當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題和對策

劉慧郡

摘要：當(dāng)前人事檔案管理工作主要存在著社會對人事檔案管理工作普遍不夠重視、檔案管理內(nèi)容不能與時(shí)俱進(jìn)、檔案材料不夠規(guī)范、檔案材料失實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重、檔案管理信息化程度不高等問題。筆者認(rèn)為應(yīng)從五個(gè)方面加強(qiáng)人事檔案管理工作，一要加大宣傳培訓(xùn)力度，真正重視檔案管理工作；二要完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價(jià)值；三要統(tǒng)一檔案材料要求，促進(jìn)檔案材料規(guī)范化；四要加大教育和懲處力度，增強(qiáng)人事檔案公信力；五是提高人事檔案管理信息化程度，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 問題 對策

人事檔案是記載一個(gè)人政治面貌、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作情況等信息的重要載體，是組織部門和用人單位選人用人的重要參考。科學(xué)管理人事檔案，是發(fā)現(xiàn)人才、識別人才、培養(yǎng)人才、使用和管理人才的重要手段。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展和人才流動的日益頻繁，人事檔案管理中的矛盾和問題越來越突出。本文擬對當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題和加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策進(jìn)行初步探討。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題

1.社會對人事檔案管理工作普遍不夠重視

人事檔案管理工作是一項(xiàng)平凡瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更不容易干出工作成績，所以很難引起社會的重視。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，認(rèn)為人事檔案工作無非就是“修修補(bǔ)補(bǔ)、抄抄寫寫、查查看看”的事務(wù)性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家”，缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識。許多用人單位尤不愿在人事檔案管理方面投入人員和財(cái)力。許多畢業(yè)生意識不到檔案的重要用途，工作后流動性強(qiáng)，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長期留在學(xué)校或人才交流中心置之不理，導(dǎo)致大量“死檔”。

由于對檔案管理工作普遍重視不夠，導(dǎo)致人事檔案管理工作常常處于被動應(yīng)付狀態(tài)，難于充分發(fā)揮其服務(wù)功能。

2.檔案管理內(nèi)容不能與時(shí)俱進(jìn)

目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個(gè)人履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)籍和職稱、政審情況、黨團(tuán)關(guān)系、獎勵與處分、職務(wù)任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個(gè)人的歷史面貌和靜態(tài)情況，很難全面、完整地將個(gè)人的特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實(shí)反映干部德能勤績廉表現(xiàn)、具有長期查考價(jià)值的材料（如年終測評分?jǐn)?shù)、個(gè)人特長、信用記錄等）未能及時(shí)補(bǔ)充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進(jìn)行全面深入的考核，對用人單位的參考價(jià)值也就非常有限。

3.檔案材料不夠規(guī)范

一是檔案材料沒有及時(shí)更新，造成材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。現(xiàn)代社會人才流動非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時(shí)收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入單位檔案管理人員缺乏溝通協(xié)調(diào)，沒有及時(shí)提供新的材料，造成很多檔案材料不連續(xù)，出現(xiàn)空白，造成“斷檔”。二是檔案材料格式混亂。有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一，難以進(jìn)行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現(xiàn)象較多，影響檔案的保存。

4.檔案材料失實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重

有些檔案材料如考核鑒定、個(gè)人總結(jié)、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優(yōu)點(diǎn)，不寫缺點(diǎn)，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實(shí)事求是地反映一個(gè)人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，近年來發(fā)現(xiàn)的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型地反映出當(dāng)前人事檔案誠信缺乏的嚴(yán)重程度。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性和公信力。

5.檔案管理的信息化程度不高

大多數(shù)單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄了工作人員“三齡一歷”、職稱、職務(wù)等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態(tài)。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的對策

1.加大宣傳培訓(xùn)力度，真正重視人事檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強(qiáng)，保密意識強(qiáng)、兢兢業(yè)業(yè)、甘于奉獻(xiàn)的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細(xì)則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計(jì)算機(jī)操作并掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應(yīng)用技術(shù)。通過培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質(zhì)。

同時(shí)，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時(shí)更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。向各單位員工和高校畢業(yè)生宣講檔案在就業(yè)、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象。

2.完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價(jià)值

在檔案內(nèi)容上，要與時(shí)俱進(jìn)，除了現(xiàn)行規(guī)定收集歸檔的材料外，還應(yīng)逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機(jī)制，收集平時(shí)工作業(yè)績材料（包括工作實(shí)績、獲得獎勵、科研成果、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等）、個(gè)人信用記錄材料（包括銀行信用和社會信譽(yù)記錄等）、繳納養(yǎng)老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個(gè)人特色材料等，提升人事檔案的社會服務(wù)功能。

3.統(tǒng)一檔案材料要求，促進(jìn)檔案材料規(guī)范化

一要規(guī)范檔案材料收集途徑、內(nèi)容、時(shí)間，確保及時(shí)歸檔、更新；二要督促用人單位和相關(guān)部門及時(shí)收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范檔案材料的手續(xù)，對于缺少日期、簽名、印章等的材料要求有關(guān)部門和人員及時(shí)完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統(tǒng)一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。

4.加大教育和懲處力度，增強(qiáng)人事檔案的公信力

一是加強(qiáng)宣傳教育，嚴(yán)禁為了個(gè)人利益涂改、偽造檔案材料；二是對于收集來的材料，尤其是學(xué)籍、職稱、業(yè)績等材料要仔細(xì)查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題立即清退；三是對造假嚴(yán)重者要嚴(yán)厲打擊，依法對其進(jìn)行曝光或處罰。

5.提高信息化程度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案材料的資源共享

一要建立檔案管理部門與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等共建、共享的人事檔案信息平臺；二要各級檔案管理部門要加大資金、人員投入力度，開發(fā)或購買相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理軟件；三要對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其盡快掌握信息化管理本領(lǐng)。

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