人事檔案信息化管理探討

劉國英

摘 要：人事檔案管理工作的信息化勢在必行，本文首先分析了人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題：基礎(chǔ)設(shè)施差，軟件硬件需要投入；信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后，信息數(shù)據(jù)共享率低；缺乏高素質(zhì)的管理人員；人事檔案信息安全性不強，然后分析了加強人事檔案信息化管理的有效途徑：加大軟硬件的投入，建立高效人事檔案信息化管理機制；完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案信息的共享率；建構(gòu)良好的人事檔案管理信息化的人才培養(yǎng)機制；提升人事檔案管理信息化的安全性。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；探討

人事檔案的形成是在人事管理活動之中形成的，人事檔案主要記述和反映著一個人的德才、學(xué)歷、經(jīng)歷和相關(guān)的工作表現(xiàn)以及獎勵等。人事檔案室人事管理工作的全面、詳盡的記錄，是考察以及選拔人才，開發(fā)人力資源的重要依據(jù)以及參考，是我國檔案管理之中的重要部分。當前，人事檔案信息化趨勢不斷加強，人事檔案信息化是指運用現(xiàn)代計算機技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)對人事檔案信息資源的合理、科學(xué)以及高效的應(yīng)用與管理。 近些年來，計算機技術(shù)不斷發(fā)展為我國檔案管理事業(yè)的提升提供了良好的契機以及動力支撐。尤其是當前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)以及信息傳播技術(shù)，這些技術(shù)的不斷更新一集發(fā)展，豐富了人事檔案管理的手段、防范以及擴充了人事檔案管理的范圍。人事檔案管理信息化實現(xiàn)了即時查詢一集實時查閱，并且對人事檔案進行了高效的保護。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

近些年來，我國人事檔案管理信息化的速度不斷加快，但是我國人事檔案管理信息化仍然存在著些許不足。在發(fā)展過程之中這些不足以及問題阻礙了人事檔案信息化的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施差，軟件硬件需要投入

當前，大部分的事業(yè)單位的人事檔案管理模式仍然采用了手動為主的管理模式，計算機進行管理的信息化檔案管理模式并沒有得到普及。尤其是對于檔案的鑒定、接收、保管、存儲等日常行為主要以手工為主，應(yīng)用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行人事檔案管理的事業(yè)單位在少數(shù)。這問題主要是人事檔案的信息化需要投入硬件以及軟件設(shè)施，文檔的處理、文檔的收集都需要適當?shù)南到y(tǒng)進行支持。因為事業(yè)單位對于人事檔案管理信息化的認識不到位，導(dǎo)致了基礎(chǔ)技術(shù)的缺位，使的人事檔案管理的工作信息化進程比較遲緩。

（二）信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后，信息數(shù)據(jù)共享率低

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫包含很多內(nèi)容，其中主要包含收集、整理、存檔、查詢一集傳遞的這四種功能。但是在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程之中，存在著數(shù)據(jù)更新以及補充非常不及時，并且存在著很多的數(shù)據(jù)錯誤。因為人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)落后，使得信息數(shù)據(jù)共享較低，信息數(shù)據(jù)共享較低造成了信息化水平較差。人事檔案管理信息化過程之中，本身便面對著不可抗力以及很多的主觀因素，安全性受到了極大的挑戰(zhàn)，比如計算機病毒、黑客、信息保存的壽命。數(shù)據(jù)庫建設(shè)比較落后的原因還有一點是因為人事檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式缺乏規(guī)范性、統(tǒng)一性以及標準性，網(wǎng)絡(luò)推廣以及開發(fā)的共享率較差，檔案信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)不能同步，制約了人事檔案信息化的發(fā)展。

（三）缺乏高素質(zhì)的管理人員

當前的信息技術(shù)條件下，人事檔案管理信息化對于管理人員的素質(zhì)要求都比較高。管理人員不僅需要具備著專業(yè)的檔案管理知識，而且需要具備一定的計算機知識。但是，從當前的人事檔案管理隊伍整體來看，我國的人事檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)方面水平低，計算機操作水平方面參差不齊。事業(yè)單位之中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才培養(yǎng)計劃以及培養(yǎng)的機制。

（四）人事檔案信息安全性不強

客觀上，因為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點，造成了對檔案進行復(fù)制以及傳播更加快捷，所以人事檔案信息的安全性不強；主觀上，信息安全建設(shè)缺乏相關(guān)的重視，檔案的安全意識和保密意識比較弱，使得檔案的歸檔以及管理存在著一定的漏洞。檔案的操作人員發(fā)現(xiàn)漏洞時間比較晚，操作不規(guī)范，發(fā)現(xiàn)也不作為。尤其重要的一點是，計算機病毒的廣泛傳播，電子存儲設(shè)備的技術(shù)存在著一定的缺陷，嚴重威脅到了人事檔案電子信息的安全以及保密。

二、加強人事檔案信息化管理的有效途徑

人事檔案管理信息化建設(shè)是當前的檔案管理工作的必由之路，針對當前的人事檔案管理信息化工作存在的諸多不足，提出以下針對性的意見：

（一）加大軟硬件的投入，建立高效人事檔案信息化管理機制

人事檔案的管理工作的機制與流程需要不斷進行改進以及優(yōu)化，只有進行改進以及優(yōu)化工作的機制與管理流程才能夠使得人事檔案管理信息化與日常的人事檔案相互適應(yīng)。完善的人事檔案管理的內(nèi)部控制制度以及問題追責(zé)制度，能夠及時以及迅速發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的漏洞，在發(fā)現(xiàn)管理漏洞之后進行快速的補救工作。就各個人事檔案管理的環(huán)節(jié)實行問責(zé)制度，確保人事檔案管理的規(guī)范性以及有序性。

（二）完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案信息的共享率

加強人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，構(gòu)建人事檔案管理的信息平臺，給予人事檔案管理的信息中心為管理中樞，運用安全高效并且精準的計算機、縮微、掃描等多媒體技術(shù)進行檔案信息的處理，充分運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)人事檔案的信息化。構(gòu)建技術(shù)先進、功能全 面、高效快捷的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，深化人事檔 案信息資源的開發(fā)利用，以滿足不同層次、不同部門 的信息使用者的查詢、統(tǒng)計等需求，提高檔案工作效率，真正實現(xiàn)人事檔案信息資源的良性循環(huán)與共享， 使人事檔案資源信息的使用價值達到最大。

（三）建構(gòu)良好的人事檔案管理信息化的人才培養(yǎng)機制

實踐檔案管理的信息化，相關(guān)的人員才是關(guān)鍵。人事檔案管理的信息化是一個動態(tài)的曲折并且科學(xué)的管理過程，高素質(zhì)的檔案管理人員需要運用專業(yè)的知識進行檔案的信息化管理。在檔案管理信息化的建設(shè)過程之中，一方面培養(yǎng)人才的檔案管理的鉆野知識，另一方面加強人才的計算機知識的理論素養(yǎng)。并且，需要使得檔案管理人員能夠全面了解并且不斷自動貫徹相關(guān)的檔案管理的法律以及法規(guī)。在日常的人事檔案管理實踐之中，能夠科學(xué)管理好、維護 好本部門的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系 統(tǒng)，推動應(yīng)用好系統(tǒng)的各項功能， 提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。不斷加強培養(yǎng)人事檔案管理人才，加強現(xiàn)有檔 案人員的全面而系統(tǒng)的繼續(xù)教育與再教育，以適應(yīng) 人事檔案管理信息化的發(fā)展的新需要。

（四）提升人事檔案管理信息化的安全性

首先，人事檔案管理的安全性的保證或者說基礎(chǔ)是安全法規(guī)。嚴格并且規(guī)范的安全法規(guī)能夠為人事檔案管理的信息化建設(shè)較好的信息化管理的安全和制度的標準，精益求精完善人事檔案管理信息化的法規(guī)，設(shè)定完善的安全保障體系；其次，選用操作具有規(guī)范性、科學(xué)性、安全性的操作系統(tǒng)，購買正版可靠的系統(tǒng)殺毒軟件，定期對人事檔案的管理信息系統(tǒng)進行殺毒，對殺毒軟件進行定期的更新；最后，加強對人事檔案管理人員的安全意識的培養(yǎng)以及安全規(guī)范行為的培訓(xùn)，增強檔案的安全意識與檔案的保密意識。

三、結(jié)束語

實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)至上的互相共享資源，規(guī)范化檔案的使用以及信息化。建構(gòu)合理的人事檔案行政管理人才培養(yǎng)機制，對人才進行全面并且系統(tǒng)的教育以及深化相關(guān)的學(xué)習(xí)工作，以適應(yīng)人事檔案管理信息化的發(fā)展的新需要。相關(guān)學(xué)者需要發(fā)揮開拓創(chuàng)新的精神，提升行政的效率，加強信息化程度。

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