關于行政單位檔案管理電子化建設的探討

鐘靜

【摘要】 伴隨我國逐步深入的行政體制改革，行政單位在日常工作中的檔案管理工作也更加重要。尤其是在信息化引領時代的今天，檔案管理進行電子化建設已經成為社會發展的趨勢。針對現今電子化檔案管理中重視度低、建設專業水平有限、員工執行力弱的狀況，本文對我國電子化檔案管理建設中產生的弊端和建設電子化檔案的必要性展開論述，旨在為我國電子化檔案管理的順利推行和發展提供建議。

【關鍵詞】 電子化 檔案管理 信息化技術

檔案的存在，是國家、社會以及個人在正常社會活動中逐步形成的聲音、圖像、文字和其他不同形式的記錄。對檔案管理進行電子化建設，就是對機讀形式或者是紙質形式的檔案文獻，通過計算機進行篩選和收集，令其生成計算機數據的文獻信息，以供人們的日常應用。

一、行政單位檔案管理進行電子化建設的必要性分析

1、有助于提升檔案的服務功效。對檔案管理進行電子化建設，能夠增強檔案信息使用的便利性，提升其服務功效。相對于原有的檔案管理形式，電子化管理不僅節約成本，并且傳遞形式也有了突破性創新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具備的優勢，一是極大拓寬了檔案管理的工作服務廣度，二是提高了其信息的實際利用效率，對于檔案管理相關部門的服務功能發揮提供了絕佳的條件。

2、有助于降低檔案的管理成本。通過傳統方式進行檔案管理過程中，對檔案信息進行采集以及編制和出版都有很高的成本。在運用電子化管理模式之后，能夠快速降低投入成本，多次產出。通過多次開發以及使用檔案信息，可以降低檔案管理因經費不足而存在的限制，減少其加工信息的工作成本，實現檔案管理相關工作的跨越式成長。

3、有助于提高檔案的利用時效性。從文字采集到形成二次文獻的信息，在傳統模式下所需要耗費的工作時間較長，造成信息延后、失效，對檔案信息的實際應用價值造成影響。對其進行電子化管理能夠直接通過機讀的方式形成檔案，并通過計算機功能進行信息加工，迅速有效的生成二次文獻。如此對提升檔案管理的實際工作效率具有非常重要的影響。

二、行政單位檔案管理電子化建設的有效路徑

1、建立健全檔案管理電子化的體制。通過自上到下建立健全、統一的檔案電子化管理體系，從而規范其在制作以及收集和歸檔上的時效、程序以及方法等內容。第一，需要制定突出行政單位自身特點的電子化檔案利用、保密以及保管制度。第二是將電子文件、電子檔案的利用、管理歸檔統一輸出到辦公網絡一體化管理系統中，從而完成局域網內行政單位的信息共享。第三，深挖電子檔案建設的課題探討，一是研究傳統文檔的電子化管理和網絡信息化，二是分析怎樣更安全、快捷、有效的利用和管理電子檔案。

2、強化電子檔案的具體收集管理。建立完善的檔案數字庫，通過建立檔案數字庫內計算機相關目錄檢索，來完成紙質檔案例如圖像掃描、手工輸入以及OCR識別等多種方式轉變成電子化信息資源。對于電子化檔案建設，一定保證信息的真實性和可靠性，并實行安全保管，對需要保密管理的信息做好保密工作，如進行加密、防讀、權限控制等加密處理，以此保證檔案管理的電子化管理順利實施。

3、全面提升單位工作人員的綜合素質。進行電子化檔案管理，還需要全面提升單位工作人員的綜合素質。打造技術水平高、現代管理水平強的高素質工作人才。對檔案管理進行電子化體系建設，其核心力量就是具備一支計算機技術相關水平過硬的隊伍，其隊伍技術水平對電子化管理水平的高低有著直接性的影響。同時還要對他們展開有針對性的政治教育和思想教育，塑造員工積極的事業觀以及奉獻精神。并對專業人才的流動規律和成長進行深入研究，加強檔案管理人員和機構的工作活力，例如引入競爭機制等。

4、加強部門間的溝通與交流，實現資源共享。伴隨現代信息化時代的發展，人們對于信息的需求也在不斷遞增，檔案館無法對擁有的全部檔案信息進行完整的利用、保存和整理。這就需要將檔案管理相關部門各自為政的局面打破，促進各個管理部門的相互連接，發展其橫向聯系，從而實現資源共享，滿足社會更廣范圍的需求。

5、注重檔案信息深層次的開發。檔案管理相關部門在運用硬盤光盤存儲、掃描系統、計算機等技術對檔案進行電子化收集、保存和整理之后，需要注重對相關檔案信息展開更深層次的研究和開發。通過準確、及時的收集社會反饋的相關信息以及利用結果之后，明確信息變動的狀態，以此保證檔案管理相關部門能夠做出有效的決策，并能夠更好的服務于大眾。

結語：社會發展需要信息化和數字化的檔案信息建設，為此我們一定要提高對檔案管理進行電子化建設的認識水平和重視程度。不僅要正視目前電子化發展中產生的弊端，更應該通過創新的觀念、高素質人才、創新的制度和管理系統，不斷加強行政單位進行檔案管理的專業水平，實現檔案管理的高速、有效發展。

參 考 文 獻

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