如何強化科技檔案管理及利用

黃四萍

（南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司 廣西南寧 530000）

如何強化科技檔案管理及利用

黃四萍

（南寧軌道交通集團有限責任公司運營分公司 廣西南寧 530000）

交通運輸部門是我國的重要部門之一，隨著時代的發展，我國越來越重視對交通運輸設施的建設，尤其是軌道交通的建設，愈加成為了民眾所關注的焦點，與此同時，我國對交通運輸設施建設的投資也有所增加。軌道交通的科技檔案與開展建設、施工等活動密切相關，合理地運用軌道交通科技檔案，可以有效保證軌道交通設施的正常運行。本文就通過研究強化科技檔案管理及利用的措施，目的在于使科技檔案在軌道交通設施的建設中發揮出更大的作用。

強化；科技檔案；管理；利用

1 前言

科技檔案是公司資源中重要的組成部分，軌道公司只有加強對科技檔案價值的開發與利用，才能使其創造出更大的價值。軌道公司的科技檔案大多記載的是有關建設與施工的真實情況，通過對其管理及利用，公司可以改正不足并總結經驗，以優化科技檔案中的數據，使其成為公司發展的重要參考，為交通運輸企業的建設與發展作出貢獻。

2 科技檔案的概述與分類

科技檔案就是公司在開展生產、運營與管理等活動的過程中，形成了相應的圖表、文件、材料、照片、數據、視頻等科技檔案的文件材料。科技檔案的主要類別，如表1所示。

3 加強科技檔案管理的必要性

3.1 科技檔案反映了軌道公司真實的情況

科技檔案反映了軌道公司發展與建設等活動的相關情況，是軌道公司運營情況、發展變遷的真實記錄，科技檔案中包括了公司管理者的經驗、發展情況及發展方向等，是所有公司員工的努力成果?？萍紮n案還能夠為軌道公司的人員在管理、研究、制定公司制度與管理公司等方面提供支持與保障。

表1 科技檔案主要類別

3.2 科技檔案可以保障軌道公司合法權益

科技檔案可以有效地保障軌道公司的合法權益，避免公司與個人之間的利益與產權產生糾紛，同時還可以全面維護軌道公司相關的知識產權。科技檔案從整體上記述了公司發展、開展創新活動的環節與過程，是公司有效的法律憑證；當產生產權糾紛問題時，科技檔案就能發揮至關重要的作用。

3.3 科技檔案是軌道公司珍貴的信息資源

在軌道公司發展轉型、設備維修、軌道工程改擴建的過程中，科技檔案能為公司員工提供相應的檔案材料，從而幫助公司員工提升工作質量與效率，為公司增加利益。同時，科技檔案還可以推動軌道公司的發展，為公司的創新方案、新產品開發及競爭力的發展提供大力支持。

4 強化科技檔案管理及利用的有效途徑

4.1 提高軌道公司員工綜合素質

軌道公司對員工的管理方面，公司應該定期對員工開展專業知識的培訓，提升公司人員的管理技能，從而提升公司員工的綜合素質，以保障檔案管理的順利開展；同時軌道公司管理者也應該善于發現每個員工的優點，招賢納士，以擴充科技檔案管理隊伍。

科技檔案管理人員需要掌握相關的管理方法與技術，熟悉歸檔檔案相應的操作步驟，同時也應該熟練掌握專業的管理知識，了解軌道公司的發展特點，根據這些特點制定相應的管理策略。比如軌道公司，公司的檔案管理人員應先熟悉有關軌道工程的建設、設備、施工過程、施工技術、安全措施等專業知識，再借助計算機平臺，創建高效、智能的管理制度以及檢索模式，同時擴大對科技檔案管理與建設的投資力度。檔案管理人員應借助多種方式全方位地學習計算機的使用，以提高檔案的現代化管理水平與質量，還須學習相關軟件的使用，如繪圖軟件、OA系統、表格制作軟件等，以便更好地管理與規范科技檔案，從而發揮其自身的實用價值[1]。

4.2 合理使用科技檔案，加強保密工作

軌道公司的科技檔案記錄的是所有相關人士的想法、經驗及成就，為后面的開發與研究提供了有效的保障，同時對提升工程質量與水平也有重要的作用。因此，對科技檔案的有效利用與開發，是保證科技檔案管理工作順利進行的前提。在實際的工作中，軌道公司應注重公司人員對檔案利用的反饋信息，并及時進行評估，以分析與研究如何高校利用檔案的內容與特點，通過采用現有檔案進行光盤刻錄備份、歷史檔案進行歸檔掃描、開發利用檔案信息管理系統等方式，在保證檔案安全的情況下，有效推動檔案信息資源的共享，進一步提升檔案的使用率。

檔案的管理與使用有時會涉及到國家相關的保密規章制度，因此，在軌道公司開展檔案管理的過程中，應正確處理好使用與保密之間的關系，不能使檔案在被使用與管理的過程中面臨不安全的因素。對此，軌道公司應當加大對相關法律法規的宣傳，其中應該涉及到我國的檔案法以及保密法，使員工有一定的法律意識，嚴格執行保密原則，同時不能影響對檔案正常的使用與查詢。

檔案管理人員需要掌握軌道公司相關的管理規劃及工作情況等，以根據這些具體情況對檔案進行規劃與管理，并遵循相關的建設活動與科研活動，為軌道公司管理者提供完善的檔案服務。在網絡信息發達的今天，檔案管理者還應關注信息安全與網絡安全，從而制定完善的安全措施以預防檔案信息在網絡上的泄露，所以適當增加保密措施及安全措施可以使軌道公司信息獲得安全保障。

4.3 完善科技檔案管理制度的規范化

軌道公司管理者應增強檔案管理者依法管理檔案的意識，制定科技檔案管理制度，規范工作人員的行為，最終形成完善的科技檔案管理體系，使檔案的管理工作可以順利開展。

（1）完善科技檔案的管理制度，可以根據我國《檔案法》中的相關規定，制定相應的管理制度，比如《公司科技檔案管理制度》、《公司科技檔案保密制度》、《檔案人員責任制度》等，這些制度中對科技檔案資源的歸納、整理、管理、使用、借閱、保密等方面都有詳細的規定，使檔案管理者明確管理工作的具體權利與義務；軌道公司須嚴格督促其執行相關規定，讓檔案管理者有安全意識與嚴謹的工作態度，并對檔案的完整性負責。

（2）軌道公司還應當實踐對科技檔案的統計工作，以方便工作人員進行清點與核對；同時還須創建相應的查詢、借閱、使用檔案的數據登記表，每次查詢、借閱檔案時工作人員應進行登記，以保證檔案不會遺失。

（3）軌道公司應規范檔案管理制度，制定出有效的科技檔案分類綱要、整理規范、保管期限等制度，使檔案管理工作的開展能夠井井有條[2]。

4.4 發掘科技檔案使用效果，提升實用價值

軌道公司在加強對科技檔案基礎管理工作的前提下，還應研究如何更高效地使用科技檔案。許多公司在最初階段，部門與部門之間的材料都是相互傳閱，不需要借閱檔案，因此其科技檔案的使用率都不高，同時，管理制度的創新與制定不是短時間內可以完成的。所以公司往往會忽略了對科技檔案的使用，不對其進行更新與整理，這樣所產生的后果是很嚴重的。對此，科技檔案管理人員在歸檔完成后，不應對其置之不理，而是應該根據檔案歸檔時期的長短，對歸檔時間不長的檔案積極主動去聯系構成該檔案的相關人員，再通過具體的建設內容，使用創新方式整理檔案，并發掘其核心。

軌道公司的專業人士還應從專業角度出發，對檔案的編排提出參考意見，使檔案的編排更加準確、客觀；此外，這些環節還可以被引用至科技檔案在今后的編排工作中，進而使檔案能夠被靈活地運用，也能使今后對科技檔案的管理效率與使用效果更為突出[3]。

4.5 增強軌道公司科技檔案的利用價值

4.5.1 標準、合理地利用科技檔案

提升軌道公司科技檔案的利用效率，發揮其信息資源共享的優點，是增強科技檔案利用價值的途徑之一。目前軌道公司的檔案工作情況，不僅在檔案建設方面做到了有憑有據，還在檔案利用的各個步驟中都遵照《中華人民共和國檔案法》的要求來執行。比如：從工程確定、開始施工至工程完工、投入運行，科技檔案的管理人員對施工期間生成的工程文件與材料進行跟蹤與管理，并加強了與工程相關人員的聯系，具體了解了工程完工時間，這樣才能加快科技檔案的歸檔進度，擴大文件與資料的收集范圍，將來自于個人及相關單位的科技檔案文件與資料收集起來并妥善保管，以便于對科技檔案更好的利用。

4.5.2 制定嚴密的借閱制度

盡量減短借閱期限，以保證科技檔案的完整程度。軌道公司的科技檔案能夠為其生產與建設提供服務，因此其利用價值很高，對此公司就要有嚴密的借閱制度，減短借閱時間，保證被借閱的科技檔案能夠按時歸檔。一般借閱時間最長不能超過一個月，并需要制定相關的超期續借制度，有助于科技檔案被廣泛的使用。

4.5.3 加強科技檔案的編研

對科技檔案進行編研，要遵循“真實、廣泛、適用”的原則，就是深度、廣泛、系統地利用科技檔案的信息資源，將其轉變為生產力的過程與途徑。根據要求將復雜分散的科技檔案進行整理與組合，并經過整理與加工編研成冊，以便于利用者能夠有效利用檔案，最終提升科技檔案的利用價值[4]。

5 結束語

綜上所述，軌道公司科技檔案的實用價值，凸顯了其對公司管理的重要性。軌道公司必須開展對科技檔案的管理工作，制定相關的管理制度，并提高公司員工的綜合素質，開展管理檔案的培訓，并尋找優秀人才，維護科技檔案的相關權益，加強保密工作，利用科學合理的辦法對科技檔案實施管理，最終凸顯出科技檔案的實用性與可管理性。只有這樣，科技檔案才能更好地幫助軌道公司管理者進行管理并頒布決策，為生產的實踐、管理的優化提供更多保障，同時實施創新管理，深化編排制度，進一步推動軌道公司長遠的發展。

[1]邱惠娟.網絡化安全檔案管理及資源共享[J].科技風，2014（20）：21.

[2]王莉.淺談大數據時代科技檔案融合發展創新之路[J].山西檔案，2016（01）：82～84.

[3]吳品才.論科技檔案開放利用的特殊性[J].檔案學通訊，2014（01）：65～67.

[4]王文元.試論科技檔案的管理與應用[J].城建檔案，2015（12）.

G275.3

A

1004-7344（2016）26-0031-02

2016-8-3

黃四萍（1981-），女，助理工程師，大專，主要從事檔案管理方面工作。