關于做好醫(yī)院人事檔案管理工作的探討

何發(fā)明 謝芳 袁源佩 曾娟

摘要：在醫(yī)院管理工作當中，醫(yī)院人事檔案管理工作是其中不可或缺的部分，其形成于醫(yī)院工作人員長時間的努力工作才能以形成，集中體現(xiàn)了職工的工作情況，為醫(yī)院管理決策奠定基礎，所以，醫(yī)院人事檔案管理工作能否做好直接影響到醫(yī)院將來的發(fā)展。本文重點對醫(yī)院人事檔案管理工作進行分析，針對性提出完善醫(yī)院人事檔案管理工作的方案，以便促進醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院 人事檔案 管理 措施

醫(yī)院人事檔案體現(xiàn)了醫(yī)院醫(yī)護人員的思想品德、專業(yè)能力、工作業(yè)績與科研水平等各個方面，也展現(xiàn)了所有醫(yī)院工作人員的現(xiàn)實工作情況，為開發(fā)醫(yī)院人才提供關鍵信息資源。當前，面臨醫(yī)院大刀闊斧改革的潮流，人事檔案工作具有至關重要的作用，因而對醫(yī)院人事檔案管理人員也提出了全新的要求。因此，怎樣將現(xiàn)代醫(yī)院管理中的人事檔案管理工作落實好，全面體現(xiàn)人事檔案的資源優(yōu)勢，進一步為醫(yī)院選聘優(yōu)秀人才奠定基礎與提供依據(jù)，是目前醫(yī)院管理決策者亟待研究和解決的重要課題。

一、醫(yī)院人事檔案管理概述

醫(yī)院的人事檔案管理即為醫(yī)院開展人力資源管理活動過程中，集中體現(xiàn)院內(nèi)醫(yī)務人員與其他工作人員個人經(jīng)歷與德才表現(xiàn)表示記錄。它的主要表現(xiàn)形式即為文字材料，內(nèi)容不僅僅涵蓋了個人的學歷背景、德行表現(xiàn)，還包括工作經(jīng)歷、技能與業(yè)績等。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，人事檔案管理是其中的一個重要部分，是醫(yī)院人力資源管理部門的專門檔案，記錄了眾多醫(yī)務人員與院內(nèi)其他工作者在院期間醫(yī)療、教學、科研以及其他工作、學習、生活等方面的真實情況與內(nèi)容，還為選拔、任用、考核有關人才提供原始資料與歷史數(shù)據(jù)。除此之外，醫(yī)院的人事檔案也存在衍生職能，包括在以檔案為依據(jù)評定職稱、辦理社會保險與退休手續(xù)、醫(yī)學深造等。

二、做好醫(yī)院人事檔案管理工作的有效對策

1.加強檔案管理的認識

一方面，必須進一步增強醫(yī)院管理者對檔案管理的意識，使醫(yī)院管理者對檔案管理的作用與意義有更深一步的了解，意識到其對醫(yī)院選聘優(yōu)秀人才至關重要，對醫(yī)院整個管理工作也尤為關鍵，唯有有效提升檔案管理意識，管理者才能針對資金、技術與人員上保證檔案管理工作順利開展；另一方面，必須增強檔案管理人員對檔案管理工作的意識，加大宣傳醫(yī)院，促進醫(yī)院工作人員對檔案管理工作對于醫(yī)院管理與個人發(fā)展二者的重要性，有利于進一步促進工作人員將來的職業(yè)生涯發(fā)展，激發(fā)檔案管理人員工作熱情，促進其積極、主動地參與工作。

2.規(guī)范檔案材料收集、歸檔和鑒別

在不同時期收集人事檔案必須將所有的經(jīng)歷與德、才、能、績的材料全部歸檔在記錄資料中，要全面且有針對性地收集檔案，防止出現(xiàn)重復，結合職業(yè)、人群的差異針對性地收集各種材料。將人事檔案管理鑒別工作落實到位，檔案材料在搜集起來后，仔細鑒別手續(xù)是否完備、表達是否清楚、觀點是否明確，將缺乏價值的材料與假材料剔除。對于和要求不相一致的必須及時退回，在規(guī)定的時間內(nèi)糾正后再歸檔，及時退還不屬于歸檔范圍的材料，盡可能不散失、不積壓，將人事檔案內(nèi)容進行優(yōu)化升級。對于查、借、用、轉等程序進行規(guī)范，盡量保證“檔隨人走”，避免對檔案進行隨意編造和篡改，減少檔案泄漏和丟失，堅持定期或者不定期繼進行核對，保證檔案和人相一致。

3.實現(xiàn)檔案管理工作的信息化

面對當前信息技術高速發(fā)展的新形勢，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，但同時也為進一步擴大檔案管理工作范圍、內(nèi)容，增加手段奠定了基礎。通過計算機管理，構建醫(yī)院人事檔案信息庫，進一步發(fā)展電子檔案管理，促進人事檔案管理電子化、網(wǎng)絡化的實現(xiàn)，將人事檔案信息資源的互換性、共享性與傳遞性等功能展現(xiàn)出來，高效開展工作。實現(xiàn)人事信息系統(tǒng)的簡單查詢、復合查詢、時點查詢、一維分析、二維分析等多項復合功能，在信息方面有效支撐實施和決策醫(yī)院人才隊伍建設規(guī)劃。利用高科技方式有效處理、管理利用，將信息化應用在人事檔案數(shù)據(jù)處理上，能促進信息傳遞的范圍、速度、方式、效能獲得全新的變化，進而增加人事檔案的信息量，提升其利用價值，將其在醫(yī)院人事制度改革與開發(fā)人才資源中的價值與作用充分發(fā)揮出來。同時通過統(tǒng)計、分析大量的信息資料，能保證提供的服務的準確性、高效性與實效性。通過醫(yī)院人事檔案動態(tài)管理，及時歸檔和本人學歷、專業(yè)技術職稱、獎懲等相關材料，保證動態(tài)管理的進一步實現(xiàn)，利用查閱檔案將當事人目前的具體實情集中體現(xiàn)出來，為領導人選擇和聘用優(yōu)秀人才提供依據(jù)，有效服務于工資晉升、職稱晉升等。

4.提高檔案管理人員綜合素質

檔案工作服務能否實現(xiàn)良好的質量直接受到服務人員素質的影響。在持續(xù)開展檔案工作過程中，必須豐富管理人員的素質，進而不斷滿足人事檔案管理發(fā)展需求。第一，思想政治素質。檔案管理人員所要擁有的思想政治素質即為黨性原則必須較強，以正確的政治方向為指導，保持鮮明的政治立場與政治觀點，樹立正確的世界觀、人生觀與價值觀，保持高度責任感和較強的事業(yè)心。醫(yī)院檔案管理部門領導必須從人生觀、價值觀與榮辱觀上正確教育和指導檔案管理人員。面對改革開放的良好形勢，人事檔案干部必須增強自身檔案管理意識，在黨員干部工作中充分了解人事檔案工作的重要性，嚴于律己，做好檔案工作。人事檔案工作具有較強的政治性，檔案管理人員必須提升自身明辨是非的能力，增強思享政治覺悟，在和檔案工作相關的路線、方針、政策等重大原則問題上和黨中央保持高度一致，嚴格遵守和落實《檔案法》、《干部檔案工作條例》，保守國家機密，對檔案事業(yè)保持高度的熱情，一切為人民服務。第二，業(yè)務能力素質。檔案工作具有較強的專業(yè)性，檔案管理人員必須經(jīng)過專門的教育培訓，具備扎實的檔案專業(yè)理論知識，掌握先進的方法，進而順利完成該項工作。為了趕上信息時代高速發(fā)展的技術水平，醫(yī)院檔案管理工作這必須在教育的過程中始終貫穿“活到老，學到老”的理念，吸收先進的理論、知識與技術，提高自身的認識水平，同時提高自身學歷。新時期檔案人員不但要牢牢掌握傳統(tǒng)檔案工作理論知識，同時對于先進技術也要有所了解和掌握，能在檔案工作中應用有效的手段，不斷增強理論和實踐能力。第三，職業(yè)道德素質。檔案管理人員必須保持強烈的責任感，對工作認真負責，遵循《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的收集范圍，有效開展收集、整理、歸檔人事檔案材料的一系列工作，不斷完善檔案內(nèi)容，制作優(yōu)質的案卷。此外，醫(yī)院管理干部必須提高檔案管理人員對檔案工作的積極性，增強檔案工作的吸引力，引進有效的競爭機制，充分激發(fā)人們的檔案工作的主動性，在此過程中，不斷促進自身職業(yè)道德素質水平的提升。

總之，在醫(yī)院管理中，其人事檔案管理具有至關重要的地位，在醫(yī)院人力資源管理工作中是至關重要的一環(huán)。由于不斷推進醫(yī)院體制改革，因而我們必須將醫(yī)院人事檔案管理工作落實到位，進而開展科學化、規(guī)范化的人事檔案管理，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設奠定基礎，進一步促進醫(yī)院的發(fā)展。

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作者簡介：何發(fā)明，男，館員，江西贛州，從事醫(yī)院人事檔案管理研究。