學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化方法

劉芳

摘要：21世紀(jì)，在激烈的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中，人才顯得尤為重要。為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，越來(lái)越多的人開(kāi)始走進(jìn)學(xué)校充實(shí)自己，以便自己能夠在社會(huì)中擁有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。為滿足現(xiàn)代人的學(xué)習(xí)需求，許多學(xué)校紛紛選擇擴(kuò)大自己的建造規(guī)模，這給學(xué)校的管理帶來(lái)了大量的麻煩，必須對(duì)其進(jìn)行有效的改革。通過(guò)研究分析學(xué)校檔案管理在學(xué)校建設(shè)過(guò)程中的作用，發(fā)現(xiàn)學(xué)校檔案管理在學(xué)校管理中的重要性。針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)學(xué)校檔案管理過(guò)程中存在的一系列問(wèn)題，進(jìn)行討論，進(jìn)而提出解決這些問(wèn)題的一些方案。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 服務(wù)意識(shí) 強(qiáng)化方法 決策

學(xué)校的檔案包含了本校師生和其他工作人員的基本信息、社會(huì)實(shí)踐、教學(xué)成果等一系列資料，對(duì)學(xué)校師生以后的就業(yè)和晉升有著重要的作用，因此，學(xué)校的相關(guān)人員必須對(duì)學(xué)校檔案管理給予足夠的重視?，F(xiàn)階段，我國(guó)居民對(duì)于知識(shí)的重視程度不斷加深，學(xué)校的學(xué)生日益增多，學(xué)科資料、學(xué)生信息、檔案資料等也越來(lái)越多，這給學(xué)校的資料管理人員造成了極大的困難。針對(duì)這些問(wèn)題，進(jìn)行研究分析。借此平臺(tái)，與各位相關(guān)研究人員切磋討論。

一、學(xué)校檔案管理的作用

1.記錄學(xué)校發(fā)展史

一般來(lái)說(shuō)，人的記憶是有限的，所以有時(shí)候需要利用文字來(lái)記錄過(guò)去時(shí)間內(nèi)發(fā)生的事情。學(xué)校檔案的功能就在于此。學(xué)校的檔案應(yīng)記載著自學(xué)校建立以來(lái)所發(fā)生的各個(gè)重大事項(xiàng)，包括教學(xué)、科研、學(xué)生檔案、教師履歷等等，是整個(gè)學(xué)校運(yùn)行過(guò)程中不可缺少的一部分。學(xué)校檔案一般以文字或者電子圖像的形式，記載了學(xué)校發(fā)生的重要事件，蘊(yùn)含了大量可靠的信息。伴隨著時(shí)間的流逝，許多事情只能通過(guò)學(xué)校的檔案來(lái)查詢獲得。

2.為決策提供依據(jù)

學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，匯集了學(xué)校的知識(shí)成果、教育經(jīng)驗(yàn)等，可以為學(xué)校的各種決策提供依據(jù)，具有極大的價(jià)值。主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，教學(xué)管理作為學(xué)校工作的核心，引起了學(xué)校相關(guān)部門的強(qiáng)烈重視。在對(duì)本校的教師進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的過(guò)程中，需要對(duì)參與教學(xué)評(píng)估的教師的論文發(fā)表、研究發(fā)明、就業(yè)情況等一系列教育成果進(jìn)行調(diào)查對(duì)比，而這些程序的進(jìn)行主要是依據(jù)學(xué)校的現(xiàn)存檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)的。第二，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)決定了學(xué)校的運(yùn)營(yíng)軌跡，但是大多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的任期都具有一定的時(shí)間限制，他們只是學(xué)校某一時(shí)間段的參與者，對(duì)于學(xué)校的具體狀況并不十分清楚。為了保證工作的順利展開(kāi)，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)必須通過(guò)查閱學(xué)校檔案來(lái)了解學(xué)校的發(fā)展與前景。并在此基礎(chǔ)上，做出正確的決策，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

二、現(xiàn)階段我國(guó)學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.學(xué)校對(duì)檔案管理重視度欠缺

受過(guò)去舊式思想觀念的影響，現(xiàn)階段我國(guó)大多數(shù)學(xué)校并不能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性。因此，在平時(shí)的工作中，并沒(méi)有許多學(xué)校對(duì)檔案管理給予應(yīng)有的重視，導(dǎo)致很多麻煩的產(chǎn)生。例如：在現(xiàn)實(shí)的學(xué)校管理中，許多工作人員由于缺乏對(duì)學(xué)校檔案管理的足夠重視，所上交的材料不及時(shí)或者材料內(nèi)容不健全，導(dǎo)致學(xué)校的年立檔歸卷無(wú)法按時(shí)完成，給以后學(xué)校工作的展開(kāi)帶來(lái)了極大的不便。

2.學(xué)校檔案管理中硬件設(shè)施較差

目前，我國(guó)學(xué)校的檔案管理人員仍處于舊式的檔案管理服務(wù)意識(shí)中，不能適應(yīng)新時(shí)期的學(xué)校檔案服務(wù)管理。過(guò)去，學(xué)校的檔案管理工作長(zhǎng)期處于手工操作進(jìn)行歸檔的階段，方式比較落后，管理效率較差。隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷進(jìn)步，舊式的管理方式早已不能滿足日益發(fā)展的社會(huì)的需要，必須對(duì)其進(jìn)行技術(shù)的革新。為更好地保管檔案，學(xué)校應(yīng)配備較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備與相關(guān)軟件，對(duì)學(xué)生檔案實(shí)行集中管理。對(duì)于紙質(zhì)的檔案，也應(yīng)注重防潮、防蛀、防火等，使學(xué)校的檔案可以長(zhǎng)期保存。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

由于缺乏對(duì)學(xué)校檔案的認(rèn)知度，一些學(xué)校并沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置專門管理學(xué)校檔案的職位，而是讓學(xué)校的教師或者學(xué)生來(lái)兼職，致使學(xué)校的檔案管理工作出現(xiàn)了大量的問(wèn)題。一方面，這些兼職人員并不是檔案管理專業(yè)出身，對(duì)于檔案管理流程并不十分了解，缺乏對(duì)于檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。有的兼職人員甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)一些適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，使學(xué)校的檔案管理工作存在著較大的不確定性。另一方面，這些檔案管理人員平時(shí)還忙于其他的工作，并沒(méi)有多余的時(shí)間來(lái)進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作方面的培訓(xùn)，更沒(méi)有多余的時(shí)間與精力來(lái)管理學(xué)校的檔案。

三、如何更好的強(qiáng)化學(xué)校檔案管理中的服務(wù)意識(shí)

1.增強(qiáng)學(xué)校對(duì)于檔案管理的重視程度

思想是一切行動(dòng)的前提和基礎(chǔ)，只有從根本上轉(zhuǎn)變觀念，才能最終體現(xiàn)在行動(dòng)上。因此，要想強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的服務(wù)意識(shí)，就必須首先從思想上轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)學(xué)校對(duì)于檔案管理的重視程度。這不僅僅要求檔案的管理人員重視檔案的管理，同時(shí)也要求學(xué)校其他人員對(duì)于檔案管理給予充分的配合。更重要的是，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性，通過(guò)自己的實(shí)際行動(dòng)，為全體師生樹(shù)立一個(gè)良好的榜樣。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳講解，讓全體師生了解到學(xué)校的檔案管理與他們自身的利益息息相關(guān)。由于檔案管理的目的是為學(xué)校的各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)提供有用的信息，所以，學(xué)校各個(gè)職能部門之間的默契配合也是對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行有效管理的重要條件。針對(duì)這種情況，學(xué)校應(yīng)定期對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)，使大家明確了解自己的職責(zé)，增加各個(gè)部門之間的默契度，提高學(xué)校的工作效率。

2.強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的信息化服務(wù)水平

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到了知識(shí)的重要性，紛紛選擇走進(jìn)學(xué)校充實(shí)自己。為給越來(lái)越多的學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)環(huán)境，我國(guó)大多數(shù)學(xué)校選擇擴(kuò)充自己的學(xué)校規(guī)模。學(xué)生數(shù)量不斷增多，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致學(xué)校的檔案越來(lái)越厚，給學(xué)校的檔案管理人員帶來(lái)了一定程度的困難。很明顯，舊式的檔案管理模式已不再適應(yīng)日益發(fā)展的社會(huì)的需要。近幾年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，給我國(guó)學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了極大的方便。檔案管理數(shù)字化主要包括檔案數(shù)字化信息采集、檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)與檔案日常管理系統(tǒng)三個(gè)方面。這三個(gè)系統(tǒng)之間相互影響，相互聯(lián)系。如果其中一個(gè)系統(tǒng)出現(xiàn)差錯(cuò)，勢(shì)必會(huì)影響其他兩個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。例如：檔案數(shù)字化信息采集系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，信息采集的不準(zhǔn)確、不及時(shí)，勢(shì)必會(huì)影響檔案數(shù)字化信息查閱系統(tǒng)對(duì)于所收集信息的快速反應(yīng)。檔案日常管理系統(tǒng)也由于檔案數(shù)字化信息采集系統(tǒng)所采集信息的失誤，不能及時(shí)有效地對(duì)所采集的信息進(jìn)行歸類整理。這嚴(yán)重違背了學(xué)校進(jìn)行檔案管理的初衷，降低學(xué)校的工作效率。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)校的檔案管理工作瑣碎，涉及面廣，牽扯人員眾多，任務(wù)量重?，F(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)學(xué)校并沒(méi)有配備專門的管理人才對(duì)于學(xué)校的檔案進(jìn)行管理，不能滿足學(xué)校對(duì)于檔案管理的要求。針對(duì)這一現(xiàn)象，學(xué)校應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員對(duì)學(xué)校檔案實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)管，并定期對(duì)學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，為學(xué)校全體師生提供更好的服務(wù)，進(jìn)而提高整個(gè)學(xué)校工作效率。值得注意的是，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)，不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)理論知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)實(shí)際操作能力的培訓(xùn)，還應(yīng)注重對(duì)于檔案管理人員的思想教育，增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德。此外，為提高學(xué)校的檔案管理效率，學(xué)校還可以建立激勵(lì)制度，對(duì)于表現(xiàn)突出的檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。

總體來(lái)說(shuō)，隨著人們對(duì)于知識(shí)的重視程度不斷加強(qiáng)，越來(lái)越多的人選擇再一次走進(jìn)校園，充實(shí)自己。學(xué)校為適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需求，不斷擴(kuò)大學(xué)校的規(guī)模。不斷增加的學(xué)生數(shù)量，不斷發(fā)展的學(xué)校進(jìn)程，導(dǎo)致學(xué)校的檔案資料越來(lái)越厚重。這給我國(guó)學(xué)校的檔案管理工作造成了極大的困難，必須采取一系列積極有效的措施去解決這些問(wèn)題，提高學(xué)校的辦公效率，給全校師生提供方便。目前，我國(guó)學(xué)校的檔案管理工作中存在著包括學(xué)校對(duì)檔案管理重視度欠缺、學(xué)校檔案管理中硬件設(shè)施較差、缺乏專業(yè)的檔案管理人員等幾個(gè)方面的問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，通過(guò)一系列的研究分析，對(duì)如何才能更好的強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作中的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行了大量的討論，提出應(yīng)在增強(qiáng)學(xué)校對(duì)于檔案管理的重視程度的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的信息化服務(wù)水平。同時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，更好地為全校師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]譚曉華.突出服務(wù)意識(shí) 強(qiáng)化檔案管理——學(xué)校檔案管理之管見(jiàn)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2015（8）：40-43

[2]劉麗萍.學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化[J].赤子，2014（9）：174

[3]梁文輝.學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化對(duì)策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)·科學(xué)管理與決策，2014（2）：186-197

[4]莊梨麗.高校檔案社會(huì)化服務(wù)研究——以上海S大學(xué)為例[D].華東理工大學(xué)，2012（3）

[5]丁戈才.中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].考試周刊，2011（6）：205-206