淺析獨立學院學生成績檔案管理

肖利華

長江大學工程技術學院，湖北　荊州　434020

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淺析獨立學院學生成績檔案管理

肖利華

長江大學工程技術學院，湖北荊州434020

學生成績是教學單位在教學過程中產生的資料，是教學資料中的重要組成部分。學生成績檔案管理的質量，是衡量學校教學水平和教學質量的重要參考資料。

獨立學院；學生成績；檔案管理

獨立學院是近10年來我國高等教育辦學體制改革創新的成果，做好學生成績檔案管理工作，有效地發揮學生檔案的重要作用，對獨立學院教育教學改革與發展，起到至關重要的作用。

學生成績一般分為四個大類，一類：在教學過程中，學期末課程結課考核后而評定的成績(成績單以自然教學班為單位)，二類：學院每學期開設的公共選修課結課成績(成績單以課程名稱為單位)，三類：在校期間進行的補考、重修等考試成績(以學生班級為單位)，四類：參加全國大學生英語等級考試或英語專業學生的專業過級成績等(教務處保存以院為單位的數據庫)。

一份完整的學生成績檔案，是學生從入學到離校之前在校參加教學活動的一個全面體現，是學校人才培養計劃的實施后的產物，它是通過積累形成的歷史性的資料，他具有正確性、真實性、唯一性、嚴肅性。

成績檔案管理工作是一項事無巨細的工作；是一項需要漫長的時間去認真實踐的工作；由于工作周期長，都是重復性的事務，繁瑣至極。在平時的成績檔案管理工作中，易出現以下問題：

1.重視程度不夠。成績管理工作，涉及到開課分院(部)、教師、教研室等一系列與之發生關聯的人，不僅僅是分院成績管理工作者的工作。由于對此項工作未引起足夠的重視，未能得到師生員工從上至下的重視。各分院管理人員工作繁重，沒有政策待遇，就直接影響成績檔案管理工作的質量。

2.管理工作隊伍薄弱，穩定性差。獨立學院由于其自身的體制特性，大多數從事管理工作的都是年輕人，或是剛走出校園即開始工作的，隨著求學、及其他原因流動性特別大，但是成績管理工作有它的特殊性：材料積累時間長，基本上三年至四年為一個周期，直至學生離校，才能形成完整的學生成績檔案，當然涉及的人員也多，收集的難度也大。因為這項工作有很強的承接性，崗位需要極強的穩定性。隊伍的薄弱及流動性會帶來成績資料的丟失，給成績管理工作帶來極大的阻力。

3.部分成績檔案管理者意識淡薄。有少數成績管理工作者，投入此項工作的精力少，工作比較被動，仍靠教務處的成績管理人員來催辦相關的工作。可能認為這項工作含金量不高，只是簡單的收集、整理、裝訂、填寫、歸檔，這就直接造成了工作中的懈怠情緒。

在成績管理過程中，少數工作人員的，沒有責任心，在崗不在狀態，學生出現轉學、轉專業、休學、退學、復學、異常變動情況時，沒有及時清理學生的成績，致使學生成績一片混亂，比如轉專業、復學的學生，不負責任的成績管理者，在補考成績錄入過程中走捷徑，網上錄入成績不按要求完成，致使學生的成績出現一門課程多條記錄的情況，成績管理工作不能抱有一絲能拖就拖的態度，要做到發現了問題，及時解決問題，才能在工作中不出問題。

4.部分教師責任心不強。一般學校制定的考試管理辦法，明確了出卷、監考、閱卷及課程考核一系列的評分要求，只有把每個過程環節控制好了，結果才是可控制的。部分教師責任心不強，在出卷、監考、閱卷、評分等一系列的環節中，不嚴格要求。少數教師未按時將成績錄入上網，嚴重影響學生在校園網查詢成績，或把考核成績直接交到所在分院，以至于部分成績沒有及時送達到學生所在分院，后期會出現學生所在分院的學生成績紙質資料缺失。由于獨立學院的工作人員流動性大，等到了成績資料歸檔時已是時間久遠、物是人非，再查找當年的原始資料，有一定的困難。

做好成績檔案管理工作，需抓住源頭，從學生入學產生成績開始就要著手管理，只有狠抓成績管理工作的過程化細節，注重日常資料的收集、整理、歸檔，基礎性工作做扎實，年復一年，進入一個循序漸進的良性狀態，才能保證成績檔案的質量。主工從以下方面加以改進：

1.規范保存第一手資料。規范一切來源于成績的考核資料，是保證學生成績正確性、真實性的重中之重，熟話說：皮之不存，毛將焉附。所有成績必須建立在考核資料基礎之上，或是紙質、或是電子數據的。第一手資料必須完整保存、嚴格歸檔。比如我院建院初期，試卷裝訂都是有嚴格統一的要求(其他歸檔資料參照此辦法整理)，如圖1所示：

圖1

示圖1所示，清晰明了。即便是新進教師，也能夠保質保量的完成試卷的裝訂工作，也減少了管理人員的工作量，也便與教師按要求上交教學資料。所有資料完整歸檔后，才能做到事后查詢有依有據。

2.建立行之有效管理辦法。在實踐中學習和改進，不斷完善考試管理辦法，要明確要求：出卷要求、監考要求、評卷要求，把要求落實到日常的管理工作中。建議兩名以上教師使用同一套試卷的課程，一般要求集體評閱，必須集中地點和時間實行流水作業閱卷且采用密封試卷形式評卷。后期由教學單位負責人進行試卷復查，杜絕了人情分，使學生的成績公平、透明。在學生年度綜合測評中提供最真實的數值。

3.提供有效的監督體系。教師、學生、成績管理工作者、教學單位負責人都是成績評定的監督員。任課教師課程考核后應在規定的時間內完成閱卷、成績評定和上網登記成績，成績管理要進行抽查網上錄入成績是否與紙質成績單一致，讓學生及時在校園網查詢成績，如果對成績

有疑問者，可填寫成績復核申請表，開課的教學單位進行成績復核，若學生成績確實存在錯誤的，由任課教師填寫成績更正申請表，開課的教學單位審核，教務處審批更正，解決學生疑惑。組織相關人員對歸檔資料進行全面檢查，包括試卷、實習資料、畢業設計(論文)等，查找的問題，監督教師評分的嚴肅性、規范性。制定相應的管理辦法，對有錯、漏登成績的教師進行約束，幫助教師在以后的教學工作中提升質量。

4.形成一支綜合素質強的管理隊伍。學生成績管理工作只是學籍管理工作中的一個點，但這項工作繁瑣，需要有超強的責任心，學校要為成績管理者提供外出學學習、交流的平臺，要定期進行培養，提高人員綜合素質能力、專業技術服務水平的能力，讓每位在崗人員都能認真履行工作職責，更好的為學生服務。

5.高效現代化管理平臺。現在的成績管理工作，大部分已經交給了教務管理系統來完成，人性化的管理平臺，能讓工作輕松，起到事半功倍的效果，能在實際教學運行中不斷的結合實際情況來完善功能。當然涉及到數據的安全性，要定期的進行數據的更新和備份。

6.提高領導的重視意識。全院總動員，請領導重視成績檔案管理工作，制定相應的激勵機制，改善現在的管理人員干多干少一個樣的局面，甚至在評優等方面要給予更多的傾斜性政策，吸引更多的優秀管理工作者從事此項工作。為教學單位提供足夠的場地，讓他們有寬裕的存放資料的空間，促使資料收集更完整。

7.增強服務意識。做好成績檔案管理工作，在學生出國留學、就業、等方面需要成績檔案時，能更好的為學生服務，讓學生滿意。

綜上所述，成績檔案管理工作并非一個人的工作，它需要師生員工的密切配合和努力。采取科學的管理辦法，促使學生成績檔案材料的收集工作順暢，形成學生成績檔案的規范化管理，進一步保障學生成績檔案的質量。

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