現有紙質檔案進行數字化是指運用現代數字技術把文字圖像轉化成數字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項工程都需耗費大量的精力，由于人力、物力、財力的限制，一般情況下應優先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。 “在具體實施數字化時， 要制定電子文件標準，規范電子文件格式，充分考慮與現行電子文件的統一，及數據的共享，避免因重復建設而造成的資源浪費”。

（2）加強現行電子文件的收集歸檔管理。“電子文件只在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。在辦公自動化系統逐步成為機關公文處理的平臺時，電子文件是各級機關和單位職能活動的歷史記錄。現行電子文件的收集歸檔是檔案信息數字化的主要內容。針對當前各檔案部門所使用的硬、軟件系統不同及檔案所建的數據庫種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現象，檔案管理部門應建立嚴格的電子文件歸檔制度。“明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤。”

3、推進館藏檔案的網絡化

“館藏檔案的網絡化就是將已經完成的數字化檔案資源通過某種方式放在網絡上，使得利用者可以通過網絡，利用這些檔案信息資源。”

檔案的網絡化借助網絡的方便性、快捷性和連續性，也就突破了傳統檔案管理的限制。但檔案網絡化是一個復雜的過程。首先要對檔案信息進行簡單的檢索編輯，建設檔案數據庫，體現檔案目錄系統的完整性。在數據庫的建設中，應考慮到用戶需求，開發數據庫的經濟效益及技術問題，然后集中人力、物力、財力，構建資源豐富、功能齊全的檔案信息數據庫， 如文件目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫等。此外，還可以發揮部門優勢，建立有自己特色的數據庫，如名人數據庫、圖片數據庫、專利數據庫、科技成果數據庫等。其次，對檔案進行分化與有序化，即開展編研工作。“檔案編研工作是指以庫藏檔案為主要研究對象，以社會需求為目的，通過對檔案內容的編輯、歸檔，形成系統的檔案信息加工品，主動、直接為社會各方面工作服務的一項工作”。這方面上海檔案館走在全國前列，該館不僅連續多年出版發行《檔案春秋》、《上海檔案》雜志，還利用豐富的館藏檔案召開有關學術研討會，還組織成立檔案史料研究中心，出版檔案史料叢書。