基于CNKI會議論文文獻計量及共詞分析的國內檔案學研究概觀

文·徐欣欣　王海寧

基于CNKI會議論文文獻計量
及共詞分析的國內檔案學研究概觀

文·徐欣欣王海寧

文章通過對CNKI會議論文數(shù)據(jù)庫中檔案學（G27）的論文進行文獻計量和共詞分析，發(fā)現(xiàn)這些會議主要是2000年后由各檔案學會舉辦的檔案工作者的會議，各高校舉辦的會議沒有錄入。會議作者發(fā)表1篇論文的居多，沒有穩(wěn)定的核心作者群。高產(chǎn)作者的機構主要是各級檔案局、各類檔案館，高校人員較少。會議研究熱點也是檔案工作的各方面內容，尤其關注檔案開發(fā)利用和民生檔案。

會議論文；文獻計量；共詞分析；檔案學

會議論文是分析學科研究熱點和發(fā)展脈絡的很好的材料，因為一個學科的重要會議往往聚焦于該學科的重大前沿及熱點問題，甚至引領一個學科的發(fā)展方向；歷次會議的內容都反映了該學科當時關注的焦點，各種會議其實是幾十年來學科研究發(fā)展的一個縮影。然而目前我國檔案界對國內檔案學會議資料的挖掘較為欠缺。通過查閱相關紙質文獻，并檢索CNKI文獻數(shù)據(jù)庫，筆者發(fā)現(xiàn)，除了幾篇針對某次會議進行概述的文章和一些新聞報道類文章，目前尚無對國內各種檔案學會議進行綜合分析的論文。鑒于此，本文基于CNKI的會議論文數(shù)據(jù)庫，應用文獻計量和共詞分析兩種方法，對相關文獻進行定量和定性分析，以管窺國內檔案學研究的歷史與現(xiàn)狀。

一、 研究方法與數(shù)據(jù)采集、處理、分析

（一）研究方法

本文主要采用的是文獻計量分析法和共詞分析法。文獻計量分析法是以文獻信息為研究對象、以文獻計量學為理論基礎的一種研究方法；它以定量分析為主，側重外部表征。而共詞分析則以文獻中的關鍵詞或主題詞為分析單元，統(tǒng)計出文獻集中關鍵詞或主題詞在同一篇文獻中兩兩出現(xiàn)的頻率，形成共詞網(wǎng)狀，并以數(shù)值、圖形直觀地表現(xiàn)出來；它屬于內容分析法，即對文獻內容進行客觀、系統(tǒng)和量化描述與分析的方法，是以定性分析為主，側重內部特征[1]。

（二）數(shù)據(jù)采集、處理、分析

本文數(shù)據(jù)采集于CNKI國內外重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫。筆者于2015年3月7號進行檢索，檢索條件為“中圖分類號”，輸入檔案學的分類號G27，共檢索到5353篇文獻。經(jīng)過去重，剩下4670篇。其中國際會議論文只有32篇，且它們是信息工程、公共管理、創(chuàng)造學等其它學科的會議中涉及到檔案學的文獻，因此樣本反映的主要是國內檔案學會議的情況。

數(shù)據(jù)處理通過excel實現(xiàn)，先統(tǒng)計出會議類別、舉辦方、年份、作者、作者單位的分布情況；再借助VBA編程進行關鍵詞提取、詞頻統(tǒng)計、構建共詞矩陣并轉化為相似、相異矩陣。最后導入SPSS軟件進行聚類分析。

二、檔案學會議論文的計量分析

（一）會議類別和舉辦方

按照所屬會議對4670篇文獻進行歸類，如表1所示，除了一些名稱缺失的會議，以及一些所含論文很少、且多為非檔案學學科的會議（“其它”類中），其余會議可分為8大類，即1個中國檔案學會、5個省檔案學會、1個六省區(qū)檔案學會和1個專業(yè)檔案學會舉辦的會議。有些會議是這些學會和其它機構合辦的，或者是這些學會承辦、其它機構主辦的，為分類方便，都歸于這些學會舉辦的會議。中南六省區(qū)檔案學會的學術會議是由廣西省檔案學會主辦。各類會議論文所占比例見圖1。

與實際召開的會議情況相比，數(shù)據(jù)中缺少其它省份或專業(yè)檔案學會的會議資料，且沒有各高校舉辦的會議。由于各檔案學會所舉辦會議的參與者多為各級檔案局館、各單位檔案室的工作人員，高校的科研人員較少參與，因此論文反映的主要是其工作過程中的實際問題，純理論的內容所占比例較少。這在后面的內容分析中會得到進一步驗證。

表1：會議的構成

圖1：各舉辦方的會議論文所占比例

（二）會議年份分布

我國第一次檔案學術會議是1981年中國檔案學會成立后召開的全國第一次檔案學術研討會，之后到2000年間又召開了4次，另外還召開了兩次全國青年檔案學術討論會。除此之外，該期間便無其它重大會議。本文樣本中的論文也主要是2000年以后的（見圖2），90年代僅有的幾篇經(jīng)查證也都來自非檔案學學科的會議。

其中2002年，會議論文陡增，主要是該年召開了中國檔案學會第六次全國檔案學術討論會、檔案工作應對入世挑戰(zhàn)學術研討會以及江蘇省檔案現(xiàn)代化管理與檔案信息化建設學術研討會等會議。多種會議的召開反映了該年檔案學研究的興旺，這點通過其它途徑也可得到驗證，如在CNKI文獻數(shù)據(jù)庫中檢索檔案學的文獻，除了2006年之后的情況，2002年的文獻量達到峰值。說明2002年不僅有很多會議論文，期刊論文等其它文獻也很多。

2008~2012年會議論文也較多，主要是因為這幾年分別召開了2008、2010、2012年全國檔案工作者年會、2010年全國青年檔案工作者研討會以及貴州、甘肅、山東各省檔案學術會議。

圖2：會議論文年份分布

（三）會議核心作者

表2中給出了不同發(fā)文量的作者人數(shù)。按照洛特卡定律，寫兩篇論文的作者數(shù)量約為寫一篇論文的作者數(shù)量的 1/4；寫n篇論文的作者數(shù)量約為寫一篇論文的作者數(shù)量的 1/n2，而寫一篇論文的作者數(shù)量約占作者總數(shù)的60%[2]。對照表2，寫一篇論文的作者數(shù)量占作者總數(shù)的81.90%，遠遠超過了洛特卡定律的值；同時，寫n篇論文的作者數(shù)量都低于寫一篇論文作者數(shù)的1/n2（n>1），低產(chǎn)作者人數(shù)過多，未達到洛特卡定律的條件。

表2：會議論文作者分布

4　49　1.07%　98.93%　234 5　25　0.55%　99.48%　150 6 6　0.13%　99.61%　104 7　10　0.22%　99.83%　76 8　5　0.11%　99.94%　59 9　1　0.02%　99.96%　46 10　0　0　99.96%　37 11　2　0.04%　100.00%　31

在洛特卡的基礎之上，普賴斯進一步研究了科學家人數(shù)與科學文獻數(shù)量以及不同能力層次的科學家之間的定量關系，提出“在同一主題中，半數(shù)的論文為一群高生產(chǎn)能力作者所撰，其中杰出科學家中最低產(chǎn)和最高產(chǎn)科學家所撰寫的論文的關系數(shù)為m=0.749√”[3]。本文中，m=0.749√11=2.484篇，即杰出科學家中最低產(chǎn)者的撰文量為2.484，因此發(fā)表論文 3 篇以上的作者為核心作者。由表3可知核心作者共 172人，他們發(fā)表了682篇論文，遠遠低于全部論文的一半。

因此，無論使用洛特卡定律還是普賴斯定律，結果都表明國內檔案學會議中高產(chǎn)作者少，而發(fā)文量 2 篇以下的作者形成了長尾，沒有一個穩(wěn)定的核心作者群。

表3：會議核心作者

（四） 會議核心研究機構

表4：作者機構分布

表4給出了發(fā)文量10篇以上的26個作者機構，從中可看出，高產(chǎn)單位主要是各級檔案局、各類檔案館；高校較少，只有遼寧大學歷史學院、云南省紅河州財經(jīng)學校、南京政治學院上海分院軍事信息管理系和中國人民大學信息資源管理學院4個。這與前文會議類別的結果一致，會議類型決定了主要參與者與發(fā)文者。

三、檔案學會議論文的內容分析

本文4670篇文獻中共有關鍵詞10416個，總頻次36856次。頻次在50以上的關鍵詞共有97個，占關鍵詞總數(shù)的0.9%，頻次計12071，占總頻次的32.75%。可以認為，這些關鍵詞反映了本文會議論文的核心內容。去除幾個意義過于寬泛的詞，如“檔案”“問題”“對策”等，還剩91個，篇幅所限，本文僅將部分高頻關鍵詞列于下表：

表5：高頻關鍵詞（部分）

檔案信息　649　企業(yè)檔案　164　檔案服務　113　檔案業(yè)務　91檔案管理　641　現(xiàn)行文件　148　編研成果　110　人民群眾　91檔案利用　466　文件材料　147　檔案意識　102　檔案館藏　87檔案資料　382檔案館工作 137　檔案內容　101數(shù)字檔案館建設87國家檔案局　295　開發(fā)利用　135　電子文件歸檔　99　市檔案館　84檔案人員　259數(shù)字檔案館 126　電子文件管理　96信息技術　84館藏檔案　223檔案編研工作　121現(xiàn)代化管理95　信息資源　84檔案數(shù)字化　217　檔案管理模式　115　檔案史料　94　單位檔案　83

統(tǒng)計這些高頻關鍵詞在文獻中的共現(xiàn)次數(shù)，構建91×91的共詞矩陣，并運用Ochiia系數(shù)將之轉化為相似矩陣，以導入SPSS進行系統(tǒng)聚類分析。聚類方法選擇Ward法，度量標準選擇計數(shù)中的Phi方度量，得出結果樹狀圖（圖3）[4]。為便于展示，對其大小進行了調整，過程中部分關鍵詞被自動隱藏，因此圖中91個關鍵詞未全部顯示。

根據(jù)圖中聚類情況，并返回原文獻中查看關鍵詞具體的涵義和詞對共現(xiàn)情況，結合本領域相關背景知識，筆者將其劃分為10個子類進行具體探討。

圖3：高頻關鍵詞聚類樹狀圖

（一）檔案事業(yè)

該類是從宏觀的方面進行論述，由于會議參與者主要是各級檔案行政管理部門、各保管單位以及廣大專業(yè)檔案工作者，因此關于檔案事業(yè)的討論是一大熱點，很多會議都直接圍繞檔案事業(yè)命名，如“檔案事業(yè)發(fā)展與青年檔案工作者的責任”（2010）、“檔案事業(yè)改革與創(chuàng)新”（2013）。高頻關鍵詞的前4位也都在此聚類中。

本論題涉及的內容較多，論述到檔案事業(yè)的方方面面，如檔案管理、檔案服務、檔案業(yè)務、檔案人員、檔案系統(tǒng)、檔案管理部門、檔案法制建設、檔案學理論等，不過論述的出發(fā)點和立足點還是檔案事業(yè)，典型的論文如《以改革創(chuàng)新精神助推檔案事業(yè)進步——對湖北檔案工作促進發(fā)展、服務民生的分析與思考》《檔案事業(yè)要科學發(fā)展法制建設是有力保障》。

（二）文書工作和檔案室業(yè)務

文書工作是指適應單位開展各種業(yè)務活動的需要，圍繞文書的生成、接收、運轉、辦理直至辦畢處置等的一系列管理活動[5]。而檔案室的任務是集中統(tǒng)一地管理本單位的全部檔案，維護檔案的完整與安全，積極開發(fā)檔案信息，為單位各項工作服務。這二者是檔案館工作開展之前的在各單位內的文件管理活動，它們緊密聯(lián)系，相互促進。

本文涉及此類的論文主要論述文書的立卷歸檔、機關檔案的保管期限、檔案室的集中統(tǒng)一管理、基層單位檔案管理等。典型的論文有《淺談文件立卷歸檔應考慮到檔案開放的問題》《淺談新形勢下機關檔案工作的創(chuàng)新》《淺論基層單位如何做好檔案管理工作》。

（三）檔案館工作

很多會議參與者來自各級各類檔案館，因此圍繞檔案館工作的討論也是一大熱點。涉及的內容有檔案的收集、檔案館藏、檔案資源建設、檔案利用以及各級各類檔案館的業(yè)務工作等。典型的論文有《對檔案接收進館存在問題的思考》《豐富檔案館藏的途徑與方法》《試論檔案館利用率不高的原因及對策》《淺析縣級檔案館館藏建設》。

（四）電子文件和數(shù)字檔案館

“電子文件”的概念在我國出現(xiàn)于20世紀90年代。但其研究的真正興盛是在1996年之后。1996年在北京召開了第十三屆國際檔案大會，從理論上推進了我國電子文件研究的發(fā)展。之后國家“政府上網(wǎng)工程”于1999 年正式啟動和實施， 2000 年底 80% 以上的部委和各級政府在網(wǎng)上建立了正式站點，開始構建中國的“電子政府”或“電子政務”，由此電子文件大范圍產(chǎn)生[6]。與此同時，關于數(shù)字檔案館的研究也開始興起。

本文中這一類的研究主要圍繞檔案數(shù)字化（包括紙質、照片和聲像等各種檔案的數(shù)字化）、辦公自動化、電子文件歸檔、電子文件管理和數(shù)字檔案館建設，相關的論文有《淺談照片檔案的數(shù)字化處理》《電子文件在生成、運行、歸檔、管理中應注意的問題》《對數(shù)字檔案館功能定位與構建方式的思考》等。

（五）專門檔案

專門檔案是各單位在某些專業(yè)性強的業(yè)務活動中產(chǎn)生的檔案，是我國在多年的檔案管理工作中，逐漸形成的與文書檔案、科技檔案并列的概念，包含會計檔案、訴訟檔案、病歷檔案等很多種。本文中有關該類的熱點研究領域是城建檔案、工程檔案和企業(yè)檔案，論文有《武漢城市圈城建檔案信息資源共享策略研究》《工程檔案質量的全面監(jiān)控》《民營企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀及對策》等。

（六） 檔案開放及開發(fā)利用、檔案編研和檔案信息資源開發(fā)利用

這三類都涉及檔案的開發(fā)利用，只是角度和側重點有所不同，因此聚類時未成一類。不過我們可將其放在一起論述?！皺n案開放及開發(fā)利用”一類涵蓋的內容比較全面，涉及檔案的開放、開發(fā)（如編研）、利用（如檔案信息服務），還從檔案庫房的角度論述如何優(yōu)化館藏以提高檔案服務水平。“檔案編研”專門針對檔案材料的開發(fā)，包括檔案史料的挖掘等?！皺n案信息資源開發(fā)利用”則借用資源管理和知識管理的視角，論述信息時代和知識經(jīng)濟時代檔案的開發(fā)利用價值。

三個類別反映出我國檔案部門對檔案開發(fā)利用的重視。近年來，我國越來越重視檔案館的社會服務功能，不斷加大檔案的開放力度，拉近檔案館和公眾的距離。信息技術的應用也改變了檔案開發(fā)利用的方式，在檔案深度加工以及提供網(wǎng)上服務方面取得不斷進步。會議對這方面的持續(xù)關注說明檔案開發(fā)利用仍將是我國檔案工作的重點。

（七） 民生檔案與家庭檔案和人事檔案

這兩類聯(lián)系緊密，因此也放一起論述。民生，《辭?！返慕忉屖侨嗣竦纳嫛Ｃ裆鷻n案，就是與普通民眾的生計有直接關系的、社會公眾關注度高的、人民群眾需要查閱利用的檔案，如養(yǎng)老保險檔案、醫(yī)療保險檔案、婚姻檔案、房屋拆遷檔案等等[7]。人事檔案，由于記述了每個人工作生涯中的個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎懲情況等，也是民生檔案的重要組成部分。家庭檔案，是每個家庭里，所有成員在各項社會活動中，直接形成的對國家、社會、家庭和個人有保存價值的原始記錄。雖不同于民生檔案，但記錄的是人們日常生活的方方面面，與民生工作有著千絲萬縷的聯(lián)系；兩種檔案的落腳點也是一致的，最終都服務于人民。

本文中民生檔案一類主要是基于國家檔案局加強民生檔案工作的要求展開論述，從本質上看，此方面的討論順應了黨和政府推進以保障和改善民生為重點的社會建設的需要。家庭和人事檔案，一個以家庭為單位，一個以個人為單位，關注的也是民生。兩類研究熱點反映了我國檔案部門對民生的重視。

四、結語

通過CNKI會議論文數(shù)據(jù)庫中檔案學（G27）的4670篇文獻，可以發(fā)現(xiàn)這些會議主要是2000年后由各檔案學會舉辦的檔案工作者的會議；各高校舉辦的會議沒有錄入。會議作者發(fā)表1篇論文的居多，沒有穩(wěn)定的核心作者群。高產(chǎn)作者的機構主要是各級檔案局、各類檔案館，高校人員較少。會議研究熱點也是檔案工作的各方面內容，尤其關注檔案開發(fā)利用和民生檔案。

會議內容的特點是從實踐出發(fā)，論述具體問題，鮮活生動，反映了檔案工作各環(huán)節(jié)各領域的情況。然而主要是從檔案工作者的視角進行論述，對我國檔案學研究整體狀況的描述還有待分析各高校舉辦的檔案學者的會議。

●

[1]馬費成，望俊成，陳金霞等.我國數(shù)字信息資源研究的熱點領域:共詞分析透視[J].情報理論與實踐，2007 （4）:438-443.

[2][3]王崇德. 文獻計量學引論[M]. 桂林：廣西師范大學出版社，1997:145-163.

[4]張勤，馬費成. 國內知識管理研究結構探討——以共詞分析為方法[J]. 情報學報，2008（1）：93-101.

[5]王健. 文書學[M]. 北京: 中國人民大學出版社，2001：37. [6]王先發(fā)，龐濤，甘榮萍.中國電子文件研究綜述[J]. 云南檔案，2007（8）：31-33.

[6]肖秋惠，我國數(shù)字檔案館與電子文件中心建設述評，《檔案學通訊》，2008（6）:11-15.

[7]曹航，宗培嶺. 民生檔案的概念解析與價值指向[J]. 檔案管理，2009（2）：19-21.

（作者單位：武漢大學信息管理學院）