新時期人事檔案管理淺談

陶俊秀

隨著我國政治和經濟體制改革的推進，尤其是人事制度改革的深化，傳統的人事檔案管理工作已經很難適應新時期的客觀要求，新時期人事檔案管理也要更新觀念、與時俱進，開拓創新，將自身資源優勢轉化為人才優勢，促進和推動市場經濟不斷發展。

一、當前人事檔案管理工作中存在的不足

1.人事檔案的內容缺乏真實性和實用性。人事檔案中的材料如“三齡一歷”等，一般都是由本人填寫的，由于缺乏嚴格的鑒定審查，個別人事檔案不實不準，給組織人事工作帶來了很多麻煩。有些基層單位檔案意識淡薄，檔案材料收集不齊，不能及時補充，導致部分檔案材料內容不完整，不能跟上個人經歷的變化，給工作帶來諸多不便。現存檔案存放內容十幾年不變，千人一面，無法反映一個人具體的能力、素質及信用等，而這些恰恰是用人單位最需要了解的。

2.檔案管理分散多頭。一是保管分散。人事檔案有的保存在當前的用人單位，有的保存在過去的單位，還有的保存在人才交流中心，甚至保存在私人手中，使得一個單位的人事檔案處于一種分散狀態。二是隸屬混亂。參加主管人事檔案的有組織部門、人事部門、勞動部門等，甚至一些無權保存或管理人事檔案的科室、部門和單位也來保存和管理人事檔案，出現多頭管理狀態。

3.人事檔案信息資源的開發利用滯后，未能發揮應有作用。傳統人事檔案實行封閉管理、保密終身制，人事檔案利用工作大多是被動服務，只是等待領導及有關人員來查閱，缺乏主動精神，而且利用材料主要是黨團材料和調資等方面的，真正用于人才選拔，培養開發等方面的較少，沒有發揮人事檔案應有的作用。且人事檔案檢索工具單一，查找方式落后，案卷質量不高，嚴重限制了其信息服務和交流作用的發揮。

4.對人事檔案管理的重要性普遍認識不夠。長期以來， 相當一部分領導未能充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值，認為人事檔案工作就是保管性的事務工作， 只要不丟失， 不泄密， 能夠應付外調、查檔就行，對檔案工作不重視、不研究， 存在的檔案問題長期得不到解決；而人事檔案管理人員“看堆守攤”，被動服務也很普遍，隊伍穩定性不強。

5.社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”。伴隨社會主義市場經濟體制的建立，市場機制成了調節人才流動的指揮棒，加之人事制度改革的深入，企事業單位的優勝劣汰，畢業生的自主擇業和出國熱潮的沖擊及人們就業觀念的轉變，人員流動愈加頻繁，這些人員大多認為檔案在求職及職業發展中作用不大，越是年輕人，越不重視檔案。根據不完全統計，全國各級人才流動中心代管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。越來越多被遺棄的人事檔案沉睡在人才中心無人問津，己成為檔案代管機構必須面對的問題。

6.在非公企業，不關心員工人事檔案。與部分人自動棄檔相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。目前，眾多非公企業越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式：有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”；然而這些都處于各自為政的狀況，不具備集人才信息與信用的現行人事檔案管理制度的社會公信力。

二、新時期人事檔案管理的對策

1.人事檔案管理走向社會化管理。在計劃經濟體制下，我國的人事檔案由用人單位管理，干部檔案工作由組織、人事部門管理，工人檔案由勞動部門管理。隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，各單位用人制度改革的深入，打破了傳統干部、工人的身份界限，傳統的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業特點為標志的國家公務員檔案、教師檔案、醫生檔案、職工檔案等所替代，且人員流動越來越頻繁，各行業的人事檔案也都處于不斷轉換變化之中。傳統的檔案管理模式已不能適應迅速轉化的人員角色的需要，可以按照“人檔分離”和集中統一的模式，將政府人事部門所屬人才流動機構、勞動部門所屬就業服務機構、教育部門所屬畢業生就業指導機構以及政府其它部門所屬的相應機構承擔的人事檔案管理職能剝離出來，將國有企事業單位的人事檔案管理權重新上收歸政府所有，成立政府所屬的統一的人事檔案管理中心，除公務員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業單位人員、大中專畢業生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心管理，逐步建立成社會公信力強的人事檔案管理的專業機構，讓人事檔案在不損害國家、單位機密和利益及不侵犯他人隱私權的基礎上走出單位，走向社會，實行社會化管理，使人事工作從粗放型服務向集約型服務轉變。

2.提高檔案管理人員素質。人事檔案管理的好壞，很大程度上取決于檔案工作人員素質。作為人事檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質和業務素質，加強責任感，努力掌握科學管理的原則和方法，減少工作中的失誤和差錯，提高檔案質量；積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用。

3.完善人事檔案管理制度。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，要建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，保障人事檔案的安全；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案的安全性和真實性。人事檔案要以制度來維護管理，以管理來保證質量，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

4.人事檔案管理內容要與時俱進。為了使人事檔案具有最新的信息內容，應盡快建立和完善人事檔案身份追蹤系統，定期對現管人事檔案進行檢查核對，隨時收集和補充新的人事檔案材料，加快人事檔案信息更新的速度，使之與人員流轉的速度相協調。對人事檔案的收集和補充要注意增加反映人員綜合素質的材料，比如個人業績、信用記錄、素質能力、職業生涯、個性特點和社會責任等內容，同時要做好登記、核對、鑒定審查工作，確保檔案材料真實有效，更好地為人事工作服務。

5.利用信息化管理手段，強化主動服務功能。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是將信息技術應用在人事檔案管理中，將原有的紙質型檔案進行電子型檔案轉化，依托信息技術構建個人信息系統，建立更加完備的人事信息數據庫。在遵循檔案保密規定的前提下，利用網絡優勢，構建人事檔案信息網絡化，實現人事檔案信息資源的異地共享，實現人事檔案更加高效的管理。同時還應轉變觀念，強化服務功能，主動了解各單位對人才信息的需求狀況，積極做好人事檔案信息資源的開發利用工作，為人事決策提供全面準確而且有一定深度的服務項目，變被動為主動，更好地為社會主義人才市場服務。

新時期人事檔案管理工作應以創新為核心，提高工作質量和服務水平為標準，以適應新形勢的發展為目標。實現新時期人事檔案管理的新發展，不會一蹴而就，需要我們在實踐中共同探索和努力。