強化檔案管理，提高藥品監管質量

蘇霞

【摘要】 隨著人們對食品、藥品安全性的重視度逐漸加強，食品藥品監管局對食品和藥品的監管力度也需要隨之加強。強化食品藥品的檔案管理工作，可以有效提高食品藥品監管的工作效率，促進監管工作的有效進行，對食品藥品監管事業的發展有著重要的作用。本文以分析加強檔案管理對食品藥品監管事業發展的重要性為切入點，結合實際情況論述如何強化檔案管理，加強藥品監管質量。

【關鍵詞】 檔案管理 藥品監管 藥品安全

近幾年因為食品藥品質量問題而引發的安全事故逐漸變多，對人民大眾的健康和生命帶來了非常不好的影響，食品藥品監管單位對食品藥品的監管力度也在不斷加強；從多方面多角度考慮，加強對各類食品和藥品的監管質量，做好檔案的管理工作，實現對資料的分類管理，保證檔案管理工作的有效進行。檔案管理是提高藥品監管質量的基礎工作之一，只有先把基礎工作做好，才能更好地實現質量監管工作。

一、加強檔案管理對食品藥品監管的重要性

1、提高管理效率。在日常的管理工作中，由于食品藥品的安全性對人民大眾的健康有著十分緊密的聯系，涉及到的信息面較廣，所以這就要求在相應的檔案管理工作中做好有序、優質的分類，當實現了對檔案的精細化管理后，對食品藥品的信息進行統一的管理，各種類別、項目之間都有著明確的劃分，不會出現模糊、混淆的現象，從而便于管理人員對其進行調入管理等，有效地提升了管理的質量和效率。

2、保證信息的真實性。隨著計算機的普及和計算機技術的提高，在檔案管理工作中，對各類信息進行分類管理，基本上都使用了計算機技術進行輔助管理，將所有的視頻和藥品信息整理輸入相應的數據庫中，當需要對某項或某部分信息進行調用時，可直接在系統中輸入名稱，數據庫可直接調取并顯示相應的信息；簡單快捷的操作方式，減少了繁雜的搜索步驟，同時保證了信息的真實性。

3、提升管理的有效性。基于計算機技術開發的管理系統，對藥品食品相關信息進行管理的工作量減少了需要，不管是人力還是物力方面，減少了許多的投入，同時效率也有明顯的提升；管理系統自身所具備的一些功能，可以實現對信息的自動化管理[2]。在進行歸檔文件的收集時，及時性極強，在同一時間實現資料信息的歸檔整理等，為各科室調取信息提供了極大的便利。

二、加強檔案管理的有效措施

1、建立完善的檔案管理制度。首先建立起一系列完善的檔案管理制度，便于對檔案的歸集、整理、鑒定等，同時保證其他相關工作的正常進行，工作人員也能在第一時間對檔案信息內容有一定的了解。對管理人員要做到崗位職業的明確規范，從多方面入手，在歸集階段要注重檔案的有序性和實用性，對重要信息進行特別標識，方便查看和特殊管理。在整理階段，歸檔前一定要對信息資料進行嚴密的審核查看，因為收集的信息有時候會與原始信息之間存在差異，所以一定要進行核對，保證其有效性和準確性。將制定好的制度文件下發至各部門，要求貫徹落實，更好地完成管理工作。

2、提升管理人員的綜合能力。管理人員的專業素養和工作能力，對檔案管理工作有著很直接的影響，所以在實際的管理工作中，對管理人員的綜合能力有著一定的要求。因為有部分管理工作人員對工作的具體內容缺乏全面的認識，所以在工作中存在一系列問題，從而對食品藥品監管事業的發展有很大的影響，所以要提升管理人員的綜合能力，合理的對其進行培訓，引導其加強對檔案管理重要性的認識。另一方面，管理人員除了參與團隊的培訓，在日常的工作中也要注意自學，達到熟練掌握檔案管理的相關信息，為更好地提升藥品監管質量奠定良好的基礎。

3、優化檔案管理的工作環境。由于食品藥品監管單位對檔案管理的重視度較低，使得現有的檔案管理工作環境不夠理想；需要加強資金投入，升級現有的辦公設備，其次對信息資料的流失性要有一定的前瞻性，設置資料為自動保存或永久保存；另外信息備份也是很有必要的，即電子檔案和紙質檔案同時保存，更好地實現信息的保存。

4、擴大檔案信息的管理職能。檔案的管理價值主要體現在檔案的利用上，在實際的管理工作中，管理人員一定要將檔案和檔案用戶的概念，逐漸擴大檔案管理的職能。在檔案信息的利用中，有信息查詢這一項，快速且有效的查詢效果，使得檔案信息具有更高的可利用性。另外，對檔案信息的真實性要有較強的監管力度，因為失真的信息會直接影響到檔案的利用，所以需要進行定期的核對，根據實際情況度信息進行修檢，保證信息的真實性，進而保證管理西戎的科學化和規范化。

三、結語

食品藥品的安全與人們大眾的生命安全有著非常重要的影響，這對相關部門的工作提出了較大的挑戰，食品藥品監管單位需要加大對食品藥品的質量監控力度，保證質量，讓人們食用放心食品，和安全的藥品。檔案管理是質量監管的重要基礎工作，所以要想實現藥品監管質量的提高，首先要加強度檔案的管理；從制度完善，工作環境的優化和管理人員的專業素養等入手，強化檔案管理重要性的意識，更好的完成檔案管理工作，進而保證藥品監管質量的有效提高。

參 考 文 獻

[1]云嵐.淺談加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展.[J]華人時刊，2014（12）：234.

[2]朱麗英.加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展.[J]中國管理信息化，2014（22）：96-97.