關(guān)于威海市專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的思考

文·王君秋

關(guān)于威海市專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的思考

文·王君秋

專業(yè)技術(shù)人員檔案是指在職稱評(píng)聘工作中形成的，以個(gè)人為單位集中保存起來的文字、表格、照片、數(shù)字資料。當(dāng)前，我國(guó)正處在企事業(yè)單位轉(zhuǎn)制、重構(gòu)、重組以及轉(zhuǎn)型等新的變革中，經(jīng)常出現(xiàn)大量的人員調(diào)整，而專業(yè)技術(shù)人員檔案資料就是保證此項(xiàng)工作可以高效、有序、協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要基礎(chǔ)。威海自建市以來，專業(yè)技術(shù)人員已經(jīng)接近24萬人，具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格的就有13萬人之多。因此，規(guī)范威海市專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)培養(yǎng)，吸納現(xiàn)代化管理技術(shù)，對(duì)于推動(dòng)相關(guān)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力具有十分重要的意義。

一、專業(yè)技術(shù)人員檔案形成的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

專業(yè)技術(shù)人員檔案集中反映了各系列專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷、業(yè)務(wù)、成果、論著、學(xué)術(shù)活動(dòng)以及接受繼續(xù)教育等各種業(yè)務(wù)活動(dòng)，是專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平和工作成績(jī)的綜合體現(xiàn)。因此，專業(yè)技術(shù)人員檔案具有極顯著的專業(yè)性，必須以在業(yè)務(wù)活動(dòng)中自然形成的文件材料為前提進(jìn)行收集整理。

（二）個(gè)體性

專業(yè)技術(shù)人員檔案記錄著每個(gè)具有專業(yè)技術(shù)職稱人員，從分配定級(jí)到初、中、高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定晉升，中間歷次業(yè)務(wù)進(jìn)修學(xué)習(xí)及學(xué)術(shù)論文發(fā)表、業(yè)務(wù)成果研究等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，體現(xiàn)著個(gè)人業(yè)務(wù)水平提高的過程，具有較強(qiáng)的個(gè)體性。因此，必須以個(gè)人為單位進(jìn)行保管利用。

（三）動(dòng)態(tài)性

專業(yè)技術(shù)人員檔案是一個(gè)不斷變化的有機(jī)體，它伴隨專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、業(yè)務(wù)考核、進(jìn)修學(xué)習(xí)、科研活動(dòng)的開展而不斷增加，是個(gè)人工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、科研水平逐漸變化發(fā)展的縮影，極具動(dòng)態(tài)性。因此，必須按照專業(yè)技術(shù)人員的成長(zhǎng)而不斷豐富完善。

二、專業(yè)技術(shù)人員檔案的作用

（一）在日常管理工作中的重要作用

對(duì)企業(yè)事業(yè)單位職工個(gè)人而言，專業(yè)技術(shù)人員檔案是員工辦理工資調(diào)整、晉升職稱申報(bào)工作的憑證資料，是繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)金、失業(yè)保險(xiǎn)金、辦理大病醫(yī)療統(tǒng)籌、計(jì)算退休年限的證明材料。比如，從事有毒、有害工作的員工，可根據(jù)其檔案中的工作年限推算其提前退休的年齡。再如，一些建筑企業(yè)在審核資質(zhì)時(shí)，審核部門往往要求提供職稱評(píng)審表以佐證其職稱資格的真?zhèn)巍?/p>

（二）在選拔任用干部時(shí)的重要作用

專業(yè)技術(shù)人員檔案可以詳細(xì)地反映每個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、專長(zhǎng)愛好等情況，是體現(xiàn)個(gè)人工作業(yè)績(jī)、專業(yè)技能等信息的有效資料。單位在考察任用干部時(shí)，可以依據(jù)專業(yè)技術(shù)人員檔案提供的信息，準(zhǔn)確分析專業(yè)技術(shù)人員的整體狀況，并從中挑選出優(yōu)秀的、適宜的人才。因此，建立完整真實(shí)的專業(yè)技術(shù)人員檔案，直接關(guān)系到干部選拔任用的正確性，關(guān)系到部門生存發(fā)展的長(zhǎng)久性。

（三）在部門文化傳承中的重要作用

專業(yè)技術(shù)人員為部門的發(fā)展和科研的進(jìn)步做出了重要貢獻(xiàn)，其檔案真實(shí)地記錄了他一生的研究成果，是部門文化財(cái)富的重要組成部分。黨的十八大報(bào)告指出，要“建設(shè)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化傳承體系，弘揚(yáng)中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化”。作為部門來說，“加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化思想價(jià)值的挖掘和闡發(fā)，維護(hù)民族文化基本元素?！币彩亲约旱囊?jiǎng)?wù)之一。因此，深入挖掘?qū)I(yè)技術(shù)人員檔案中的文化元素，使之傳播、弘揚(yáng)，對(duì)部門文化的傳承也具有重要意義。

三、專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作中存在的問題

（一）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視不夠

長(zhǎng)期以來，一些人對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作缺乏了解，忽視對(duì)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理，讓專業(yè)技術(shù)人員檔案時(shí)常處于無專人管理的狀態(tài)，致使許多個(gè)人資料收集不全，歸檔零亂，給查閱和使用帶來了極大的不便。比如，日常工作中經(jīng)常遇到專業(yè)技術(shù)人員在辦理聘任手續(xù)或者查詢證書真?zhèn)螘r(shí)候，查不到任職文件、評(píng)審表或評(píng)審簡(jiǎn)表等資料，導(dǎo)致工資無法及時(shí)兌現(xiàn)，或因查閱時(shí)間比較長(zhǎng)而耽誤整體工作的進(jìn)度。

（二）缺少專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人才

首先，由于新老工作人員更替、機(jī)構(gòu)科室重組等原因，經(jīng)常造成專業(yè)技術(shù)人員檔案管理崗位變動(dòng)，而接任的管理人員多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，不具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱的專業(yè)知識(shí)和基本技能，對(duì)檔案材料的收集、管理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)也不甚了解，就只能滿足于將相應(yīng)材料裝入檔案盒中，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的整體水平。其次，有許多檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的系統(tǒng)規(guī)劃，往往是走一步看一步，也深深影響著專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的開展。

（三）專業(yè)技術(shù)人員檔案管理信息化程度有待提高

目前，威海市專業(yè)技術(shù)人員檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)多為紙質(zhì)，很少形成電子文檔。由于紙質(zhì)檔案容易破損和變質(zhì)，不僅提高了檔案管理的成本，也使查閱過程繁瑣復(fù)雜。因此，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)也要跟進(jìn)融入，以適應(yīng)工作發(fā)展的需要。威海市在2012年集中時(shí)間、人力、物力，將1995－2011年以來所有的職稱評(píng)審檔案錄入微機(jī)，并將1988－1994年職稱評(píng)審資格數(shù)據(jù)和所有通過考試取得職稱資格數(shù)據(jù)進(jìn)行歸并整合，形成完整專業(yè)技術(shù)人員職稱數(shù)據(jù)庫，之后每年遞增新數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了職稱紙制檔案電子化。但是由于有網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊影響，在職稱檔案信息查詢功能、統(tǒng)計(jì)功能及其他應(yīng)用功能上沒有實(shí)現(xiàn)職稱信息網(wǎng)絡(luò)化，職稱管理科學(xué)化進(jìn)程也被迫擱置。

四、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加大投入力度，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理意識(shí)

專業(yè)技術(shù)人員檔案管理是一項(xiàng)政策性、系統(tǒng)性、科學(xué)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在每一個(gè)相關(guān)單位中，都需要領(lǐng)導(dǎo)與其他部門的重視、支持和配合，這是專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作更好的服務(wù)于本單位的重要前提。同時(shí)，給予專業(yè)技術(shù)人員檔案管理部門相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力等方面的支持，也是推動(dòng)專業(yè)技術(shù)人員檔案信息化的進(jìn)程，提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作水平的重要保證。

（二）完善工作制度，提升專業(yè)技術(shù)人員檔案的管理水平

專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審中心應(yīng)加強(qiáng)與專業(yè)技術(shù)人員所在單位的聯(lián)系，督促做好專業(yè)技術(shù)人員檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容。對(duì)收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別。在檔案整理過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造專業(yè)技術(shù)人員檔案材料。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章后方能歸入檔案。專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審中心掌握著全市的專業(yè)技術(shù)人員職稱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，建立健全專業(yè)技術(shù)人員檔案查閱、借閱工作制度和注意事項(xiàng)，提高檔案管理和服務(wù)水平。

（三）完善基礎(chǔ)資料，推進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員檔案的信息化建設(shè)

要認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)庫的信息采集、整合及功能開發(fā)工作。通過職稱評(píng)審資格數(shù)據(jù)和所有通過考試取得職稱資格數(shù)據(jù)的歸并整合，建立全市收錄信息量最大、內(nèi)容最全、種類最多的專業(yè)技術(shù)人員職稱信息管理數(shù)據(jù)庫，并聯(lián)合市信息中心編輯開發(fā)數(shù)據(jù)庫軟件的查詢功能、統(tǒng)計(jì)功能及其他應(yīng)用功能，實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案電子化，加快信息一體化進(jìn)程。

（作者單位：威海市人力資源和社會(huì)保障局）