中學教職工人事檔案信息管理探討

許世英

摘要：我國中學教職工數目龐大，并且對學校發展建設起到了非常重要的作用。隨著現代網絡信息技術的不斷創新發展，許多傳統的管理方法已經遠不能滿足學校管理現實的工作需求。例如，我國中學職教工人事檔案信息的管理問題等，本文就這一問題進行闡述，提出幾點優化管理的建議。

關鍵詞：中學教職工 人事檔案 信息管理

中學教職工人事檔案的記錄工作意義重大。而職工人事檔案是學校對教職工的重要評判標準，不僅關系著眾多教職員工職業經歷、工資福利、職稱晉升、評優評先，還是學校選賢任能的重要依據。而傳統的中學職教工人事檔案的管理具有諸多弊病，基于新興的網絡技術，我們完全可以摒棄傳統管理方式上的弊端，把網絡技術融入到檔案管理中來，提升檔案管理水平，進而更為高效、快捷的來完善對中學教職工檔案管理模式。

一、人事檔案管理中常見問題

1.檔案完整性欠缺

傳統職教工人事檔案的管理有諸多欠缺之處，在許多學校的職教工人事檔案中所記錄的一些關于職教工經歷資歷、職務考核、入黨材料等重要相關的內容比較隨意，加之傳統檔案都是紙質材料，信息化的技術操作比較少，人事部門只能搜集原始手寫稿或進行材料打印，這樣不利于檔案的保存，人為操作還不可避免會發生遺漏、損壞檔案的可能，從而引發一系列不必要的麻煩。而這些重要的檔案履歷無疑關系著教職工以后的發展前景，所以，如何妥善的管理這些檔案就成了重中之重，教職工檔案管理的效果好壞，也一定程度上影響了廣大人民群眾對于學校的評價。

2.管理檔案安全性問題

人事檔案管理中最為重要的就是檔案的安全工作，檔案管理只有做到絕對保密，保證安全，才能讓廣大教職工放心，并且檔案的保密工作也關系著學校信譽度。所以，檔案管理人員有沒有做好安全保密工作、嚴格防范于未然是十分關鍵的問題。此外，人事檔案的形成是一個循序漸進，慢慢積累的過程，在檔案管理的過程中，檔案管理人員交替能否做好交接工作，也是現今人事檔案管理的問題所在。

3.檔案的管理問題

人事檔案是一個人長期成長的記錄，我國的檔案制度也是從個體高中階段開始記載的，在漫長的學習工作過程中，檔案也是在不斷變化的。而學校教職工的檔案大多已經成型，所以面臨的一個問題就是檔案記錄的長期性、連續性，是否能夠保證各種記錄可以及時進入到職工的檔案當中。然而學校還是會存在檔案長時間管理欠缺的問題，因此這也就成為學校檔案管理期間的主要問題。

二、人事檔案管理問題有效對策

1.確保人事檔案保存的完整性

對于這一點，現代網絡信息技術發展迅速，我們可以將這些重要的檔案錄入到網絡信息庫中，并且還要指派專業的網絡維護人員進行優化升級，定期做到檔案更新，做到隨時查詢錄入最新的檔案信息。并且要逐步做到檔案管理電子信息化，避免了人為保管不當，以及檔案信息錄入不及時的漏洞。充分利用信息技術手段，豐富檔案保存的方式，如云端存儲、多重備份等。通過網絡分級授權查詢，還可以更加清晰直觀地了解到教職工個人履歷，為學校選拔人才，領導決策提供依據，提升學校的管理水平。

2.檔案管理過程的安全性

想要確保檔案管理的安全，必須從篩選管理人員開始，須經過嚴格的思想政治素質和專業技能考核才能上任。堅決做好防盜保險工作，做到多層把關、嚴格控制。并且信息技術人員必須定期進行殺毒，對軟件進行升級更新，保證網絡數據庫可以正常的運行。同時禁止閑雜人員進入檔案室，把安全工作放在第一位。此外，檔案管理部門要不斷整合檔案信息，建立建全資料庫，將檔案信息管理變為動態且具有可持續性的管理模式，確保資料庫的實時更新，保證更新質量。充分利用信息技術手段，不斷充實檔案資料，形成一套健康良好的檔案記錄模式，更好的為教育教學服務。

3.加強檔案管理人員業務水平

中學職教工檔案管理的效果往往體現在管理人員業務水平上，所以，學校要任用政治思想素質過硬，具備良好專業技能的管理人員。在其進入到工作崗位以后，管理人員要時刻銘記自身的責任、明確工作態度，因為檔案管理工作關系重大，關乎這廣大教職工的切身利益，必須以身作則、嚴格把關。同時還要提高自身業務能力，學校要定期進行考核，加強業務培訓工作，提升業務能力，使其做到愛崗敬業，良好的完成自己的工作使命。此外，還要有目的的強化檔案管理人員的服務意識，把被動管理人事檔案的方式轉變成服務教職工的主觀思想，讓原本單純依靠經驗來管理的模式轉變成依靠制度管理的先進方法，這樣能夠提高檔案管理的工作效率，并建立起完善的檔案管理規章制度，有效杜絕一切可能發生的管理漏洞。

總之，隨著我國事業單位分類改革的深入推進，人才流動率相較以往也有了較大提升，而學校教職工的檔案在這中間更是發揮了越來越重要的作用。中學教職工檔案信息的管理，也是學校必須重視起來的問題。學校要做到以人為本，用心服務教職工，讓廣大職工無后顧之憂，全身心的投入到教育事業。

參考文獻

[1]曾凌.中學教職工人事檔案信息管理探討[J].辦公室業務，2015（17）：36-36

[2]袁芝.高校人事檔案管理體制的選擇與完善[J].山西檔案，2011（5）：35-36