建筑企業(yè)簽證管理的主要問題及應對策略

文/北京市中倫（上海）律師事務所　周月萍

建筑企業(yè)簽證管理的主要問題及應對策略

文/北京市中倫（上海）律師事務所周月萍

簽證并不是一個法律術語，簽證是在工程實務中形成的行業(yè)術語，其一般指的是承發(fā)包雙方在施工過程中按合同約定對支付各種費用、順延工期、賠償損失所達成的雙方意思表示一致的補充協(xié)議，互相書面確認的簽證即成為工程結算或最終結算增減工程造價的憑據(jù)。《施工合同司法解釋》（法釋[2004]14號）第十九條首次使用了“簽證”一詞，即“當事人對工程量有爭議的，按照施工過程中形成的簽證等書面文件確認。承包人能夠證明發(fā)包人同意其施工，但未能提供簽證文件證明工程量發(fā)生的，可以按照當事人提供的其他證據(jù)確認實際發(fā)生的工程量”，使得“簽證”有了明確的法律依據(jù)。

一、建筑企業(yè)在簽證管理中存在的主要問題

（一）未全面認識到簽證的重要性

簽證是對當時當?shù)厥录目陀^情況的反應，即使簽證的內(nèi)容未得到監(jiān)理人或發(fā)包人的確認，只要承包人嚴格按照合同約定的簽證程序進行，并通過拍照、攝影等有形形式固定現(xiàn)場證據(jù)的，涉訴后仍有充分的書面證據(jù)還原事實，據(jù)以獲得相應的賠償。而實踐中，不少建筑企業(yè)考慮到與發(fā)包人、監(jiān)理單位的下一步合作或者人情關系，或是項目經(jīng)理和技術負責人的缺乏索賠意識，施工過程中不簽證，對出現(xiàn)的索賠事件也不提，事后產(chǎn)生爭議主張賠償時又無相應的證據(jù)支撐，在法庭上也只是“啞巴吃黃連，有苦說不出”。

（二）應當簽證的未及時簽證

有的發(fā)包人代表在施工過程中經(jīng)常通過口頭形式向承包人發(fā)指令，比如新增零星工作、設計變更、臨時清理非承包人施工范圍內(nèi)的垃圾等，并與承包人通過口頭協(xié)商費用，事后也未以書面指令覆蓋口頭指令。承包人只顧著按照指令完成相應工作，既沒有像發(fā)包人發(fā)出書面簽證單，也沒有對固定現(xiàn)場證據(jù)，結算時才發(fā)現(xiàn)需要補辦簽證。而工程進入結算階段，項目部的大多數(shù)人員已撤換，補簽是非常麻煩的，而且易造成偽造簽證的風險。

（三）簽證不符合規(guī)范

如前所述，簽證的本質(zhì)就是一份補充協(xié)議，即一份合同。因此，一份有效的簽證單必須符合前述四個構成要件。實踐中，有的簽證單上確認人不是合同約定經(jīng)委托授權的特定人員；有的簽證單載明的簽證事由及要求含糊不清，如簽證金額不確定、工期順延起止日期不明確等，導致無法將其直接作為結算依據(jù)。

（四）違法違規(guī)的簽證

有的項目經(jīng)理或相關技術負責人在施工過程中與監(jiān)理單位串通，惡意進行簽證，比如虛報工程量、虛報停窩工人數(shù)等，以此向發(fā)包人騙取多得利益。這樣的簽證背離了合同當事人雙方，即發(fā)包人與建筑企業(yè)之間的真實意思表示，是違法違規(guī)簽證。建筑企業(yè)要注重項目管理，杜絕出現(xiàn)此類行為。一旦出現(xiàn)違法違規(guī)簽證，將會破壞發(fā)包人與建筑企業(yè)之間的信任基礎，對正常的簽證產(chǎn)生不利影響。

二、建筑企業(yè)如何做好簽證

（一）組建簽證專項管理團隊

建筑企業(yè)要組建一支簽證專項管理團隊，對項目中的簽證工作進行專項管理。團隊成員中應至少配備一名造價人員、技術人員、法務專員，分別從施工技術、工程造價、法律規(guī)定及合同約定等四個角度對簽證進行全面把關，確保每一份經(jīng)過監(jiān)理單位及發(fā)包人審核確認的簽證都是一份有效簽證，可直接作為結算程序，同時避免過期補簽、簽而無效的情形出現(xiàn)。

（二）建立合同培訓及交底制度

建筑企業(yè)可根據(jù)項目性質(zhì)、規(guī)模及合同價款情況，就大中型項目設立合同培訓及交底制度，可聘請專業(yè)律師團隊對合同內(nèi)容進行全面解讀，并對項目人員進行指導和培訓，將合同的有利條款和風險條款、操作注意事項通過合同培訓及交底的方式明確告知合同履約人員，讓每一個參與項目的技術、供應、預算、財務等管理人員對合同內(nèi)容都有所了解，對自己的工作職責也做到心中有數(shù)。如此，建筑企業(yè)的簽證單質(zhì)量才可不斷提高。只有項目部人員的簽證和索賠的意識轉化成實際行動，才能為建筑企業(yè)預防風險，開創(chuàng)效益。

（三）嚴守合約，及時簽證

實際施工過程中，不少發(fā)包人代表經(jīng)常在工程例會上提出變更等要求，事后又不及時補發(fā)書面通知；還有不少項目經(jīng)理在出現(xiàn)可簽證情形時不及時簽，只顧埋頭苦干，而缺乏書面簽字確認意識，導致很多簽證未及時辦理。因此，建筑企業(yè)應更新“服從甲方，不辦簽證”等舊觀念，嚴格按照合同約定，該簽則簽，刻不容緩。建筑企業(yè)該應重點注意的是，根據(jù)2013版施工合同第19款的相關規(guī)定，承包人不按合同約定的期限向發(fā)包人提出索賠的，則喪失索賠權利。

（四）簽證時的注意要點

1以合同約定為準：即注意審查簽證內(nèi)容是否屬于合同約定的工程范圍，對于簽證格式是否有明確約定；

2簽證的文字措辭恰當，依據(jù)要充分，要求發(fā)包人確認的意思表示明確；

3注意監(jiān)理人及發(fā)包人在簽證單上批注“簽收”與“同意”的區(qū)別；

4對于發(fā)包人或其代表發(fā)出的口頭指令，應及時以書面形式要求發(fā)包人或監(jiān)理補充確認；

5依據(jù)約定由發(fā)包人授權代表簽證：

第一，約定必須由多方共同簽字確認才能生效的，應遵照辦理；

第二，約定蓋章才能生效的，應及時提請發(fā)包人加蓋公章；

第三，對于各代表人有權限分工的情形，簽證應遵照辦理；

第四，發(fā)現(xiàn)授權文件授權不明時應及時發(fā)函要求發(fā)包人澄清。

6重視甲供材料簽證：

第一，甲供料改為乙供料時，應要求甲方發(fā)出書面指令，并明確乙供料計價方式等事項；

第二，甲供料范圍、損耗、計價方式等結算依據(jù)應約定明確；

第三，涉及到設計變更等事實導致甲供料用量增加的，也應及時簽證。

7積極與監(jiān)理、發(fā)包人等相關方溝通，創(chuàng)造良好的簽證氛圍；

8在發(fā)生爭議時，應按照合同約定的索賠期限及時發(fā)出索賠意向通知書，否則將面臨逾期失權的不利后果。

（五）規(guī)范簽證的送達方式

1結合簽證單的具體內(nèi)容，向發(fā)包人發(fā)出簽證單的同時抄送監(jiān)理、設計單位、勘察單位、指定分包商等相關方。設立收發(fā)文登記簿，對于不愿在文件上簽字的，可要求其在登記簿上簽收；

2建議采用EMS快遞（及時查詢簽收）或者雙掛號信的郵寄送達形式，建筑企業(yè)應在EMS快遞單或掛號信上注明內(nèi)部文件詳細名稱及內(nèi)容，同時復印所寄文件，會同郵寄憑證和簽收證明一并保存。郵寄送達后，建筑企業(yè)應及時到郵局復印收件人的簽收單原件，同時在EMS官網(wǎng)打印EMS送達記錄，并郵局加蓋查詢章后予以保存。

3采用E-mail、傳真等電子數(shù)據(jù)形式送達時，應注意與其他證據(jù)形式結合使用。

4對于重要的簽證文件資料，諸如涉及到重大設計變更、工期順延等簽證，建筑企業(yè)亦可采用公證送達的方式，讓公證部門對送達資料內(nèi)容、送達過程進行公證，增強證明效力。

此外，建筑企業(yè)還應當做好工程簽證的歸檔工作，即安排專員對簽證進行分類管理，并保留好每一份簽證的原件以及與之對應的發(fā)文記錄、簽收記錄及審核結果。

本文作者周月萍（左）

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責任編輯：陳生庚