高效編輯辦公事務(wù)中的長(zhǎng)篇文檔

郭梅

（中國(guó)政法大學(xué)科學(xué)技術(shù)教學(xué)部　北京　102249）

高效編輯辦公事務(wù)中的長(zhǎng)篇文檔

郭梅

（中國(guó)政法大學(xué)科學(xué)技術(shù)教學(xué)部北京102249）

長(zhǎng)篇文檔的編輯是辦公事務(wù)中常見(jiàn)的問(wèn)題，本文從實(shí)用角度出發(fā)，介紹高效編輯方式，以便提升工作效率。

大綱樣式目錄

一、引言

辦公事務(wù)中，不可避免會(huì)涉及長(zhǎng)篇文檔的編輯問(wèn)題，如：新年計(jì)劃、年終總結(jié)、設(shè)計(jì)方案、規(guī)劃報(bào)告，等等。對(duì)于長(zhǎng)篇文檔，需要總體把握邏輯結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一規(guī)范文檔的排版格式，利用大綱視圖確定總體框架、自定義樣式規(guī)范文本格式、使用導(dǎo)航窗格橫縱瀏覽全文、自動(dòng)提取生成文檔目錄，能夠高效編輯長(zhǎng)篇文檔，達(dá)到事半功倍的效果。

二、設(shè)置文檔大綱各級(jí)標(biāo)題

公務(wù)文檔需要敘述具體情況，分析客觀實(shí)際，提出解決問(wèn)題的辦法，行文要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，起承轉(zhuǎn)合適當(dāng)，具有系統(tǒng)性和邏輯性。大綱是作者動(dòng)筆行文前的必要準(zhǔn)備，也是作者構(gòu)思謀篇的具體體現(xiàn)。一個(gè)好的大綱，能夠提綱挈領(lǐng)，把握文檔脈絡(luò)，展示文檔的框架結(jié)構(gòu)，也便于作者調(diào)整思路，重新布局，合理有機(jī)地組織材料，最終使讀者清晰領(lǐng)會(huì)文檔的主體思想。

以Word 2013為例，使用“開(kāi)始”/“樣式”組，打開(kāi)“樣式”窗格，在“選項(xiàng)”中設(shè)置“選擇要顯示的樣式”為“所有樣式”，即可顯示所有樣式，如圖1所示。

分別使用標(biāo)題1至標(biāo)題9對(duì)文檔標(biāo)題的級(jí)別進(jìn)行設(shè)置，如圖2所示。如若使用“編號(hào)”功能在標(biāo)題之前添加自動(dòng)編號(hào)，將使以后段落結(jié)構(gòu)的調(diào)整變得更加高效便捷，如圖3所示。

使用相同方式將各級(jí)標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”……等樣式，并設(shè)置自動(dòng)編號(hào)，如圖4所示。各級(jí)標(biāo)題設(shè)置完成，即可輸入文本內(nèi)容。

三、大綱視圖確定總體框架

大綱視圖是瀏覽、調(diào)整文檔總體框架的非常好的視圖模式，使用“視圖/大綱視圖”命令即可打開(kāi)。

設(shè)置了不同“標(biāo)題”樣式后，在大綱視圖中，“大綱工具”欄優(yōu)勢(shì)凸顯，可以非常方便地使用“顯示級(jí)別”按鈕將當(dāng)前文檔顯示到指定標(biāo)題級(jí)別，使文檔展示出層次結(jié)構(gòu)，其邏輯關(guān)系也一目了然，便于作者把握文檔整體布局；“大綱級(jí)別”按鈕有助于調(diào)整或重新設(shè)置大綱級(jí)別；使用▲按鈕調(diào)整文檔段落排列的順序關(guān)系，使用+-按鈕展開(kāi)或折疊所選標(biāo)題及內(nèi)容。

四、自定義樣式規(guī)范文本格式

Word中內(nèi)置的標(biāo)題和正文樣式不一定完全符合文檔要求，可以對(duì)其進(jìn)行修改，包括字體、段落、邊框、編號(hào)等，如圖5所示。修改的樣式，系統(tǒng)將自動(dòng)應(yīng)用到所有已使用該樣式的段落中，無(wú)需再逐項(xiàng)修改，編輯效率顯著增加。

五、導(dǎo)航窗格橫縱瀏覽全文

“導(dǎo)航窗格”能夠清晰地顯示文檔的整體結(jié)構(gòu)，如圖6所示，使用“視圖/顯示/導(dǎo)航窗格”命令即可將其打開(kāi)。單擊標(biāo)題左側(cè)的三角按鈕，可以展開(kāi)或折疊下級(jí)標(biāo)題；單擊標(biāo)題，可以在右窗格顯示對(duì)應(yīng)文本內(nèi)容。使作者既能夠縱觀全局，把握文檔的脈絡(luò)思路，同時(shí)也能夠?yàn)g覽細(xì)節(jié)并進(jìn)行構(gòu)思，使之更好地表達(dá)主題思想。

六、自動(dòng)高效提取目錄

目錄是揭示文檔內(nèi)容，指導(dǎo)閱讀的重要工具。目錄向讀者展示了文檔的主體綱目，使讀者能夠有目的地選擇閱讀相應(yīng)內(nèi)容。

在電子文檔中，若是已經(jīng)設(shè)置了標(biāo)題樣式，目錄的生成只需使用“引用/目錄”命令，即可自動(dòng)生成目錄，包含指定級(jí)別的標(biāo)題及對(duì)應(yīng)的頁(yè)號(hào)，如圖7所示。每一目錄標(biāo)題均是鏈接點(diǎn)，單擊可以直接定位到相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行閱讀。

編輯過(guò)程中，由于文檔內(nèi)容可能發(fā)生變化，也就使得原來(lái)生成的目錄需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。電子文檔的目錄調(diào)整方便快捷，只需右擊目錄，選擇“更新域”，選擇相應(yīng)參數(shù)即可。

七、結(jié)語(yǔ)

長(zhǎng)篇文檔的編輯從大綱著手，靈活運(yùn)用大綱視圖和導(dǎo)航窗格調(diào)整大綱與正文的邏輯結(jié)構(gòu)及詳細(xì)內(nèi)容，使用樣式高效統(tǒng)一標(biāo)題及正文格式，最終自動(dòng)生成文檔目錄，能夠極大提高公務(wù)文檔的編輯效率。

［1］吳新元.公文正文寫(xiě)作格式規(guī)范新論［J］.應(yīng)用寫(xiě)作. 2011（9）.

［2］許貽斌.調(diào)查報(bào)告寫(xiě)作技巧談［J］.哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（5）.

［3］黃都培，李國(guó)新.大學(xué)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)［M］.北京：中國(guó)鐵道出版社，2010.9.

郭 梅（1968～），女，漢族，四川，副教授，從事計(jì)算機(jī)教學(xué)研究工作。

Efficient Editing of Long Documents in Office Affairs

Guo Mei
（Teaching Dept.of Sci.&Tech，China University of Political Science and LawBeijing102249）

The editing of the long document is a common problem in the office affairs.In this paper，we introduce an efficient editing method in order to improve the efficiency of the work.

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TP391.12；C931.46

B

160605-7302