儀器設備購置及合同查詢系統應用

王　正, 王剛剛, 蔣　瞻, 吳林根

(1. 南京林業大學 實驗室與基地建設管理處, 江蘇 南京　210037;2. 南京林業大學 機械電子工程學院, 江蘇 南京　210037)

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儀器設備購置及合同查詢系統應用

王正1, 王剛剛2, 蔣瞻1, 吳林根1

(1. 南京林業大學 實驗室與基地建設管理處, 江蘇 南京210037;2. 南京林業大學 機械電子工程學院, 江蘇 南京210037)

為了提高我國高校儀器設備采購的透明度,提供更便捷、更優質的信息化服務,以南京林業大學開發的“儀器設備購置及合同查詢系統”為例,介紹其技術路線、總體設計及其各模塊的主要功能和操作實現。用戶可通過該系統實時查詢儀器設備的購置進度、合同維保信息、收到儀器設備維保截止期的短信提醒,以及實時查看統計數據。這為規范高校的儀器設備管理工作、提升儀器設備采購的基礎性信息化水平具有一定的參考價值。

采購信息化系統； 設備管理； 軟件開發

儀器設備管理工作是高校固定資產管理的重中之重,對優化資源配置、保障資產安全、提高使用效益、促進整體管理、保障學校可持續發展具有重大意義[1-3]。“十二五”以來,國家對教育事業投資力度加大,全國各高校購置儀器設備的數量大幅度增加。在高校儀器設備的采購流程中,有申報、審批、采購、簽合同、驗收、維保等一系列環節,有大量的數據需要處理、統計和分析[4]。如果學校設備管理部門仍沿用傳統的以手工為主的設備管理方式,將難以承受儀器設備采購及合同管理工作的巨大壓力。

2013年,南京林業大學率先在江蘇省高校中開發了一套“儀器設備購置及合同查詢系統”,通過兩年多的實際應用,收效顯著。該系統的投入使用,增加了學校儀器設備采購工作的透明度,提高了服務質量。用戶既可根據其權限實時查詢儀器設備的購置進度、合同維保信息,也能收到儀器設備維保截止期的短信提醒,還能實時查看統計數據。“儀器設備購置及合同查詢系統”對于規范設備管理工作、提升儀器設備采購的基礎性信息化管理水平具有一定的參考價值[5]。

1　高校儀器設備購置及合同管理現狀

在管理制度建設方面,有些高校還缺乏行之有效的儀器設備管理制度,在儀器設備管理中存在賬務不清、移交不清、產權不清現象；也有的高校管理制度落實不到位。另外,部分高校對儀器設備的購置缺乏科學性和計劃性,對儀器設備的購置缺乏有效的監管機制,存在重復購置、儀器設備利用率低的問題[6]。

為了加強對高校儀器設備的管理,很多高校自行開發了儀器設備管理系統[7],例如上海交通大學、復旦大學、山東大學和武漢大學等國家重點大學均使用儀器設備管理系統進行儀器設備的日常管理工作；而一般高校則較多使用北京化工大學開發的“高校儀器設備管理系統”。由于國內大部分高校儀器設備管理系統使用的是單機形式,主要以統計功能為主,缺乏對儀器設備購置實時查詢、統計數據查詢、合同維保時間查詢以及維保到期前短信提醒等綜合管理功能。

2　儀器設備購置及合同查詢系統的總體設計

南京林業大學儀器設備購置及合同查詢系統采用面向對象的設計方法,在Windows平臺下實現。該系統軟件是運用C#.net網絡化編程語言,并基于Dreamweaver和面向對象程序設計語言Visual studio C#的在線數據錄入處理程序。

軟件需求分析是軟件工程中的關鍵過程。通過需求分析,在建立一個新的系統或者改變一個現有的系統前,分析新系統的目的、范圍、定義和功能,明確用戶的需求,確定軟件設計的方向。本儀器設備購置及合同查詢系統主要用于存儲儀器設備采購合同的詳細信息,并能進行信息的查詢,為領導決策、合同執行及數據統計提供方便快捷的信息資源。

在系統功能需求上,用戶要能夠提交儀器設備購置申請并報設備管理科審核,再上傳購置申請及其參數附件。審核通過后,由設備管理科科長安排采購流程,即針對國產和進口儀器設備和預算金額,分別選擇省招標采購、校內招標和詢價采購等方式。采購完成后,由設備科負責上傳合同和大型儀器設備驗收報告。用戶既要通過本系統查詢自己相關儀器設備的采購進度和維保信息,還可接收所購置儀器設備的維保時間的短信提醒等信息。設備管理科作為全校的設備管理部門,不僅能查看本校所有購置儀器設備的合同和購置申請單等信息,而且能按經費來源、按年份、按學科實時統計出各單位及各學科經費的投入情況。

軟件的總體設計分為在線和后臺兩部分,其具體功能構成如圖1所示,系統實現的流程如下。

首先,創建數據保存過程,為用戶提供數據錄入的途徑；其次,按照系統模塊創建C#主窗體和子窗體、工具欄和選單欄,添加必要控件以供編寫代碼；再次,編寫功能代碼,編寫各控件數據處理功能；最后,在程序編寫完成后,對整個系統進行測試,檢查系統運行中所存在的問題并修正。

圖1　軟件的總體設計框圖

3　系統的功能和應用

按照本系統實現的功能要求,將其劃分為登錄模塊、角色功能選單配置模塊、數據錄入和短信發送模塊、數據匯總查詢模塊。

3.1登錄模塊

登錄模塊的功能是供用戶(普通用戶、分管設備處領導、設備科長、設備員、超級管理員、項目總經費負責人、學科或子項目負責人、學科辦負責人、財務處人員)通過輸入賬號和密碼進行系統登錄。

3.2角色功能選單配置模塊

主要是由超級管理員為用戶配置功能選單,根據用戶角色類型賦予相應的權限。

3.3數據錄入、短信發送及查詢模塊

數據錄入功能分為用戶購置申請的錄入、管理員賬號信息的錄入、預算表的導入以及部分審核意見的錄入。系統有根據用戶錄入的合同信息進行短信自動發送功能。系統保存用戶錄入的數據,將其作為分析處理工作的依據。用戶錄入購置申請的模塊可為用戶錄入數據提供途徑,并定制購置申請表單。

管理員預算表導入模塊可為管理員(數據管理員,負責數據維護)導入年度預算表。管理員使用其賬號登錄系統后,選擇“流程管理”“預算表導入”“Excel導入”,選擇相應的Excel數據文件,點擊“打開”,然后再點擊“導入”。如完成預算表的導入,系統提示“保存成功”。預算表導入頁面見圖2。

圖2　預算表導入頁面

短信發送及查詢模塊主要為設備管理員提供發送短信功能,其發送短信的對象是用戶經辦人和用戶負責人。發送短信分為管理員手動發送和系統根據管理員設置的條件自動發送兩種方式。本模塊還提供短信發送記錄查詢功能,短信發送不論成功與否,均生成短信發送記錄,供管理員、用戶經辦人及用戶負責人進行查詢。

3.4數據匯總查詢模塊

該模塊為系統用戶提供匯總查詢服務。數據查詢功能為用戶錄入的數據進行有效的統計和提醒。用戶可以通過導出功能,將查詢的結果保存為Excel文件。該模塊主要提供9種統計和查詢功能,分別是采購進度查詢、學科經費統計、學科設備預算統計、合同統計、采購工作底單統計表、短信發送統計、質保期到期情況統計、短信接收人合同統計和合同金額查詢。

圖3為用戶采購進度查詢頁面。頁面提供了多個條件的檢索字段,包括購置申請編號、項目名稱、申請單位、經費來源、子項目來源、進口、當前流程狀態、經辦人、設備員、進度反饋狀態等。

圖3　用戶采購進度查詢頁面

圖4為學科儀器設備預算統計頁面,該頁面可將預算經費的具體使用項目(包括學科名稱、儀器設備名稱、型號規格、建議生產廠家、數量和預算經費)統計列出。

在合同統計頁面,將經費項目所有的合同以合同號為標志,列出所有的合同數據詳細內容。點擊合同號,可以查看合同的具體內容(合同號、合同名稱、使用單位、簽約日期、合同簽約單位、合同金額和經費項目)和下載具體的合同文件。

在系統的采購工作底單統計表頁面,列出了預算金額和實際合同金額的對比。當設備科長審核設備購置合同后,用戶可以接收到自己購置設備的短信息。

合同金額統計查詢分為按所屬學院查詢和按經費來源查詢兩種查詢方式,其中按經費來源查詢方式如圖5所示。

圖4　學科設備預算統計頁面

圖5　按經費來源統計頁面

4　結語

南京林業大學儀器設備購置和合同查詢系統極大地方便了設備采購管理工作[8-9]。該系統具有界面友好、清晰明了、使用簡單便捷、功能強大、權限配置靈活、數據安全性高等特點[10-11],實現了設備購置申請、采購、簽訂合同、驗收、維保時間提醒等全過程的網絡化管理,運行效果很好。該系統在實際運行中還需進一步完善[12-13],通過進一步加強與本校其他管理信息系統的結合,加大實現全校資源共享的力度,推動數字化校園建設,為學校信息化建設工作提供更多基礎數據,為用戶提供更便捷、優質的服務[14-15]。

References)

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Application of instruments & equipment purchasing and contract inquiring information system

Wang Zheng1, Wang Ganggang2, Jiang Zhan1, Wu Lingen1

(1. Management Office of Lab and Base construction, Nanjing Forestry University, Nanjing 210037,China;2. College of Mechanical and Electronical Engineering, Nanjing Forestry University, Nanjing 210037,China)

To improve overall transparency of the universities’ purchase of instruments and equipment,make sure to supply the convenient and high-quality service for universities users,this article takes a system called the purchase of instruments and equipment and the inquire of contract system developed by Nanjing Forestry University as an example, and introduces its technology path,overall design,main function and realization of each module.Users can inquire the purchasing progress of instruments and equipment,contact maintenance information,receive SMS alert on maintenance deadline at regular time and review relevant statistical data at real time finally.In conclusion,there are some reference values provided by the system to regulate the instruments and equipment management work of universities and improve the fundamental informationization level of instruments and equipment purchasing.

purchasing informationization system; equipment management; development of software

10.16791/j.cnki.sjg.2016.03.035

計算機技術應用

2015- 10- 04修改日期:2015- 10- 09

南京林業大學2014年高等教育研究課題(2014C47)；南京林業大學實驗室與基地建設管理處基金資助

王正(1963—),男,江蘇南通,博士,高級工程師,碩士生導師,主要從事實驗室儀器設備的智能化管理系統開發應用等實驗室管理工作.

E-mail:wangzheng63258@163.com

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1002-4956(2016)3- 0138- 04