淺談社會保險檔案管理

韓風賢

[摘要]隨著社會保險業務覆蓋面日益擴大，參保人數不斷增多，社會保險檔案的數量也日益增加，社保單位承擔的管理職責加重。文中深入分析社保檔案管理工作的重要性，介紹開展社保檔案管理工作的要點及其存在的不足之處，提出針對性的改善對策，以期為做好社保檔案工作提供相應的指導。

[關鍵詞]社會保險 檔案 管理 工作 重要性

社會保險業務管理工作與社會和諧密切相關，是保障民生、改善民生的重要內容。

社保機構如何更好地開展社會保險檔案管理工作，成為其重點關注的內容和任務。本文從加強社保檔案管理工作的重要性人手，分析社保檔案管理中存在的問題，提出針對性的解決對策。

一、做好社會保險檔案管理工作的重要性

社會保險檔案是指根據參與社會保險業務的個人或企業參保及繳費情況建立檔案，做好詳細的記錄，是日后參保人員享受相關待遇的重要依據。隨著我國保險制度的日益完善，保險范圍和參保數量不斷增多，檔案管理變得更加重要。

（一）加強社保檔案管理工作能推動社會保險改革

目前，隨著社保改革工作的日益深入，單位人必然轉變為社會人。社會保險機構不僅要擔負起社會保障的職責，也要承擔對離休人員的社會服務和管理職能。因此，社會保險屬于一項龐大的系統工程，如果缺少完整、準確的個人信息資料，即缺乏有序的社會保險檔案管理，社會保險機構工作無法發揮應有的成效，也會在一定程度上制約社會保險改革步伐。

（二）加強社保檔案管理滿足社保業務要求

一個參加社會保險的人由辦理保險手續至離退休或失業等均環節可享受社會保險服務，當然，必須辦理保險關系轉移、基金轉入或轉出等手續，上述信息在檔案中均有詳細的記載，以此為依據為參保人提供相應的待遇。不得不說，社會保險檔案管理工作的質量，直接影響參保人自身的利益。

（三）社保機構加強社保檔案管理能提升其辦事效率

隨著大眾養老保險意識的升高，長時間沉寂的繳費展現出重要性，那些斷保多年要求續保者越來愈多。如果參保者社保歷史繳費記錄管理不完善，無法保障這些人的參保權益，在實踐中加大不必要的爭議。社保檔案數量較多，主要包括醫保、生育保險、養老保險等，每項社保項目均包含多個環節，例如：繳費、保障等級等。社保單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，對提升工作效率或推動其良好發展提供重要參考。

二、社保機構檔案管理工作存在的不足之處

（一）社保檔案管理工作權責模糊

社會保險檔案涉及面較廣，在我國，不同類別的社會保險檔案劃分給不同部門管理，從而出現多頭管理的情況。因不一樣的檔案分屬管理部門不同，各個管理機構缺乏有效溝通，極易出現一個參保人參保資料保存在不同部門。有些社保經辦機構不按照檔案統一管理的原則，文書檔案交由綜合檔案室進行保管，其余業務材料均存放在業務科室。各管理部門缺乏明確的分工，對檔案管理工作效率和質量產生不利影響。

（二）社保檔案管理缺乏規范的管理制度

社保單位開展保險檔案管理工作因缺少國家統一標準，導致各地區社保檔案管理辦法不統一的情況。對不同專業類別的社會保險檔案，對其工作人員的管理水平和管理要求有所差異。哪部分材料需進行整理歸檔，如何實施整理；哪部分材料無需歸檔，進行銷毀應遵循哪些原則；何種檔案資料必須進行分類、分級管理；哪種資料應實施統一管理等。從客觀角度來說，社保機構并未形成良好的管理制度和運行機制；從主觀角度來說，社保機構必須建規范化的管理制度，確保更好地開展社保檔案管理工作。

（三）社保檔案管理水平落后

近些年，隨著網絡技術、信息技術的快速發展，加之社會保險業務量逐年增加，部分社保機構開始推行微機化管理模式。社會保險檔案數量較多，工作環節繁瑣、復雜，加上部分社保機構領導不重視，并未配備社保檔案管理工作所需的軟件、硬件，導致社保檔案丟失、隨意保存的情況時有發生。因軟件、硬件和人三者沒有實現合理集合，有些機構軟件設施不足，有的缺少硬件，有的不具備檔案管理專業人才，未能發揮最佳的管理效果。同時，有些社保單位依然使用過去手工管理模式，管理效率較低，查找、更新資料不易，對社保檔案管理工作產生不良影響。部分比較落后的地區并未建立專門的社保檔案室，檔案資料的管理極為不合格，時常出現資料遺漏、丟失等情況。

（四）社保檔案管理人員業務水平有待提高

社保機構檔案管理人員的素質直接影響檔案管理效果。部分地區社保機構為節省成本，很少聘請專業檔案管理人員，有些單位存在用業務員充當管理員的情況。同時，多數社會保險業務經辦機構并未對檔案管理人員開展相應培訓，且缺少實際工作經驗，管理人員業務水平無法滿足檔案管理工作要求。雖然部分社保機構引入高學歷的兼職檔案管理者，但檔案管理專業人才少之又少，沒有經過培訓的兼職人員一般實際業務水平不高，直接影響其檔案管理工作效果。

四、改善社會保險檔案管理的策略

由于社會保險對服務民生、構建和諧社會產生積極地影響，因此，做好社保檔案管理工作非常重要。不同級別的社會保險業務經辦機構影提升管理意識，從提升管理人員業務水、明確管理權責、規范化管理等方面做好社保檔案管理工作，確保檔案管理與社會保險業務同步發展。

（一）社保檔案規范化管理

社會保險檔案詳細記錄參保單位或個人需要繳納的社會保險金、可以享受的社保待遇等內容。制定完善的業務檔案管理制度，能保障社會保險檔案的有效性和完整性。因此，不同地區要依據《社會保險業務檔案管理辦法》的相關要求，結合自己承辦機構的實際需要，通過分級管理模式，確保參保檔案的安全性。建立完善的檔案收集、整理、鑒定、保管等管理制度，健全社保業務檔案管理標準體系，制定分類、著錄等規范的檔案格式，確保社保業務檔案管理納入規范化、信息化的軌道。

（二）提升檔案管理人員的業務水平

打造一支業務水平強、素質高的檔案管理團隊，是發展社保事業必須解決的問題。社保檔案管理工作應與其他工作展開統一部署和考核，遵循年初有計劃、年終有部署、年末開總結的原則進行管理。各地區設備檔案管理部門要保障辦公場所寬敞、明亮，辦公環境清靜，辦公人員職責清晰。根據一萬卷配置1個管理者的標準配備管理人員，促使其在日常工作中不斷提升專業技能和素養，提高自身的管理水平和效率。可定期組織管理人員接受培訓，建立一支具有較強業務能力的社保團隊，滿足新時期檔案管理工作需求。

（三）明確劃分管理權責

社會保險業務檔案涉及的內容、人員較多，因此，必須嚴格依照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》制定的歸檔標準展開管理。對保險業務進行辦理時，要做好登記、征繳、轉移、、待遇核定、基本信息變更等環節的工作。在社保經辦機構辦理相關保險業務后，其中，那些具備保存和利用價值電子文檔、聲像等作為歸檔內容。同時，將管理責權落實到個人，每個業務的具體經辦人員擔負起收集、整理、裝訂客戶材料的工作，由專職檔案管理員審核達標后方可進入檔案室，并由檔案員確定該檔案的保管期限等工作。其中，歸檔主要由檔案收集、檔案整理兩個部分組成。進行檔案收集操作時，認真查看具有利用價值的材料是否收集完整，如果存在缺失必須及時補齊，確保檔案的真實性、完整性。檔案整理過程中，采用檔案部門規定的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每一卷檔案均要制作《案卷全引目錄》和《卷內備考表》，在各項簽字完成后做好收集、利用等信息記載工作，仔細填寫卷皮的內容，做到清晰、準確。

（四）社保檔案管理與新技術相互結合

隨著信息技術的發展，社會保險檔案是否實現信息化管理效果，成為判斷社會保險檔案管理效果的重要標準。社保檔案管理工作與所有勞動者的利益密切相關，隨著社會的日益進步，各地區勞動者流動極為頻繁，存放在企業或個人手中的參保資料極易發生遺失，參保職工與企業間的糾紛也日益增多。提供社保信息查詢和鑒證也是社保經辦單位為人民服務的表現，社保機構在加強基礎建設基礎上，開發新的程序軟件，確保各級社保保險機構、政府等實現聯網，便于及時查詢、使用檔案信息。同時，在提升檔案管理人員水平基礎上，要以信息化建設為切入點，借助軟件程序立卷，對檔案目錄、收發文簿等進行錄入管理，便于及時、準確的查找檔案信息所存在的問題，從而提升檔案管理質量和利用效率。

三、結束語