淺議人事檔案管理中存在的問題及建議

趙閩麗

摘要：人事檔案的管理不僅僅是對人事檔案進行保存，還有相關數據的整理、統計和提供可利用的整個活動。目前，我國在人事檔案管理方面還存在著一些問題，需要不斷完善。本文主要對人事檔案管理中存在的問題進行簡單的分析，然后對檔案的管理提出合理化的建議。

關鍵詞：人事檔案 檔案管理 館員素質

目前，人才是社會發展的最佳助力，只有加強對人才的開發和利用，才能做到人盡其才，在社會的各個領域發揮自己的職責。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。但是，雖然已經加強了對人才的重視程度，但是，對人事檔案的管理意識還不夠重視，尤其是在人事檔案的管理上存在著一些弊端和問題，如果這些問題沒有得到很好的解決，就會導致人才發掘與人才利用上不能健康全面的發展。要想保證社會的人才可以得到最好的應用，首先就要正視人事檔案的管理問題。

一、目前，我國在人事檔案管理中存在的問題

1.入檔材料不全

由于人們對于人事檔案的不重視，覺得自己記錄在冊的履歷與每年的考核等相關信息并不是非常重要，能省則省；有的人在進行表格填寫的時候，也沒有按照要求正確填寫，很多項目能簡則間，有的人還認為這涉及到了個人隱私的問題，在一些非常關鍵的材料填寫上，甚至連自己的家庭成員和社會關系都不填，有的直接在這一欄上填上的是無，讓人無跡可尋；還有人沒有將自己的學歷、培訓資格、職稱證書等材料放入自己的檔案中，而單位也沒有起到督促的作用，沒有及時把需要歸檔的材料整理收集送到檔案管理部門，使這些證件放在個人手中，有的就會導致材料不全甚至有丟失的現象，這樣到退休時沒有辦法按照正確年限計算工齡，對個人也會造成非常大的損失。例如，在某地的人事檔案管理部門在對手中的人事檔案進行微機管理登記時發現，大多數人的材料都不全面，很多人的年度考核表都有一定年限的缺失，檔案管理人員沒有辦法全面、正確的對所有的人員信息進行管理，在以后的查詢中也會存在著問題。

2.人事檔案內容失真

還有的人在進行檔案填寫時，忽略了檔案的真實性，在人事檔案的材料中沒有按照真實的情況如實填寫。例如，出生年月有的按照公歷有的按照農歷隨便填寫，甚至有的還出現了隨意篡改的情況，沒有按照身份證上的信息認真對待，影響了檔案質量；還有的人員在進行工作年限填寫時，每一次填寫的工作時間都不相同，因為自己的工作年限與自己的工作經歷和工齡有關，所以，很多人把自己的工作年限延長，甚至把幾個工作經歷捏在了一塊，這樣就會導致有關部門沒有辦法對該人的實際工作能力和工齡進行判斷，如果出現問題，則需要相關部門化更多的人力、財力去調查真正的情況，對相關部門不負責任，同時也帶來了非常大的不便。

3.單位檔案館員專業素質不高

由于傳統單位對檔案管理不重視，很多檔案管理人員都不是正規的檔案專業畢業，專業素質不高，對于如何正確、規范的整理和歸納檔案不是特別清晰；并且，對于檔案的重視程度不高，一些需要歸個人檔案的材料不及時整理歸檔，還有的人因為工齡或者是其他原因，對檔案進行更改、涂抹，這樣對其他部門的正常工作帶來影響。檔案員工對于檔案的管理疏忽，不利于人事檔案的健康發展。

4.缺乏對人事檔案的重視

一直以來，很多單位認為人事檔案只是對材料的一個整理和保存，沒有特別大的意義和貢獻，還有檔案人員的不專業，沒有通過檔案提出對社會發展有益的數據來，檔案管理一直得不到領導的重視。這樣就不會加大對檔案管理方面的投入，人員與制度都不完善，只是被動應付的狀態，起不到人事檔案的關鍵作用。

二、優化人事檔案管理的建議

1.提高人事檔案管理人員素質

在現今社會中，檔案管理對社會的發展起到非常重要的作用，尤其是信息社會中，人事檔案能夠提供非常寶貴的信息資源，是社會的無形資產，檔案管理是一項非常重要的、有意義的工作。由于檔案管理是一項非常特殊的工作，社會上并沒有加強對檔案管理的重視程度，很多單位也沒有獨立的崗位來進行人事檔案的管理工作。在這種情況之下，為了能夠讓人事檔案管理走上正規化道路，必須要培養一批批有較強業務能力，同時還有高原則、高素質的檔案管理人才，對檔案進行認證把關，鑒別材料的真偽，保證材料的完整性，認真嚴肅的處理好每一分人事檔案，保證期有效性。同時，人事檔案的管理人員也要不斷進行檔案數據方面的分析，給領導提供重要的人事方面的數據，尤其是在領導在進行用人、選拔的時候，能夠用數據說話起到參謀的作用，為人才的建設搭起一道堅實的橋梁，同時也是對自己工作效果的檢驗，讓領導可以關注到檔案管理的重要性。領導也需要加強對檔案管理的重視，為檔案管理人員提供更多的幫助和良好的工作環境，并且幫助他們建立科學有效的檔案管理方法，使檔案管理人員可以更加有干勁。隨著社會的變革，在人事檔案管理方面也要有所突破和變化，根據社會的要求和信息的發展，找到現在的檔案管理的局限性，打破常規，使檔案管理工作更加高效、規范。

2.加強對人事檔案管理的宏觀控制與業務指導

由于每個單位對于人事檔案的管理上都有不同的模式，所以，在管理的要求和管理方式上都有很大的區別，并沒有統一的制度進行約束，對于檔案管理的效果也是參差不齊，沒有統一的標準。所以，必須要加強對檔案管理的規范化與法制化，利用宏觀調控加強對檔案管理的業務指導，達到國家統一的人事管理制度，這樣對檔案管理實行強制化的管理，達到相同的管理標準，幫助認識檔案管理水平和人事檔案管理質量有質的飛躍。

3.運用先進的管理辦法

目前，我國在人事檔案管理中，還存在著管理人員專業素質能力不高、管理資金投入不到位、管理制度不完善、管理意識薄弱等方面的問題，這些問題如果不能改變，那么人事檔案的管理問題會始終存在。所以，必須要加強對認識檔案管理的科學化、現代化進程，培養合格的檔案管理人員，加強對檔案管理方面的資金投入，引進先進的管理設備，依靠現代的信息管理手段建立檔案管理數據庫，把陳舊的管理設備進行升級改造，運用新的管理模式，提升對檔案管理的水平，改善管理過程中的不足之處，為我國的現代化建設提供有利的數據支持。

4.開展對人事檔案正確使用的宣傳

人事檔案涉及到個人的隱私問題，所以，必須要加強對人事檔案的保密性管理，并且制定有效的管理制度，對檔案的借閱、提取等都要有嚴格的管理。并且，還要加強單位及個人對檔案的重視，嚴謹出現涂抹勾畫的情況，實事求是的進行檔案填寫，不丟項拉項，自覺遵守人事檔案的填寫規則，保證檔案的真實性、有效性。

在今后的工作中應按照人事檔案的管理條例，積極致力于建立干部人事檔案工作長效機制，完善干部人事檔案材料收集，強化人事檔案日常動態管理，加快信息化進程，使干部人事檔案管理工作再上新水平，再登新臺階。

參考文獻：

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