文·孫文星

淺析公路工程檔案工作存在的問題與對策

文·孫文星

公路工程檔案是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料。它包括公路建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、勘測、設計、施工、竣工、試生產等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、實物等形式與載體的材料。公路工程檔案在工程運營和維護工作中無疑發揮了重要作用，然而公路工程檔案存在的問題，像建設項目檔案不齊全不完整，特別是公路建設前期立項決策、可行性研究、方案論證等策劃決策階段的材料缺失嚴重；工程建設單位主管人員對檔案工作不重視，公路建設運營單位檔案人員缺乏綜合技能；公路工程檔案整理不標準、編制不規范、質量不高；公路工程檔案管理體制和制度不健全、不按規定移交等，有時也嚴重制約了公路建設運營，給工程建設運營帶來無法挽回的損失。為此，筆者根據多年來的實踐與體會，就公路工程檔案管理提幾點粗淺的看法。

一、把好公路工程檔案材料收集關，確保齊全完整

公路工程檔案的成套性，決定了公路工程檔案與整個工程開展的不同階段密切聯系在一起。建設項目都要經歷立項調研、可行性研究、評估決策、勘測、設計、施工、竣工、試運營等階段，公路工程檔案應該涵蓋每個階段的文件材料。然而現實工作中，往往只重視公路建設實施過程中形成的檔案材料，對公路建設項目前期形成的調研論證、可行性研究、決策、計劃立項、項目審批等階段的檔案材料和后期的竣工驗收和試運營等環節的檔案材料不夠重視、收集不全，只注重收集一些圖紙類材料，缺乏相關的記錄性文字材料。針對這一現象，我們要做到以下幾點：

一要制定完善的公路工程檔案歸檔范圍和保管期限表，明確列出應當歸檔的文件材料。這當中要注意同一個公路項目，應針對設計方、施工方、監理方和建設方制定不同的保管期限，對不同的歸檔單位進行區別對待，這就需要建設方和各參建單位互相交流和協商，確定適應自己的歸檔文件材料范圍和保管期限表。

二要實行公路工程檔案文件材料的登記和積累制度。通過對建設文件材料的登記，掌握各部門辦文情況和文件材料的流轉狀態，明確每個部門的歸檔范圍、責任以及文件材料的歸檔節點，保證文件材料存放有序、安全，避免混亂和遺失。

三要落實“三納入”“四參加”制度，將公路工程檔案工作納入建設活動業務流程，加強檔案人員對業務文件的前端控制；將公路工程檔案管理工作納入建設合同管理中，通過合同條款明確各方在建設項目檔案管理中的責任，保證建設項目文件材料的完整齊全和質量。

二、把好公路工程檔案整理歸檔關，確保歸檔規范有序

公路工程檔案材料有別于其他門類檔案材料，整理歸檔中要遵循科技檔案的自然形成規律，注意保持文件材料之間的有機聯系。公路建設單位檔案部門在制訂分類方案時，必須進行縝密的研究、全面的考察，使分類方案的類目體系設計得科學、合理。同時，要科學預測對本單位工程檔案的形成及發展趨勢，將不斷產生的新類目及時反映在方案中，使公路工程檔案的分類方案具有長久的適用期，以保證公路工程檔案管理秩序的相對穩定。

一要把握好分類方案的整體性和嚴肅性，確保各類別之間不互相交叉；把握好分類方案的客觀性和綜合性，注重分類標準的客觀性和分類方法的統一性；把握好分類方案的包容性和穩定性，確保公路建設項目形成的所有檔案材料包容在內，并注重一個單位在一個時期內分類方案的相對穩定性。

二要區別圖樣技術文件 、技術文字材料、目錄文件材料和聲像科技文件材料等不同類型的材料，并分門別類地進行整理歸檔。在組卷環節中，建設單位要將公路建設項目形成的工程前期文件、建設施工管理文件、竣工驗收管理文件、運營管理文件等，按階段結合問題進行組卷；施工單位要將工程技術文件，按標段或單位工程或專業工程等特征組卷；設備儀器文件要按專業、系統、臺件、技術結構特征組卷；監理文件要按專業、時間、文種等特征組卷；圖紙要根據設計單位提供的卷冊目錄按專業、卷冊號組卷。在公路建設檔案的排列環節中，單位工程文件案卷要按照單位工程綜合管理性文件卷、施工記錄及相關試驗報告卷、質量驗收文件卷的順序排列；施工記錄卷要按施工工序排列，強制性條文執行記錄可排列在相應的施工記錄后；質量驗收文件卷要按單位工程質量驗收劃分表、單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批質量驗收排列；監理文件卷要按管理文件卷、監理日志卷、監理記錄卷、監理月報卷、監理會議文件卷、監理總結卷的順序排列。

三、抓好制度建設，明確工作責任，建立健全檔案綜合協調機制

公路工程檔案具有形成周期長、產生單位多、數量龐大、產生與保管單位分離等特點，因此需要建設、勘察、設計、施工、監理等各參與單位的共同參與、相互配合，建立檔案工作協調機制，強化檔案工作意識，明確各參建單位和人員的檔案職責，健全檔案管理制度。

首先，各參建單位要將工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目立項申報、勘探設計、征地拆遷、招投標等各項建設程序中，納入項目建設管理計劃，納入有關部門和有關人員的崗位職責。建設單位的檔案人員不僅要做好檔案材料的收集整理歸檔工作，同時要督促各勘察、設計、施工、監理參與單位的檔案收集整理歸檔工作。各參建單位在工程竣工驗收后，要按合同要求向建設單位及時移交全部檔案。公路建設單位應對各參與單位的檔案工作實行事前業務指導、事中全程參與、事后驗收監督的職責。

其次，各參建單位要在項目建設的前期籌備、項目設計、施工、監理、招投標時，同步提文件材料的形成積累及歸檔要求，并寫入相關合同協議條款；要在檢查項目進度質量時，同步檢查文件材料的形成情況；要在項目移交竣工驗收時，同步驗收項目檔案情況。形成規范的檔案管理體制機制，嚴密控制每個環節，確保工程檔案管理制度化。公路工程建設單位在工程建設過程中，在嚴把工程質量關的同時，要加強對參建單位的檔案管理進行指導監督協調，確保形成的檔案材料的完整性、齊全性、系統性、準確性、規范性。

四、強化對公路工程建設人員的教育培訓，加強檔案隊伍建設

重視檔案人員的專業技能和業務素質的提高，建設復合型檔案人才隊伍是做好建設項目檔案管理的基礎。目前很多公路施工單位資料管理員的檔案技能水平參差不齊，立卷質量難以保證，即使有專業的檔案管理員協助立卷，也會因個人的技能水平和認知程度而產生一定的差異。所以，針對公路工程檔案管理人員中有的只具有工程管理技能而不懂檔案業務，有的只懂檔案業務而不了解工程技術等問題，公路建設項目單位要加強對工程技術人員的檔案培訓力度和對檔案業務人員的工程技術培訓力度，注重培養既懂工程技術又懂檔案業務的復合型人才。要確保工程技術人員掌握工程技術檔案形成過程和形成規律，熟悉檔案分類方案，明確歸檔范圍，了解檔案分類方法，掌握檔案編號規則，能夠熟練檔案材料的排列與組卷；又要確保檔案人員懂得工程專業知識，了解操作程序及工藝流程，掌握每個階段工作會形成哪些檔案材料，并對每種材料的內容和保存價值做到心中有數，確保工程建設和檔案整理同步進行。同時，還要提高公路工程建設單位主管領導的檔案意識，強化領導的主體責任，力爭從公路工程建設單位的頂層設計上，就注重加強公路工程檔案工作，為公路工程檔案的健康發展奠定基礎。

（作者單位：臨沂市蘭山區公路管理局）