淺析醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施

摘要：在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境、市場環(huán)境復(fù)雜化的背景下，醫(yī)院力求發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)將目光放在檔案管理之上，重點(diǎn)分析醫(yī)院檔案管理，并結(jié)合當(dāng)前醫(yī)療行業(yè)及醫(yī)院發(fā)展趨勢，有針對性的強(qiáng)化檔案管理，使之可以保障醫(yī)院檔案質(zhì)量，以便醫(yī)院依據(jù)檔案來處理人事工作，間接推動(dòng)醫(yī)院良好發(fā)展。基于此，本文重點(diǎn)分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題，進(jìn)而探究切實(shí)有效的應(yīng)對措施，希望對于提高檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理 問題 措施

檔案管理看似簡單，實(shí)則復(fù)雜、專業(yè)。為了使檔案管理在醫(yī)院中充分發(fā)揮作用，應(yīng)當(dāng)注意強(qiáng)化檔案管理，使之可以做好醫(yī)院人事檔案、病患就診記錄檔案的監(jiān)督管理，以便在醫(yī)院人事處理或醫(yī)療診治中有效利用檔案，提高醫(yī)院醫(yī)療水平，并推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展。所以說，醫(yī)院檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，對其加以強(qiáng)化、調(diào)整是非常必要的。

一、醫(yī)院檔案管理的價(jià)值所在

醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院自身各類信息文件及醫(yī)院所有病患的就診信息文件。良好的保存檔案，可以為醫(yī)院甚至整個(gè)醫(yī)學(xué)界進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、技術(shù)探索提供寶貴的實(shí)力材料資源，可以對病人的就診情況及健康狀態(tài)予以清晰記錄，便于后續(xù)病患復(fù)診治療，使病患逐步治愈。醫(yī)院檔案管理的最終目的就是保障醫(yī)院檔案完好無缺、信息真實(shí)準(zhǔn)確。所以，在執(zhí)行醫(yī)院檔案管理的過程中，通常是基于醫(yī)院檔案實(shí)際情況，對檔案建立、檔案分類、檔案存檔等相關(guān)方面進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與控制，避免檔案丟失、檔案殘缺、檔案信息不真實(shí)等情況發(fā)生，影響檔案的利用價(jià)值。如此說來，醫(yī)院檔案管理的價(jià)值所在是就保證醫(yī)院檔案的使用價(jià)值，使醫(yī)院檔案在人事任命、學(xué)術(shù)研究、病患診治、醫(yī)療糾紛處理等方面中發(fā)揮作用。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

鑒于當(dāng)前國內(nèi)一些醫(yī)院檔案管理工作落實(shí)的實(shí)際情況，找出醫(yī)院檔案管理中存在的問題，具體表現(xiàn)為：

1.檔案管理格局混亂，機(jī)構(gòu)職能不清。國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院通常都設(shè)有綜合檔案室，綜合檔案室工作人員負(fù)責(zé)管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)大難、事物檔案、音像檔案等；醫(yī)療文書檔案及各種檢查影像圖文檔案則由各個(gè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理。這使得醫(yī)院檔案管理格局混亂，且負(fù)責(zé)檔案管理的各個(gè)機(jī)構(gòu)工作人員的職能多樣化，如此情況下醫(yī)院檔案管理難以統(tǒng)一化、專業(yè)化、有效化落實(shí)，必然會(huì)影響檔案管理效果。

2.檔案管理制度不完善，檢查考核形式化。專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理實(shí)施，是保證醫(yī)院檔案使用價(jià)值的關(guān)鍵。但是，現(xiàn)階段諸多醫(yī)院缺乏健全的檔案管理制度、完備的檢查考核制度及措施，那么檔案管理難以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化落實(shí)，而后續(xù)所進(jìn)行的形式化檢查考核，也難以指出檔案管理弊端及不足，如此下去檔案管理必然使其本身的意義。

3.管理觀念落后，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。新時(shí)代背景下，醫(yī)院檔案管理需要做到與時(shí)俱進(jìn)，如此才能跟得上時(shí)代的腳步，不斷推進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。但遺憾的是，現(xiàn)階段的諸多醫(yī)院檔案管理依舊秉持的陳舊的觀念，施行著“坐等代收”的舊物方式，使得醫(yī)院檔案資料收集不全、醫(yī)院檔案分類不合理、醫(yī)院檔案存檔不到位。如此缺乏創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理行為，自然難以開創(chuàng)檔案管理新局面，使檔案管理在醫(yī)院中充分發(fā)揮作用。

三、解決醫(yī)院檔案管理問題的應(yīng)對措施

在面對國內(nèi)一些醫(yī)院檔案管理存在諸多問題的情況，筆者參考相關(guān)資料及自身工作經(jīng)驗(yàn)，建議應(yīng)當(dāng)采取以下應(yīng)對措施來改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀。

1.完善檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理。糾正檔案管理錯(cuò)誤，提高檔案管理有效性，首先需要有優(yōu)秀的檔案管理人員投入其中。因此，解決檔案管理問題，首要任務(wù)就是完善檔案管理機(jī)構(gòu)，即成立醫(yī)院檔案綜合管理小組，選擇優(yōu)秀的管理者及管理人員，負(fù)責(zé)一切檔案管理工作，包括檔案資料收集、立卷、歸檔、利用等方面的監(jiān)督與控制。另外，由于檔案管理工作量大且復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)積極引用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，有效進(jìn)行各種檔案的監(jiān)管，并設(shè)置保密權(quán)限，避免檔案被盜取。

2.制定合理的檔案管理制度及考核制度。出于規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施檔案管理的考慮，還要注意完善檔案管理制度及考核制度。具體的做法是：首先，基于檔案室管理需要，制定完善的規(guī)章制度，說明檔案資料收集要求、檔案立卷要求、檔案存檔要求等，以便檔案管理規(guī)范化實(shí)施。其次，結(jié)合管理人員的工作狀態(tài)及工作行為，制定健全的激勵(lì)機(jī)制和考核制度，將工作機(jī)制與獎(jiǎng)懲掛鉤，以此來激勵(lì)管理人員端正工作態(tài)度，規(guī)范工作行為，有效落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，提高檔案管理效果。

總之，在當(dāng)前我國諸多醫(yī)院檔案管理存在問題的情況下，應(yīng)當(dāng)通過完善檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理、制定合理的檔案管理制度及考核制度等應(yīng)對措施來改善檔案管理現(xiàn)狀，提高檔案管理作用，間接促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡介：姚敏先，1963—，女，漢族，山東煙臺(tái)人，龍口市人民醫(yī)院政工科副主任，本科，主要從事醫(yī)院檔案管理。