5S管理法在醫院二級庫房中的應用

貢亦軍，毛翔，柏鳳云，黃雪飛

(湖北醫藥學院附屬東風醫院，湖北省十堰市 442000)

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5S管理法在醫院二級庫房中的應用

貢亦軍，毛翔，柏鳳云，黃雪飛

(湖北醫藥學院附屬東風醫院，湖北省十堰市 442000)

【摘要】目的探討“5S”管理法在醫院二級庫房管理中的應用效果。方法在醫院的二級庫房管理中實施“5S”管理法，通過對實施前后的庫房管理情況調查，比較取物次數，取物時間，過期物品數量，物資非計劃領取次數的數據，評價實施前后的差異性。結果在二級庫房實施“5S”管理后，減少了護士去庫房取物次數，取物時更加便捷，降低了物資的損耗和非計劃領物次數。結論在醫院二級庫房管理中實施“5S”管理方法，是一項有效的管理方法。

【關鍵詞】庫房管理;二級庫房;5S管理法；醫療安全；醫院管理

“5S”活動最早起源于日本，指的是日文 SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKTSU(清潔)、SHITSUKE(素養)這五個單詞。因五個單詞前面發音都是“S”，故統稱為“5S”[1]。病區的二級庫房是存放各種物資的場地，合理利用庫房是臨床醫療護理工作正常運行的保障[2]。一般護士長掌握著病區二級庫房物資領取、使用、保管的自主權，其管理的好壞直接影響到物資的流通及效能的發揮[3]。東風醫院于2015年在病區二級庫房管理中實施“5S”管理法，解決了在二級庫房管理中存在的物資積壓、過期、丟失、浪費的管理問題[4]，為迎接醫院等級評審奠定基礎。

1對象

東風醫院是一所三級甲等綜合性教學醫院，由54個臨床科室組成。本研究以54個臨床科室為調查對象，其庫房面積在10～15平方米，各科室根據專科特性物資種類為35～50種，庫房均配有標準貨架和儲物盒。

2方法

2.1調查評價方法

采用自行設計的評價調查表，對2014年1月至11月實施前和2015年1月至11月實施“5S”管理法后，各科室二級庫房的環境、收納情況、每天取物次數、平均每次取物時間、每月非計劃領物次數進行調查和評價。二級庫房的環境和收納情況數據來自每月一次的護理部病房管理質控單，庫房環境總分值為5分，4分以上為優秀，3分為合格，2分及以下為不合格。物品過期情況由護士長在進行“5S”活動前整理后填報，填報時實施無懲罰上報；實施后數據為年終檢查時獲得。每天取物次數，每次取物時間的數據為對各科室調查時護士長填寫；每月非計劃領物次數的數據來自一級庫房的非計劃領物單。

2.2實施方法

2.2.1實施前的準備。2015年初在全院護理人員中進行“5S”相關知識、內容的培訓，組織護士長參觀“5S”管理的醫院及場所并在各科室進行培訓。制定二級庫房的管理制度、章程；各科室制定常用物資目錄，物品擺放示意圖。使全體護理人員能掌握 5S 相關知識、理念及方法。

2.2.2整理。即區分要與不要的物品，保留要的物品，將不要的物品堅決清除出工作現場，是改善生產現場的第一步，即“要與不要，一留一棄”。物品的整理是庫房不可缺少的工作之一[5]。(1)在清理過程中，將過期、破損、受潮、變質的物品清理出來，丟棄或者維修；超過6個月未使用的物品清理出庫房。整理出專科的常規領物清單。(2)清理庫房貨架，按照病區常用物資5大類劃分區域：一次性耗材類、低值耗材類、 高值耗材類、專科耗材類、辦公用品類，并加標識以方便任何人取用。

2.2.3整頓。對工作現場內需要留下的物品分類擺放、科學定量、規范定置，并明確標識，最大限度的縮短尋找時間，即“科學布局， 取用快捷”[5]。(1)物品擺放的位置要合理，符合物資儲存和就近取用的原則，常用的物資放置在取用最方便的地方。庫房內設置溫濕度表，監測并記錄每日的溫濕度情況，保證物資的儲存符合條件。(2)物資擺放進行目視化管理，用不同顏色區分5大區域，取用物品一目了然。(3)運用帕累托曲線[6]，選取科室的5個月領取物資計劃，運用帕累托曲線繪制影響的因素圖(見圖1)。根據帕累托法則，影響因素通常分為三類，A 類為關鍵的少數，是主要因素，其影響程度的累計百分數在0%～80%范圍內。B類是一般因素，其影響程度的累計百分數在80%～90%范圍內，C類為次要因素，其影響程度的累計百分數僅在90%～100%范圍內。如此，將醫用耗材按A、B、C三類進行控制管理，稱為“ABC 存貨管理法”。A類醫用耗材使用率高，占物品種類比例 60%～ 70%，B類醫用耗材使用頻率中等，占物品種類比例 30%，C類醫用耗材使用頻率低，占物品種類比例 10%。根據“ABC 存貨管理法”，統籌各科室二級庫房醫用材料物品基數、使用頻率，根據各護理單元的不同需求，一次性耗材以3天周轉為基數，其他耗材以一個月周轉為基數; 配送的頻率及基數可以相對固定，但隨著工作量的上升或下降可以調整。(4)所有耗材均需定容管理，在目視標識牌上標注定容數量并設置預警線，提醒達到警戒線的物品需及時補充，方便物資領取。(5)對于有效期要求的物資，按照效期先后擺放，使用時遵循“近期先用”的原則。

2.2.4清掃。將清掃工作制度化，保持干凈、整潔、有序的現場環境，即：“潔凈環境，清爽安全”[5]：(1)初次的清掃為搬家式大掃除，徹底清掃包括儲物柜頂、底，二級庫房內外的整體環境，修建防蠅防鼠設施，為貫徹“5S”活動奠定基礎。(2)將日常清掃列入工作制度，確立每日、每周的清掃責任人，建立清掃維護登記記錄表，放置在庫房門口方便工作落實，做到管理留痕。

2.2.5清潔。將整理、整頓、清掃工作制度化、規范化、 標準化，持續檢查，加強整改，即“形成制度，檢查落實”的三不要原則，即不要不用'的物品；不要把物品弄亂；不要把物品弄臟[5]。(1)每日責任人進行庫房物資清理、打掃，遵循“三不要”原則。每月護士長盤點庫房，根據科室工作量和常規物資的定容領量進行網報物資請領。(2)每周護士長按照病房管理質量標準進行一級質控，每月科室進行二級質控，每季度護理部進行三級質控。存在的問題在護理質量例會中進行反饋并督促科室整改，每年進行“5S”活動匯報和表彰。

2.2.6素養。人人養成良好習慣，依規定行事，培養積極進取精神。素養是“5S”的核心，也是“5S”活動的最終目的，即“依規行事， 養成習慣”[5]。(1)在科室二級庫房內實行“5S”管理法，是東風醫院在全院實行“5S”活動的一部分，環境和工作現場的明顯改變促使大家對于制度和規章的認識進一步提高。(2)開展一些醫護共同參與的活動，例如，一起動手整理環境，分區評比承包區域環境，一起撿煙頭等趣味活動。促使大家自覺維護整潔環境，形成團隊凝聚力。(3)領導重視是提升素養最大的推動力，從領導到員工全體自覺遵守規章規則，自覺維護“5S”活動成果，近一年時間大家均已養成良好的行為習慣。

2.3統計學方法

3結果

在醫院二級庫房中實施“5S”管理的效果見表1。庫房環境和物品過期現象明顯改善，護士每日去庫房取物次數和每次取物的時間縮短，護士長每月非計劃領物次數明顯減少，P<0.01，具有統計學意義。

4討論

由于對二級庫房管理意識缺乏，且臨床護理工作繁忙、 瑣碎， 為減少不必要的時間浪費和方便科室使用，部分護士長每月領取物資時，習慣多領或從節約出發少領、 不領必需物資或一味強調節約成本， 導致臨床使用不便等，甚至物資領取與臨床需求脫節，醫用物資分配和使用不合理，二級庫房物資保管維護不當[6]。直接影響到醫療護理質量、效率及患者安全[7]。為解決此問題，在二級庫房管理中實施“5S”管理法。

4.1改善庫房環境，把護士的時間還給患者

在護理質量評價指標中，庫房環境通常不作為病房管理的評價項目，造成科室的二級庫房成為管理死角。東風醫院在2013年底學習等級醫院評審標準時關注到二級庫房的評審要求，改良了護理質量標準，增加了二級庫房的評價指標。但護士長經常以庫房面積太小，物資種類繁多，收納工具有限等理由疏于管理。實施“5S”管理后，通過整理、整頓、清掃、清理工作，統一規范二級庫房的環境布局，減少不必要的物品。從表1可以看出庫房環境的改變十分顯著，庫房由原來臟、亂、差的環境變為整潔規范的儲物場所；整潔有序的置物環境，帶給護士工作更多的便利，護士去庫房取物的次數和取物時間明顯縮短，有更多的時間為患者服務。

圖1　某院某科室5個月二級庫房領物帕累托圖

項目庫房環境(分)物資過期、受潮破損數量(個)每天取物次數(次)每次取物時間(min)每月非計劃領物次數(次)實施前2.06±0.131.17±0.0125.56±0.255.20±0.243.69±0.27實施后3.75±0.120.30±0.634.61±0.204.24±0.161.87±0.21t值8.5645.9092.9133.5564.903P值0.0000.0000.0050.0010.000

4.2增加庫房設施，保障醫療安全

在過去的醫院建設中二級庫房并不作為基礎建設用房考慮，所以存在庫房無防鼠措施，無通風設施，無溫濕度監測設備等問題。二級庫房中儲備的器材會因為潮濕、鼠咬或者溫度過高而造成不必要的浪費，加大了醫療風險[8]。在“5S”活動中，醫院在二級庫房增加了防鼠防蠅措施，庫房搬入通風良好的房間，安裝了溫濕度監測表并進行每日監測。在整理過程中，將不常用物資清理出去，庫房物資按照工作量進行定容管理，有效地減少物資過多儲備的情況，有利于使用者更便捷的清點物資，減少積壓而造成的浪費。如表1所示，年終檢查發現物資過期、受潮、破損現象明顯減少。

4.3減少非計劃領物次數，提高管理水平

在“5S”活動中，醫院借鑒使用了帕累托曲線，將物資按照使用頻率分為ABC三類，幫助護士長科學進行物資請領，有計劃地進行庫存管理。如表1所示，經過“5S”活動，每月非計劃領物的次數減少，有效地扭轉了憑經驗憑感覺的領物習慣，由粗放式管理向精細型管理轉變。

綜上所述，在醫院二級庫房的管理中使用“5S”管理法，具有改善置物環境，減少物資浪費，縮短使用者的取物頻次和時間，減少非計劃領物次數，提高管理水平的作用，是一項行之有效的管理方法。

參考文獻

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修回日期：2016-01-22

(編輯馬蘭)

【中圖分類號】R197

【文獻標識碼】A

【文章編號】1672-4232(2016)02-0042-03

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1672-4232.2016.02.015

通信作者：毛翔(1981-)，女，大學本科，主管護師，護士長；研究方向：護理管理。

收稿日期：2016-01-08

Application of Management Law in Second-class Warehouse of Hospitals

GONG Yi-jun,MAO Xiang,BAI Feng-yun,HUANG Xue-fei

(Dongfeng Hospital Affiliated to Hubei Medical College,Shiyan,Hubei 442000,China)

【Abstract】Objective:In order to discuss the applied results of “5S” managerial methods in the second-class warehouse management.Method:The authors invest warehouse management before and after “5S” practice,and compare pickup times,time,the number of overdue articles,data of unplanned pickup times and the differences before and after the implementation.Result:“5S” management reduces pickup times for nurses,makes pickup more convenient,which lowers material dissipation and unplanned pickup.Conclusion:“5S” management in the second-class warehouse is an effective method.

【Key words】warehouse management;the second-class warehouse;5S managerial method;medical safety;hospital management