鐵路物資管理企業的內部控制建設探討

【摘要】內部控制是提高企業經營效率和效果，促進企業實現發展戰略的重要手段，但其在我國企業中的實施并沒有達到理想的效果，尤其對于現代企業制度建設不完善的鐵路物資管理企業。本文在界定內部控制內涵對的基礎上，分析了鐵路物資管理企業的內部控制建設現狀，并提出了相應的改進措施。

【關鍵詞】物資管理 內部控制

一、內部控制的內涵及其要素

美國COSO在1992年發布的《內部控制一一整體框架》中正式給出了內部控制的定義：內部控制是由企業所有參與人員，包括企業董事會、經理層，共同實施的，其目的在于規范公司在相關法律法規上的合法性，并在此基礎上增強財務報表和報告的可靠性，提高企業營運的效率和效果。

我國對內部控制制度的理論研究起步較晚，在借鑒美國COSO報告規定的內部控制規范的基礎上，2008年5月22日，財政部同證監會、審計署、銀監會、保監會共同發布了《企業內部控制基本規范》，確立了我國企業內部控制的基礎框架。該規范認為內部控制是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程。內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。此外，該規范明確提出企業建立與實施有效的內部控制，應當圍繞內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督五大要素展開。內部環境是企業實施內部控制的基礎，一般包括治理結構、機構設置及權責分配、內部審計、人力資源政策、企業文化等。風險評估是企業及時識別、系統分析經營活動中與實現內部控制目標相關的風險，合理確定風險應對策略。控制活動是企業根據風險評估結果，采用相應的控制措施，將風險控制在可承受度之內。信息與溝通是企業及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息，確保信息在企業內部、企業與外部之間進行有效溝通。內部監督是企業對內部控制建立與實施情況進行監督檢查，評價內部控制的有效性，發現內部控制缺陷，應當及時加以改進。

二、鐵路物資管理企業內部控制的現狀

（一）忽視內部控制制度的重要作用

由于鐵路物資管理企業是國有企業，沒有上市公司的董事會、監事會及經理層的組織結構，因此在權利上相對集中，都是由鐵路局領導班子成員決定，內部紀檢委同局黨委則是輔助，無法發揮真正的監督制約，這是固有的局限性。因此，物資管理的內部控制制度不可能深入地開展，內部控制制度對日常活動的影響力較差，不能起到良好的監督作用。物資管理的內部控制制度從2013年10起才開始實行，造成企業從上到下各級領導和員工對內部控制制度的重要性認識不足，并且也沒有形成完善的內部控制整體框架，內部控制制度只重視形式，執行力度不夠，強調文字的編寫卻忽略了如何執行制度、如何判斷、如何評價執行情況等工作。

（二）內部控制設計不合理

鐵路局對物資管理的內部控制制度大體上是按著內部控制五要素來設計的，即在內部控制環境方面表現了企業組織架構、發展戰略、社會責任三方面內容；在內部控制風險評估上對采購計劃、供應管理、驗收與付款、存貨處置進行了關鍵風險點的總結分析；在控制活動上對釆購計劃、供應管理、驗收與付款、存貨處置進行了總結；在信息與溝通上強調了部門之間的重要性和信息系統使用的重要性；在監控上對監督人員在進行業務流程檢查時提出要求。但是從內部控制整體上看，內部控制設計存在很多局限和不合理的地方，缺乏系統性和全面性，各部門和各崗位沒有系統地結合起來，互相沒有連接性，不能全面地掌握物資管理各個流程的職責權限，這導致內部控制在實施過程中無法發揮作用。內部控制設計通常難以考慮到所有業務或事項，只能針對常規業務或事項進行設計，對特殊事項沒有采用特殊的處理原則，缺乏考慮業務實施的復雜性，在內部控制實施過程中往往因情況發生變化，難以及時對內部控制設計進行更新而失效。

（三）內部控制風險識別不全面

在經濟體制改革，尤其是鐵路總公司改制成功后，鐵路物資管理企業面臨的風險與之前有很大的不同，日益復雜。但有些企業還沒有意識到全面識別風險的重要意義，忽略了某些風險的防范，具體體現在：

1.職責權限界定不清。在部門職責權限上，沒有明確地提出各個部門的職責權限，不僅帶來了日常活動混亂的管理風險，也導致各職能部門的執行力度較弱，管理方法較差。其次職責權限沒有明確，影響到不相容職務相分離的規定，使各職能部門起不到良好的監督作用，對企業經營活動存在一定的風險。

2.審批管理不嚴。在審批管理上，不嚴格按照物資采購流程進行逐項審批制度，尤其是對臨時應急物資審批和特殊物資或修改計劃后審批沒有進行嚴格管控，帶來物資采購預算超支的風險，還有可能招致因為虛報計劃造成舞弊行為的風險。

3.廉政建設不健全。廉政建設主要突出對人的行為的一種控制，比如在物資管理上強調采購流程上重點環節重點管控。廉政建設不健全就會出現一些人為紕漏，如某些職員可能會通過自身職權謀取不當利益，收取基層單位禮品或參加旅游活動等違法亂紀行為導致損壞企業利益的風險；其次，有些職員違反規定不進行審批，通過收取供應商好處使供應商進入采購，造成竄通舞弊，期滿上下的風險，給企業帶來經濟損失的同時也對企業的誠信問題遭受質疑風險。

（四）內部控制實施過程中存在很多問題

1.物資需求不準確導致物資采購的隨意性。為了保證生產，及時準確的供應材料，減少流動資金占用，物資的采購實行計劃管理。除集采專供的物資外，生產維修用料的計劃申請根據路局下達的預算資金額度、年度生產計劃和消耗定額核算需用的數量，經材料科長、財務科長簽認，總會計師、段長審批蓋章后上報，由物資處審批通過后進行釆購。每年物資管理部門要根據上報的全年計劃情況進行考察，并對下一年的計劃進行相應的調整。但是計劃沒有變化快，上報的需求計劃往往滿足不了正常的采購。原因可能有三：一是路局沒有對物資需求計劃準確性提出明確規定，在填報計劃時對規格型號沒有特別重視。二是申請計劃中沒有考慮到特殊物資及應急零星物資的計劃受理，物資備用預算不能準確部署，缺乏經驗，申請計劃的填報內容沒有明確要求，應急物資計劃模板不規范。三是申請計劃在進行調整時，沒有跟主管業務處、財務處、物資處等相關部門進行很好的溝通。以上情況的存在促使合理采購成為一個難點，造成物資采購的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現脫節，最終導致庫存物資起不到應有的作用，缺乏良好的流動性而出現物品堆積，直至堆積時間過長出現老化或更新，造成浪費。

2.倉庫管理不善。物資采購后進行入庫管理，并根據入庫單及發票情況進行報銷付款，看似簡單的程序都缺乏良好的內控措施。在倉庫管理過程中最主要的問題就是在驗收環節上執行不嚴，管庫員未經檢驗直接入庫也是常有的，產品質量及技術要求未根據簽訂合同進行對證，庫存物資產品種類繁多，驗收后直接堆放，沒有將物資進行分類保管。在物資發放上同樣管理不嚴格，通常為了方便簡化程序，手續不齊全就發放物資或者根據個人關系先發放物資再補交手續，監督部門不能定期進行盤點物資和人員考核。

3.資產報廢缺乏相關的監管。對資產進行報廢在物資管理中是一個很重要的程序，對企業意味著凈資產的流出，是直接對利潤的一個減少項目。在實際工作中，因設備出現故障等原因需要更換，或者整體設施運行困難面臨改造，往往事先沒有財務人員的參與，事后走流程了事，對確定需要報廢的資產在報廢前缺少一個專業的鑒定結果，在更新改造方案中也往往缺少對舊設施、設備評價的依據，容易造成資產浪費甚至項目盲目上馬的情況，不利于企業的長久發展。資產報廢以后，會出現堆放隨意，保管不當的情況，特別是對無對應賬面價值的設備等，往往會出現無人監管、資產流失的現象。資產報廢后在賬上意味著屬于待處理報廢資產，處置后的現金流入屬于公司的一項收入，同樣需要重視。

三、鐵路物資管理企業加強內部控制制度建設的措施

（一）改善內部控制環境

1.提高人員素質、重視內部控制。針對鐵路物資管理企業人力資源結構現狀，根據日常業務需要，合理補充物流管理專業和財務管理專業人員，物資專業人才有物流管理理論知識，對物流管理的前沿知識較容易接受，可以引入先進物流管理理念；財務人員有管賬的能力，對物資賬的管理有一定的促進作用。綜合人才結合，可以充實物資管理部門的實力，強化物資管理人員隊伍建設，優化物資供應流程，提高賬臺管理和結算效率，為全面實施有效的物資管理提供人才保障。

2.合理設置部門組織權限。物資管理企業應該在內部控制設計上對職責權限上有具體要求，明確提出各個部門組織的職責和權限，更好地分配權利的同時，有條不紊地進行日常工作流程，做到環節緊扣，物資釆購規范，從而達到高效管理。

（二）加強風險評估和控制

首先，風險目標的設定應該遵守企業戰略目標合理設置經營目標、合法合規性目標、財產安全目標和物資完整性目標。物資管理內部控制目標主要包括：合理設置采購計劃，確保物資需求的真實性；正確選擇優良供應商迸入，為產品質量作保障；確保公開采購的及時性，防止物資不能及時供應，加快資金周轉率；高度重視業務流程中廉政行為，嚴格審查各項利益活動是否符合企業利益標準；確保驗收物資和倉庫管理的安全可靠，確保相關的會計信息真實完整。

其次要對風險進行識別，物資管理部門可以通過詢問一線現場工作人員、檢查相關流程提報的文件資料、或根據物資采購管理流程進行跟蹤調查等多個實踐方式進行全方位的風險識別。最后對風險識別進行分析，根據風險識別對企業的影響評估風險后果的嚴重程度和風險發生的可能性，最終做出風險度的估算，并將風險分析報告記錄后上報給有關部門。

（三）細化內部控制活動建設

為規范物資采購、供應、使用、回收等方面的行為，應做到程序規范、職責明晰，以保證公司材料物資安全、完整、合理使用，確保生產正常運行，提高材料物資的利用率，促進公司材料物資工作逐步適應現代企業管理要求。公司應先從制度管理入手，建立《物資管理制度》，對物資各方面的管理作出具體規定。制度的實施，從源頭上為企業的物資管理提供了保障，對企業會計信息質量的改善起到了積極作用。

（四）加強內部監督機制

內部監督是對企業內部控制活動實施情況進行的評價與監督，在發現物資業務活動或者管理工作中有缺陷時及時改正。鐵路物資管理企業要根據自身特點確定日常活動監督和人員廉政建設監督。將業務活動各個環節進行監督檢查，確認風險措施是否可行，查找新的風險點以便優化業務流程的各個控制活動。在廉政建設年里嚴格執行黨風廉政建設教育提出的要求，針對廉政風險點進行個人排查，規范工作紀律，遵守職業道德紀律，確保每一位職員清正、廉潔。例如，鐵路物資管理企業可以根據物資管理內部監督和內部評價結果，即針對內部控制缺陷制定整改措施和計劃，形成PDCA循環機制（計劃——執行——檢查——改進）。內控整改計劃要指定專人負責，并有時間節點控制，必要時將整改計劃施納入績效考核，比如設置“屢次審屢次犯”、“整改及時率”等指標，以保證物資管理缺陷的有效改進，防范物資管理風險。

作者簡介：趙寧（1981-），女，就職于濟南鐵路局物資招標采購所，會計師。