強化檔案管理，提高藥品監(jiān)管質(zhì)量

蘇霞

【摘要】 隨著人們對食品、藥品安全性的重視度逐漸加強，食品藥品監(jiān)管局對食品和藥品的監(jiān)管力度也需要隨之加強。強化食品藥品的檔案管理工作，可以有效提高食品藥品監(jiān)管的工作效率，促進監(jiān)管工作的有效進行，對食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。本文以分析加強檔案管理對食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展的重要性為切入點，結(jié)合實際情況論述如何強化檔案管理，加強藥品監(jiān)管質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 藥品監(jiān)管 藥品安全

近幾年因為食品藥品質(zhì)量問題而引發(fā)的安全事故逐漸變多，對人民大眾的健康和生命帶來了非常不好的影響，食品藥品監(jiān)管單位對食品藥品的監(jiān)管力度也在不斷加強；從多方面多角度考慮，加強對各類食品和藥品的監(jiān)管質(zhì)量，做好檔案的管理工作，實現(xiàn)對資料的分類管理，保證檔案管理工作的有效進行。檔案管理是提高藥品監(jiān)管質(zhì)量的基礎(chǔ)工作之一，只有先把基礎(chǔ)工作做好，才能更好地實現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)管工作。

一、加強檔案管理對食品藥品監(jiān)管的重要性

1、提高管理效率。在日常的管理工作中，由于食品藥品的安全性對人民大眾的健康有著十分緊密的聯(lián)系，涉及到的信息面較廣，所以這就要求在相應(yīng)的檔案管理工作中做好有序、優(yōu)質(zhì)的分類，當實現(xiàn)了對檔案的精細化管理后，對食品藥品的信息進行統(tǒng)一的管理，各種類別、項目之間都有著明確的劃分，不會出現(xiàn)模糊、混淆的現(xiàn)象，從而便于管理人員對其進行調(diào)入管理等，有效地提升了管理的質(zhì)量和效率。

2、保證信息的真實性。隨著計算機的普及和計算機技術(shù)的提高，在檔案管理工作中，對各類信息進行分類管理，基本上都使用了計算機技術(shù)進行輔助管理，將所有的視頻和藥品信息整理輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，當需要對某項或某部分信息進行調(diào)用時，可直接在系統(tǒng)中輸入名稱，數(shù)據(jù)庫可直接調(diào)取并顯示相應(yīng)的信息；簡單快捷的操作方式，減少了繁雜的搜索步驟，同時保證了信息的真實性。

3、提升管理的有效性。基于計算機技術(shù)開發(fā)的管理系統(tǒng)，對藥品食品相關(guān)信息進行管理的工作量減少了需要，不管是人力還是物力方面，減少了許多的投入，同時效率也有明顯的提升；管理系統(tǒng)自身所具備的一些功能，可以實現(xiàn)對信息的自動化管理[2]。在進行歸檔文件的收集時，及時性極強，在同一時間實現(xiàn)資料信息的歸檔整理等，為各科室調(diào)取信息提供了極大的便利。

二、加強檔案管理的有效措施

1、建立完善的檔案管理制度。首先建立起一系列完善的檔案管理制度，便于對檔案的歸集、整理、鑒定等，同時保證其他相關(guān)工作的正常進行，工作人員也能在第一時間對檔案信息內(nèi)容有一定的了解。對管理人員要做到崗位職業(yè)的明確規(guī)范，從多方面入手，在歸集階段要注重檔案的有序性和實用性，對重要信息進行特別標識，方便查看和特殊管理。在整理階段，歸檔前一定要對信息資料進行嚴密的審核查看，因為收集的信息有時候會與原始信息之間存在差異，所以一定要進行核對，保證其有效性和準確性。將制定好的制度文件下發(fā)至各部門，要求貫徹落實，更好地完成管理工作。

2、提升管理人員的綜合能力。管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，對檔案管理工作有著很直接的影響，所以在實際的管理工作中，對管理人員的綜合能力有著一定的要求。因為有部分管理工作人員對工作的具體內(nèi)容缺乏全面的認識，所以在工作中存在一系列問題，從而對食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展有很大的影響，所以要提升管理人員的綜合能力，合理的對其進行培訓(xùn)，引導(dǎo)其加強對檔案管理重要性的認識。另一方面，管理人員除了參與團隊的培訓(xùn)，在日常的工作中也要注意自學(xué)，達到熟練掌握檔案管理的相關(guān)信息，為更好地提升藥品監(jiān)管質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

3、優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境。由于食品藥品監(jiān)管單位對檔案管理的重視度較低，使得現(xiàn)有的檔案管理工作環(huán)境不夠理想；需要加強資金投入，升級現(xiàn)有的辦公設(shè)備，其次對信息資料的流失性要有一定的前瞻性，設(shè)置資料為自動保存或永久保存；另外信息備份也是很有必要的，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，更好地實現(xiàn)信息的保存。

4、擴大檔案信息的管理職能。檔案的管理價值主要體現(xiàn)在檔案的利用上，在實際的管理工作中，管理人員一定要將檔案和檔案用戶的概念，逐漸擴大檔案管理的職能。在檔案信息的利用中，有信息查詢這一項，快速且有效的查詢效果，使得檔案信息具有更高的可利用性。另外，對檔案信息的真實性要有較強的監(jiān)管力度，因為失真的信息會直接影響到檔案的利用，所以需要進行定期的核對，根據(jù)實際情況度信息進行修檢，保證信息的真實性，進而保證管理西戎的科學(xué)化和規(guī)范化。

三、結(jié)語

食品藥品的安全與人們大眾的生命安全有著非常重要的影響，這對相關(guān)部門的工作提出了較大的挑戰(zhàn)，食品藥品監(jiān)管單位需要加大對食品藥品的質(zhì)量監(jiān)控力度，保證質(zhì)量，讓人們食用放心食品，和安全的藥品。檔案管理是質(zhì)量監(jiān)管的重要基礎(chǔ)工作，所以要想實現(xiàn)藥品監(jiān)管質(zhì)量的提高，首先要加強度檔案的管理；從制度完善，工作環(huán)境的優(yōu)化和管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等入手，強化檔案管理重要性的意識，更好的完成檔案管理工作，進而保證藥品監(jiān)管質(zhì)量的有效提高。

參 考 文 獻

[1]云嵐.淺談加強檔案管理促進食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展.[J]華人時刊，2014（12）：234.

[2]朱麗英.加強檔案管理促進食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展.[J]中國管理信息化，2014（22）：96-97.