全員化檔案在職教育培訓相關影響因素以及機制分析

郭燕

摘要：中國是一個人口眾多的國家，在世界上中國的人口數量居于第一位，中國的人口檔案也是如此，中國的檔案數量也是世界上非常多的國家，不計算檔案數量，只是在檔案的管理中，管理人員就已經是數以百萬計。在我國現階段檔案管理中，不能完全依賴于專業檔案人員的管理，全員化檔案在職教育培訓已經開始，并且顯得尤為重要。對現階段我國的檔案管理研究表明，全員化檔案在職教育是非常必要的，并且是具有非常大的可行性的。但是，我國的全員化檔案在職教育卻受到很多原因的影響，阻礙其發展，分析產生阻礙的原因，在此基礎上，對全員化檔案在職教育培訓進行深刻的探究，研究出合理的全員化檔案在職教育培訓的機制，找到正確的思路，構建出一個適合的框架。

關鍵詞：全員化；檔案在職教育培訓；影響因素；機制

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）05-0243-02

面對眾多的檔案需要被管理的現狀，我們可以預見全員化檔案在職教育培訓的巨大發展空間和市場空間。全員化檔案在職教育培訓在我國的發展歷史較為短暫，但是必要性卻要求我們能夠盡快建立有效的機制促進它的發展。全員化檔案教育培訓隨著檔案數量的與日俱增，它的良好的較快的發展已經不容忽視。

一、檔案在職教育培訓概況

（一）檔案在職教育培訓含義

檔案教育培訓是指由各級檔案管理部門實施的，對檔案工作人員的一種專業培養和訓練。

（二）檔案教育培訓的歷史回顧

20世紀40年代，檔案教育培訓在國外興起，1951年，法國巴黎成立了正式的國際檔案講習班。過去的檔案在職教育培訓中，理論知識和社會實踐沒有很好的處理，往往是偏重一方，輕視一方。但是隨著時代的發展，檔案教育培訓，這樣的缺點也正在逐步改善之中。

二、全員化檔案教育培訓的必要性和可行性分析

（一）必要性解析

通過近些年的一些調查結果顯示，我國的檔案管理人員中有近85%的人員在學校時所學的專業并不是檔案專業，非專業出身的占據檔案管理人員的8成以上，這代表著在檔案管理中，一大部分的人在最開始的準入門檻中是不具備良好的檔案管理知識的。這就要求在檔案的管理中，進行全員化檔案在職教育培訓是非常必要的。并且現在是信息化的時代，檔案的采集、維護、整理都走上了信息化的道路，這也使檔案管理人員需要具備更加高的專業知識和技術程度，適應日益變化的檔案管理的理念和解決檔案管理中經常遇到的難題。全員化檔案在職教育培訓在理論知識的培養之外也會對實際操作技能進行培訓，這對于檔案管理的作用非常大。

（二）可行性分析

雖然我國的檔案管理技術不是最頂尖的水平，但是多年的檔案管理也讓我國具有非常豐富的檔案管理經驗和教育培訓經驗。此外，我國也具有全員化檔案在職教育培訓的物質支持。改革開放以來，經濟迅速發展，社會日益進步，檔案管理設施基本完善，具有檔案在職教育培訓的條件。國家對檔案管理也愈加重視，檔案管理人員的文化水平也在不斷提高，在種種條件之下，我國的全員檔案在職教育培訓是有著很好的可執行條件。

三、全員化檔案教育培訓發展緩慢原因探究

（一）重要性認識不足

我國的檔案在職教育培訓起步較晚，上世紀80年代，檔案教育培訓的方式主要是在職學歷教育，直到上世紀90年代，檔案培訓方式由在職學歷教育向著非學歷教育轉變。所以在幾十年的發展中，檔案教育培訓雖然得到了一定的發展，但是在觀念上還是非常欠缺。許多檔案管理部門對檔案管理培訓的重要性認識不充足，認為這樣的培訓對管理的結果影響不大。管理機構不夠重視，管理人員的重視程度也非常低，隨著檔案培訓向非學歷教育轉變，檔案管理人員擺脫了學歷的限制，導致檔案管理人員在接受檔案培訓時缺少自覺性和自主性。

（二）教育培訓管理機構體制不夠健全

在全員化檔案在職教育培訓的過程中，各級檔案行政管理部門雖然成立了很多培訓教育的機構，但是作用并不大。首先，成立的很多培訓教育機構缺乏資金的支持，缺少機構正常運行的資金；其次，教育培訓機構雖然成立了，但是卻沒有強制性，這就顯得機構的可有可無，檔案管理人員不需要必須參與培訓，也可以繼續工作，缺少了強制性，也就缺少存在的作用；最后，建立的教育培訓機構沒有明確的規劃與培訓目標，這對于在職教育培訓的幫助不大，使檔案管理人員并不愿意參加此類培訓。基于以上幾點可以總結出，檔案培訓機構的體質不健全在很大程度上拖慢了全員化檔案教育培訓的發展。

（三）教學組織管理不足

從教學的組織與管理上可以分為兩點，一點是教材方面，另一點是師資方面。在教材方面，我國現在在全員化檔案在職教育培訓的教材選擇上，大多數的省市都沒有采用統一的教材，沒有規范的統一的教材，這就導致在教學中會產生很大的隨意性，不能夠系統的傳授檔案管理的知識。在師資力量方面，沒有職業的兼職教師資格培訓的工作，而國內一般都是兼職教師進行檔案管理培訓，兼職教師的教學水平直接影響著檔案管理培訓的教學質量。許多的培訓都只是形式上的，走馬觀花式的檔案管理培訓。

（四）社會消極因素影響

全員化檔案在職教育培訓不應以賺錢為目的，但是許多的檔案培訓主管部門卻把這種培訓當做是增加自己利益的手段，打著培訓的幌子，實際上卻是中飽私囊。另有一些培訓機構使用胡亂編制的教材進行教學，或是聘用一些能力水平不足的教師進行教學，這都造成了培訓質量不高的結果。而且這些不良的現象會在社會上廣泛傳播，即使是有相對優秀的培訓機構也會被這種不良現象所掩蓋，造成了非常惡劣的影響。

（五）檔案從業人員責任感不足

檔案管理人員很多都是長時間不與外界交流的工作。沒有與外界產生良好的溝通和交流，就無法獲得最新的消息和資料，不掌握外界的情況，易產生自我封閉，不愿意去學習新的知識和技能，每天只是盲目的機械的工作，沒有創新性也不講求效率，不思進取、得過且過。這對全員化檔案在職教育培訓產生了消極的影響。

四、全員化檔案教育培訓機制建立

（一）提高重要性認識

建立健全全員化檔案教育培訓機構，從根本上就要讓各級檔案管理部門和檔案管理人員認識到檔案教育培訓的重要性。檔案教育培訓不是單一的培訓，這種培訓是多樣的。從職業素養到職業技能再到檔案管理未來的發展，給檔案管理人員一個全方位的教育培訓。

（二）健全培訓保障機制

健全培訓保障機制也可以從三個方面入手。首先，完善法律法規，在《檔案法》中添加關于檔案培訓的法律條文，明確檔案管理部門和檔案管理人員的權利和義務；其次，設立財政專項預算，讓檔案管理在職教育培訓減少個人所承擔的費用，盡量使用財政預算的款項進項財政支出；最后，各級檔案管理部門應設立培訓機構，并且各培訓機構應該有有效的運行機制，能夠有層次、有組織、有計劃的進行培訓工作。

（三）完善教學體系

想要建立有效的全員檔案在職教育的強效機制，在檔案培訓中就要建立科學的教育體系。在教材使用方面，使用優秀的教材進行教學，也可以讓國家檔案局的專家編寫統一教材進行使用。在師資隊伍方面，國家檔案局可以設定檔案培訓教師的培訓和考核機構，讓教師持證上崗，保證自身的教學水平；檔案教育培訓機構在聘請教師時也要聘請有教學能力，有經驗的教師進行教學，不能為了金錢上的便宜而忽視了受檔案教育培訓人員的利益。

（四）形成檔案從業人員的學習內驅機制

1.抓好職業崗位責任培訓

做好檔案管理人員的培訓管理工作，深入開展“重新認識”檔案工作的大討論，讓檔案管理人員清楚的認識到自身檔案管理工作的光榮感、責任感和使命感，領導應宣傳檔案工作具有的自豪感。宣傳社會主義榮辱觀的以辛勤勞動為榮的思想，讓檔案管理工作人員明白，作為檔案管理人員，自身的工作是非常光榮的。從內部建立檔案部門的良好的學習氛圍和趕超精神，用檔案事業凝聚人心，領導堅持正確的導向，把檔案部門建設成為一個自主學習的組織。

2.檔案專門人才評選

檔案管理的人員數量眾多，不可能優秀的人就都可以被領導賞識，所以可以建立檔案專門人才的評選，可以是毛遂自薦也可以是領導推薦，用公平的手段評選出檔案管理的優秀人才。此外，檔案管理依舊屬于技術性的工作，也可以使用評職稱的方式對優秀人才進行選拔。對于選拔出來的人員可以進行免費的技術深造，這樣從內部進行吸引，對于建立良好的全員化檔案在職教育培訓是非常有利的。

（五）構建檔案從業人員的學習引導機制

1.推行職業資格認證

推行檔案管理人員的資格認證，是檔案行業人力資源的一項重要舉措，也是檔案管理走向成熟的一種標志。資格認證可分為兩種，一種是職業準入的資格，另一種是職業崗位準入的資格。通過這兩種準入的管理，不合格的檔案管理人員在最初就可以被篩選出來，從而減少了全員化檔案在職教育培訓的壓力。國家檔案局應該對檔案管理工作進行徹底的探究，確立一個最低的檔案管理準入門檻，找到統一的標準，并可將這種標準納入檔案的立法范疇，做好法律保障。此外，可在國家檔案館或者各級行政機關實行崗位從業資格認證，查看其運行缺點和可行性，最后再向社會推廣。

2.考核獎勵制度

建立全員化檔案在職教育培訓機制，就要做好考核和獎勵，將單位的利益與個人的利益相掛鉤，考核通過的應當適當給予獎勵，不通過的人員也要制定相應的懲罰，但是不可過于嚴厲，以免讓員工產生逆反心理。用這兩種手段讓檔案管理人員從外部感到壓力，迫使他們不得不學。

五、結語

我國的檔案管理，到現在只是一個開始，將來還有更長的路需要走，在這段路中我們還是要繼續探索，找到檔案管理更加高效的方法，全員化檔案在職教育培訓是檔案管理所要走的必經之路，也是緩解我國檔案管理壓力的一種有效的方法。發現培訓問題，構建全員化檔案在職教育培訓的有效機制，不斷探索我國檔案管理的未來發展。

參考文獻：

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[2]朱玉清.我國檔案在職繼續教育培訓需求實證研究[J].檔案學研究，2015（06）：83-89.

[3]李海英，王海燕.論檔案在職教育培訓評估[J].檔案學通訊，2005（05）：32-35.

責任編輯：楊國棟