淺談人事檔案管理

王麗

摘要：人事檔案扮演著十分重要的角色。它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。本文從人事檔案管理的社會價值，我國人事檔案管理中存在的主要問題及解決措施幾方面進行了論述。

關鍵詞：人事檔案 管理

人事檔案是記述和反映個人經歷和德才表現，是全面考察了解正確選拔人才的一個重要依據。

根據人事檔案為職工提供身份認定和辦理社會保險；為員工申報職稱；調整工資；根據檔案確定退休年齡；根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、出具與人事檔案有關的證明材料等等。

一、人事檔案管理的社會價值

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值，也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考。因此，要正確認識人事檔案的社會價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用。

二、我國人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是對一個職工的個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據以及解決勞動糾紛的依據。它關系到職工的切身利益。隨著市場經濟的建立和社會的發展，原有的企事業人事檔案管理辦法已經不能滿足社會的發展和新型勞動力市場的需求。

人事檔案管理主要存在的問題主要有以下方面。

1.人事檔案管理重視程度不夠。相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不能給單位創造經濟效益，因此忽視人事檔案管理工作，最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2.人事檔案管理政出多門。現有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉制時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案的多頭管理是傳統“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動的障礙之一，又是影響人事檔案管理質量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在大中專畢業生學籍檔案的管理上，個別部門拘泥于傳統管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權限還存在著一定程度的矛盾沖突。

3.檔案管理手段落后。目前人事檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，僅限于把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。由于反復調用原件，造成紙張發黃變脆、字跡褪色，直接影響到檔案的完整與安全，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

三、關于人事檔案管理的建議

1.重視人事檔案管理工作。單位領導將其納入到議事日程，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.提高人事檔案管理工作水平。首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備。

3.加強人事檔案管理人員隊伍建設。首先選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事人事檔案管理工作，教育培養他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，提高檔案管理的技術水平。檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，為檔案事業建功立業。

4.更新檔案管理設施。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

5.注重人事檔案管理現代化建設。對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時，可以利用計算機網絡技術進行人事檔案管理創新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現有效共享。

總之，人事檔案管理工作要從制度上更新，還要從觀念上更新，積極采取有效措施，探索檔案現代管理模式，走出目前人事檔案所存在的困境，做到與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務。

四、加強人事檔案工作的主要措施

嚴肅檔案管理。人事檔案管理要以制度化、規范化為基礎，提高檔案的內在質量，為人事工作提供準確、真實可靠的數據。

改善人事檔案管理設施，提高檔案管理人員素質。現階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護還是開展檔案業務工作，對所需的設施都提出了更高的要求。現代化的設備和技術手段是實現人事檔案管理現代化的物質基礎。

人事檔案管理部門要積極爭取領導支持，改善檔案管理設施和設備。首先是要建立堅固的防火、防潮專用庫房，庫房內配置鐵質的檔案柜、空調機、去濕機、滅火器等設備，定期對庫房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設施和安全措施進行檢查。其次是根據單位資金實力，合理配置計算機、復印機、掃描儀、數碼相機等現代化設備。這些現代化設備的使用，尤其是人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，為領導決策工作開展提供及時、準確、詳細的人員信息。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要從業人員具有較高的政治素質和業務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質，加強業務培訓，系統地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。人事檔案可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。是組織、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策。它在個人辦理相關手續時，比如報考公務員、工資提升、職稱評定以及退休、辦理養老保險、辦理出國手續等，都是最原始的依據。根據目前我國有關規定，只有將人事關系及檔案交給各級政府人事行政部門或人才流動管理機構保存的人員，才能享受應有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升等。因此，對于我們每一個人來說，都十分重要，我們一定要重視它。