大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理提升策略

李麗

摘要：文章介紹了大數(shù)據(jù)的概念及其特征，結(jié)合高校檔案工作特點(diǎn)，分析了大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，并從完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、夯實(shí)工作基礎(chǔ)、加強(qiáng)人才培訓(xùn)等方面提出了應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 云計(jì)算 檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化、信息化手段突飛猛進(jìn)。近年來(lái)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的運(yùn)用和飛速發(fā)展，全方位改變了人們的生產(chǎn)和生活方式。

一、大數(shù)據(jù)及其特點(diǎn)

2015年8月，國(guó)務(wù)院印發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》，指出“大數(shù)據(jù)是以容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價(jià)值高為主要特征的數(shù)據(jù)集合”。文件從戰(zhàn)略全局高度，明確了頂層設(shè)計(jì)，是指導(dǎo)我國(guó)未來(lái)大數(shù)據(jù)發(fā)展的綱領(lǐng)性文件。

按照麥肯錫全球研究所的定義，大數(shù)據(jù)是在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析等方面大大超出了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具處理能力范圍的數(shù)據(jù)集合，是以體量巨大（Volume）、類型繁多（Variety）、存取速度快（Velocity）、價(jià)值密度低（Value）為基本特征的數(shù)據(jù)集。根據(jù)大數(shù)據(jù)的概念界定及其“4V”特征，大數(shù)據(jù)并不直接或者完全意味著大價(jià)值，其應(yīng)用本質(zhì)是披沙瀝金，關(guān)鍵是數(shù)據(jù)的分析、挖掘過(guò)程，以求釋放大數(shù)據(jù)潛在的價(jià)值。

隨著近幾十年來(lái)我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校信息化日益完善。高校檔案具有種類多樣、內(nèi)容廣泛，存儲(chǔ)形式多，資源體量大、數(shù)據(jù)冗余度較高，調(diào)閱頻繁、綜合利用率較高等特點(diǎn)，與大數(shù)據(jù)特征比較吻合。大數(shù)據(jù)的海量信息、多數(shù)據(jù)類型、快速存取、低價(jià)值密度特征為高校檔案信息資源的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析提供了技術(shù)支撐。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的變革。特別是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的快速發(fā)展，檔案管理工作既需要應(yīng)對(duì)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，又面臨嶄新的發(fā)展機(jī)遇，有廣闊的發(fā)展前景。

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全的挑戰(zhàn)。一定程度上說(shuō)，信息技術(shù)是一把雙刃劍。復(fù)雜系統(tǒng)和海量數(shù)據(jù)的存在，網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全、數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也日趨緊迫。從實(shí)踐看，黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)癱瘓層出不窮，數(shù)據(jù)外泄、個(gè)人信息泄露、隱私非法傳播等也時(shí)常發(fā)生。檔案錄入、存儲(chǔ)、復(fù)制的信息化手段越高，安全風(fēng)險(xiǎn)越大，沒(méi)有安全保障的信息化是沒(méi)有存在價(jià)值的，檔案管理工作尤其如此。

（2）檔案處理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化檔案面臨著歸檔難和分類存儲(chǔ)問(wèn)題，尤其是多媒體技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為復(fù)雜的多種檔案信息的混合物，很難明確歸類，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)亟待完善。如電子文本檔案可以圖文批注，可以插入音頻、視頻、圖像等，其歸屬較難區(qū)分。同時(shí)，電子檔案信息與載體分離，既具有可控性，又有可變性特點(diǎn)，數(shù)據(jù)的更改、復(fù)制等很難被察覺(jué)，電子檔案在復(fù)制、傳播過(guò)程中，與傳統(tǒng)檔案相比，原件和復(fù)制件較難區(qū)分，給檔案管理工作增加了難度。

（3）人才缺乏。大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的快速發(fā)展和在檔案管理方面的廣泛應(yīng)用，對(duì)從業(yè)人員提供了更高的要求，檔案管理工作面臨人才緊缺的挑戰(zhàn)。特別是在高等院校中，專業(yè)檔案人員本身就缺乏，從業(yè)者屬于教輔人員，在崗位設(shè)置、職稱評(píng)聘、個(gè)人發(fā)展、待遇薪酬等方面難以與教學(xué)一線相比，本身缺乏吸引力，難以引進(jìn)高素質(zhì)人才。另外，傳統(tǒng)檔案管理者往往信息技術(shù)水平不高，系統(tǒng)軟件、工具軟件不熟練；而掌握信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)方面人才往往不懂檔案，既懂檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才非常缺乏。隨著信息化手段的日新月異，大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理的人才瓶頸將日益突出。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的機(jī)遇

（1）信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)的發(fā)展優(yōu)化提升了檔案的儲(chǔ)存保管手段。數(shù)字化、信息化的檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存、保管方式的根本性變革，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的發(fā)展更是使檔案管理有了質(zhì)的飛躍。電子檔案既能客服傳統(tǒng)檔案保管易受外界環(huán)境影響的弊端，也能減少因檔案反復(fù)查詢、借閱等容易造成的遺失、損壞等隱患，檔案保管的時(shí)效性甚至能無(wú)限期延長(zhǎng)，查詢、借閱、復(fù)制等的成本甚至能忽略。信息化發(fā)展給檔案管理帶來(lái)革命性的變革。

（2）易于查詢、復(fù)制，更能充分發(fā)揮檔案的信息資源功能。檔案是重要的信息資源，這自然已成共識(shí)。隨著信息化手段的運(yùn)用，檔案的重要性不僅體現(xiàn)在提供佐證和相關(guān)資料，促進(jìn)規(guī)范管理和科學(xué)決策，而且隨著檔案信息共享的提升，“死檔案”將變成“活數(shù)據(jù)”，其重要性、使用價(jià)值將獲得極大提高，檔案作為寶貴的信息資源，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

（3）大數(shù)據(jù)與云計(jì)算的應(yīng)用將為檔案管理帶來(lái)革命性的飛躍。孤立的檔案價(jià)值再大，往往只是自身價(jià)值，發(fā)揮的是“點(diǎn)”的效應(yīng)。在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上通過(guò)聯(lián)網(wǎng)共享，“點(diǎn)”聯(lián)接成線，“線”編織成“網(wǎng)”，發(fā)揮的將是“網(wǎng)”的巨大效應(yīng)。特別是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析更加方便，從海量數(shù)據(jù)中去偽存真，去粗存精，發(fā)現(xiàn)蛛絲馬跡，產(chǎn)生一加一大于二的效果，檔案管理和檔案功能將產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，其重要性如何評(píng)價(jià)都不為過(guò)，而且將隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展而逐步顯現(xiàn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理提升策略

地方院校雖然在財(cái)力、基礎(chǔ)設(shè)施等方面有局限，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代，在檔案管理信息化方面一樣能有所作為。

1.高度重視檔案信息化工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高度認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是加強(qiáng)檔案信息化工作的前提。首先從思想上重視檔案信息化工作，認(rèn)識(shí)到檔案信息化是檔案工作的必由之路和發(fā)展趨勢(shì)。真正重視檔案信息化工作才能舍得投入，完善檔案場(chǎng)館、管理系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必需的軟硬件設(shè)備，為檔案信息化提供必要條件。

2.因地制宜，從易到難，夯實(shí)信息化工作基礎(chǔ)

結(jié)合辦學(xué)基礎(chǔ)和學(xué)校實(shí)際，首先做好紙質(zhì)檔案的管理工作，建章立制，完善標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。提高信息化處理率，逐步開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工和信息化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件、照片圖紙、音像資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，然后從校內(nèi)查詢、檢索、共享到網(wǎng)絡(luò)共享和在線利用，為檔案信息化打好基礎(chǔ)。

3.強(qiáng)化人才培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

人才是檔案信息化工作的基礎(chǔ)。通過(guò)人才引進(jìn)和繼續(xù)教育、職業(yè)培訓(xùn)，提高從業(yè)人員信息化水平。營(yíng)造從業(yè)者專業(yè)發(fā)展的良好環(huán)境，既能引進(jìn)人才，又能留住人才。

參考文獻(xiàn)

[1]陳鋒，孫淼洋.大數(shù)據(jù)在高校檔案信息管理中的應(yīng)用研究[J].中國(guó)教育信息化，2015（7）：54-55

[2]楊丹.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理提升措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）：49

[3]康勝利.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作芻議[J].檔案，2015（11）：58-59

[4]湯亞男.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].圖書檔案，2015（12）：167-169

[5]崔潔.大數(shù)據(jù)背景檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇研究[J].科教文匯，2016（2）：187-188