基建工程檔案的信息化管理分析

弄靜

（廣西電網有限責任公司賀州供電局 廣西賀州 542899）

基建工程檔案的信息化管理分析

弄靜

（廣西電網有限責任公司賀州供電局 廣西賀州 542899）

本文從概述基建工程檔案的信息化管理出發，探討了基建工程檔案的信息化管理中存在的問題，包括工作人員對于基建工程檔案的信息化管理的重要性認識不足、管理人員素質不高、傳統的基建工程檔案管理模式根深蒂固等，最后指出提升基建工程檔案的信息化管理質量的具體對策，包括強化檔案管理意識、完善基建工程檔案的信息化管理體制以及強化基建工程檔案的收集工作等，以期為相關的理論研究和具體的實踐工作提供一定的借鑒。

基建工程；檔案；信息化管理

1 基建工程檔案的信息化管理概述

1.1 基建工程檔案的含義

基建工程檔案主要是指建設工程項目中從醞釀到立項，再到施工和最終竣工的整個過程中所直接形成的文件材料，包括工程項目前期的各類文件以及勘察測繪文件、設備文件和竣工驗收文件等。檔案管理人員必須加以整理立卷，將這些載有具有保存價值的文字以及圖紙、圖像和聲像等元素進行整合保存。

圖1 基建工程檔案管理

1.2 基建工程檔案的信息化管理的重要性

（1）基建工程檔案是單位檔案的重要組成部分之一，能夠對建設項目管理工作的真實過程進行充分的反映，為施工單位的事業發展提供有力的條件和依據。建設單位致力于發展的基礎工作中就包含基建工程的建設工作。基建工程檔案的信息化管理人員需要對基建工程建設中收集和整理的檔案材料進行有規律的整合和保存，爭取形成齊全、完整、準確和成體系的基建工程檔案的信息化管理制度?；üこ虣n案的信息化管理能夠顯著提升建設單位的發展水平，增強其可持續發展能力，促進單位整體檔案管理工作的合理化、規范化以及科學化。

（2）因為基建工程需要在同一個計劃任務書的指導下進行總體設計規劃的執行工作，所以一個項目可能由一個或者幾個單項的工程組成，在經濟方面實行統一核算的方式，而在行政方面，則以相對獨立的組織形式的基礎設施和建筑物呈現?；üこ虣n案因為受到基建工程相關特點的影響，具有技術含量高、系統成套性強以及原始記錄性強的特點，需要較高的整體性和準確性。基建工程檔案能夠為基建工程中的各個階段的決策以及文件編報工作提供相當的依據和憑證，為竣工以及投入使用之后的后續工作提供檔案記錄支持，是建設單位賴以維權的重要依據?；üこ虣n案的信息化管理人員以基建工程檔文件材料的形成規律為主要依據，對相關的基建檔案開展收集、分類、整理以及鑒定和保存工作，并且在后續使用中實行統一管理原則，爭取能夠為工程項目的實施提供高質量的檔案利用服務。

比如，在進行相關的工程項目籌建過程中，需要進行項目可行性研究報告書的編寫，還需要將建議書上報，利用書面的形式將項目中涉及到的選址、土地規劃等工作得以展現。這些工作都需要在對過去和當今大量的檔案資料進行充分的查閱和細致的研究的基礎上才能夠完成，為工作的開展提供申報以及材料編寫的科學依據。而在工程的竣工驗收階段，所需要的工程檔案更多更完整，其中的各種文字、圖像和聲像材料成為基建工程質量驗收的必備依據。所以，為了保證基建工程的順利開展，必須做好基建工程檔案的信息化管理工作。

（3）基建工程檔案能夠對工程建設的全過程進行真實的記錄，對基建工程項目管理過程以及工程的實體進行反映?；üこ虣n案有著比工程實體更為久遠的壽命，在工程項目后續的維修和管理、改擴建過程中，起著重要的依據支撐作用。比如，建設部門需要進行工程管線具體位置的獲取，進行相關工程竣工圖紙檔案的查找即可獲取想要的信息，為后續的工作提供快速、優質的服務。基建工程檔案能夠真切的反映工程的質量，將其納入到整個建設單位的工程質量管理體系中去，能夠為施工人員的生命財產安全提供相當的保障。在工程建設中逐漸形成和積累的基建工程檔案的質量的好壞能夠對工程項目的質量產生相當的控制作用。工程建設項目人員能夠以基建工程檔案規范工程管理中的技術手段和程序為依據，進行工程事故原因的分析，提出科學的改進方法，切實利用基建工程檔案質量管理提升工程項目質量。

2 基建工程檔案的信息化管理中存在的問題

2.1 工作人員對于基建工程檔案的信息化管理的重要性認識不足

基建工程工期較長，涉及到的領域和參建單位眾多，有著專業性較強、范圍較廣的特點。在這種背景下，基建工程檔案資料也有著內容龐雜、范圍廣泛的特性。但是從我國目前的基建工程檔案的信息化管理實踐來看，仍然存在部分的基建工程建設單位沒有引起足夠的重視，輕視工程檔案的收集和整理、歸檔工作，沒有做好檔案的歸檔工作和工程建設工作協調配合，產生基建工程檔案滯后的現象，對工程各個方面中利用檔案資料的活動提供不了準確可靠的依據。工程項目管理中，分散、損壞以及丟失的文件資料會影響基建工程項目的資金和技術管理，對單位經濟和檔案管理工作的持續發展帶來不小的阻礙。

2.2 基建工程檔案的信息化管理人員素質不高

基建工程檔案的信息化管理人員的素質是影響基建工程檔案的信息化管理質量的重要因素。工作人員除了要擁有較高的檔案意識，還應該具備相當程度的檔案管理專業技術。從我國目前基建工程檔案的信息化管理實踐來看，受制于學習宣傳的力度不強以及基建工程隊伍的流動性大等缺陷，檔案資料的管理工作出現了嚴重的脫節現象，容易引發檔案資料流向不清等問題。與此同時，工程各參加部門之間缺乏溝通和交流，責任到人問題也無法得到落實?；üこ虣n案的信息化管理是一項專業要求較高的工作，如果相關的工作人員不具專業技術知識，不了解檔案管理操作流程，不具備檔案管理的實際操作能力，就會導致基建工程檔案收集整理不及時、不規范的現象。從目前的基建工程檔案的信息化管理實踐來看，工作人員對基建工程檔案的信息化管理的新要求的適應程度尚不完全令人滿意。

2.3 傳統的基建工程檔案管理模式根深蒂固

在傳統的基建工程檔案管理模式中，不具備規范標準的管理方法，相關的規章制度也不夠健全，操作流程也不合理科學。在工程參建單位眾多的背景下，檔案工作標準得不到完全的統一，出現格式以及內容方面的不同，為檔案部門的管理帶來不小的難度。基建工程檔案管理工作程序沒有得到一定的規范，監督以及檢查和指導功能不完善甚至不具備，沒有充分考慮到當前的改革形勢，也沒有做好現代管理理念和方法的學習。

3 提升基建工程檔案的信息化管理質量的具體對策

3.1 強化檔案管理意識

基建工程檔案的信息化管理正在沿著社會化、信息化以及市場化的軌道發展。對相關的法律法規和標準規定進行積極的宣傳，使工作人員對基建工程檔案的重要性進行充分的理解和重視，提升基建工程檔案管理質量和水平。貫徹以人為本的科學發展觀，積極主動向現代科學檔案管理理念靠攏，提升檔案人員工作積極性和責任感。只有這樣，才能夠逐步提升檔案工作的地位，促使廣大利用者對基建工程檔案工作的重要性進行更為清晰的認識。

3.2 完善基建工程檔案的信息化管理體制

以基建工程項目的特點和基建檔案的管理要求為主要依據，各參建部門需要進行相應的檔案機構的設立，做好專兼職檔案人員的配備工作，將各個工作人員的管理職責進行明確，逐步形成科學合理的基建檔案管理網絡體系，深化職能發揮，做好基建工程檔案的信息化管理人員之間的溝通和交流工作。以基建工程檔案的現代化信息化管理模式為依據，將各項制度在基建工程的各個部門以及人員工作中得以落實，為基建工程檔案資料的收集和整理、歸檔提供安全保障。

3.3 強化基建工程檔案的收集工作

基建工程檔案的收集是基建工程檔案的信息化管理的起點，會對其他階段的工作產生影響。因此，進行基建檔案收集范圍和歸檔質量、歸檔時間等標準的制定，針對工程中的關鍵階段做好收集工作，開展全方位的跟蹤式檔案服務，對工作方法和態度進行全面的改進和優化，對基建工程檔案管理工作中的規定和措施進行全方位的貫徹，積極采用業主負責制、監理監督制等先進的管理制度，為檔案收集工作帶來便利。

3.4 做好基建工程檔案的信息化管理與工程建設的協調配合工作

在建設項目立項時，檔案管理工作就要開始開展，進行基建文件的收集、立卷和審核工作，在竣工驗收期間，重點做好項目文件的整理、歸檔和驗收工作。基建工程檔案的信息化管理人員需要在工程建設前期就做好基建工程檔案質量的控制工作，以工程合同制、監理制等約束機制為主要依托，對歸檔時間、驗收質量以及材料數量等問題進行明確，保障基建工程檔案的信息化管理的順利進行。

4 總結

在人們對于基建工程數量以及質量、安全性的需求日益膨脹的背景下，為了實現基建工程質量以及性能的提升，延長建筑工程使用壽命，為人民群眾生命財產安全帶來堅實的保障，針對基建工程檔案的信息化管理問題開展更為深入的研究，具有重要的現實意義和價值。

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[2]沈文萍.基建工程檔案管理的思路和方法研究[J].科技資訊，2011（26）：150～151.

[3]付軼溥.淺議基建工程檔案電子文件歸檔管理[J].現代商業，2013（11）：89.

F284

A

1004-7344（2016）26-0003-02

2016-9-1

弄靜（1986-），女，漢族，廣西玉林人，助理工程師，本科，主要從事基建工程檔案管理工作。