如何做好藝術檔案管理工作

黃璐璐

【摘 要】提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。

【關鍵詞】藝術檔案；管理；思考

中圖分類號：G275 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2016）08-0247-01

對檔案工作要有高度的認識，要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。不斷提高自己的專業素質和綜合素質，善于交流，接受新信息，達到資源共享。

一、提高對藝術檔案的思想認識

藝術檔案工作，主管領導應十分重視，加強檔案法制教育，建立規范的規章制度，配有專職檔案人員，制定藝術檔案管理辦法和規定，開展藝術檔案的收集、整理工作，實行藝術檔案的集中統一管理，積極為本單位藝術生產服務，積極創造條件實現藝術檔案管理現代化，以保證日后的檔案質量。同時，還要清楚認識到現代化的管理是信息時代對檔案工作的要求，不應該也不可能逃避、退縮，只有克服畏難情緒，才能夠適應高速發展的社會需求。

二、加強檔案統一管理的標準化、規范化

只有文件管理標準化、規范化，檔案管理才能夠繼承其結果，順利展開。如果文件管理無章可循，混亂不堪，將直接導致檔案管理各環節陷入忙亂無序狀態，影響整個綜合管理系統整體功能的發揮。因此，強化文件管理的標準化、規范化，嚴格規范解釋文件內部特征和外部特征信息的各項數據，為推行現代化管理服務。社會的進步、時代的發展，科學技術成果的日新月異，無時不鞭策和鼓勵整個檔案工作全面推進改革。文化館藝術檔案工作如何在這一歷史發展階段中注重自身的特色，并及早融入現代管理之中，既需要社會的關注、領導的重視、上級業務部門的指導，又需要具體從事本行業工作的同志加強學習，提高素質，以高度的敬業精神和腳踏實地的工作作風做好本職工作。

三、對藝術檔案管理工作的思考

藝術檔案是從搜集工作開始的，搜集是做好藝術檔案工作的基礎和前提。群眾文化工作五花八門，千姿百態，源遠流長，要把不同載體的檔案材料搜集齊全，的確不是一件容易的事情。在日常工作中，檔案員搜集材料可分直接搜集和間接搜集兩種方式，直接搜集就是檔案員在活動中親自搜集材料；間接搜集就是他人搜集的材料，在活動結束后一定時間內交到檔案室。由于人們的檔案意識還比較淡薄，靠間接搜集往往搜集不全，或是搜集了不及時交給檔案室，時間長了出現丟失現象；或是為了自用方便，根本不交；或是責任心不強，搜集一點應付了事；或是干脆沒有認識，沒有行動。以上無論哪種情況，都不利于藝術檔案的正常建設，難免揀一漏十，顧此失彼，使搜集工作極為困難，所以，對檔案的搜集工作，建立嚴格的制度和科學的網絡是非常必要的。

藝術檔案搜集材料的范圍很廣，僅就匯演或各種比賽活動來說，要搜集的材料包括：各代表隊情況，演職人員情況，演出節目單，創編節目，獲獎情況以及各類照片、音響、文書資料等等。在這些材料中，誰負責哪部分材料的搜集，于活動前要有明確分工，不用檔案員盲目地到處搜集。對這些項目有明確分工，誰分工抓哪項工作，誰就是這部分材料的負責搜集人。工作結束后，材料很快集中到部主任手里，進行審閱、撿索、小結，然后將應存材料直接交給檔案員，整理存檔。以此類推，館內各部都這樣做，從而體現搜集工作的及時性、完整性和可靠性。

事實上，即使上述環節都能做到，某些活動的最原始材料還是無法保證全部歸檔。為了避免出現這種情況，建立相應的規章制度，明確各自職責范圍，采取相應的強制措施，是使其有效運行的關鍵所在。為了避免各環節的負責人和檔案員相互依賴，可以把檔案材料的完整搜集、歸檔作為一項內容列入業務考核和年終評比，實行獎罰辦法。這樣，檔案員就會積極催促交接藝術材料，各部負責人也會積極主動地與檔案員聯系。各部負責人，有權定期查閱材料是否齊全、完整，并作為對檔案員獎懲的依據，而檔案員也可以根據各部檔案搜集的情況對各部負責人提出獎懲的依據。

最后，建立檔案領導小組是實施檔案搜集網絡體系有效運行的組織保證。業務領導、辦公室或檔案室主任、檔案員組成檔案工作領導小組，積極監督、檢查檔案工作的各方面情況。這樣，檔案搜集網絡就有了一個動力系統，以啟動整個網絡并正常運行。

以上所談，是筆者的一些體會。文化藝術檔案管理還需要一套成型的理論體系來指導，因此，檔案員的開拓意識將成為這項事業前進的動力和基礎。

參考文獻：

[1]郝曉瑞.談檔案管理[J].山西檔案，2006（S1）.

[2]陳巖.淺談檔案管理的發展趨勢——檔案管理的信息化[J].價值工程，2012，31（4）.