新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談

陶俊秀

人事檔案是對個人經歷、工作業(yè)績、家庭情況等方面的記載，是較為完整的個人信息的存儲庫，是單位選拔人才、個人晉級晉升等人力資源管理與開發(fā)的重要依據。隨著人事制度改革不斷深入，傳統(tǒng)的紙質人事檔案管理已不能滿足新形勢下人事管理的高效化要求。人事檔案的信息化管理，已成為人事檔案管理研究的新課題。

一、人事檔案管理的現狀和問題

1.人事檔案基礎工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認為人事管理出不了大效益，沒必要投入太多，致使檔案的基礎工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設，制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。

2.檔案管理人員業(yè)務素質不高，專業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調入，沒有經過專業(yè)培訓，業(yè)務素質較低；老一代管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要認識，不懂信息技術，而年輕人員雖懂得信息技術，但對檔案管理的基礎知識、原則和流程等卻懂得不多，復合型人才少，導致人事檔案信息化管理難以開展。

3.管理手段落后，管理方法有待創(chuàng)新。在信息技術飛速發(fā)展的今天，很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計算機，也僅局限于打印檔案目錄，不能進行人事信息的查詢和檢索，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時代發(fā)展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。

4.缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。目前，許多單位在建設檔案信息化過程中，往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，卻忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設。如計算機等設備型號各異，檔次參差不齊，檔案信息的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一等等，都制約著信息交流的范圍和程度，影響著檔案信息化建設的步伐。

5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度，沒有根據工作的發(fā)展以及信息化的要求，制定完善、符合實際需要的信息化檔案管理制度，致使人事檔案信息化管理工作缺少規(guī)范，容易出現各種紕漏，可能出現信息被竊取、服務器被黑客和病毒攻擊等問題。

二、新形勢下人事檔案信息化管理的意義

1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實行人事檔案信息化管理后，可以依據信息化技術對人事檔案進行信息采集、確認、生成、歸檔、利用，以完整的信息化流程實現對人事檔案的實時化和網絡化管理，實現了數據錄入一次就可以在檔案管理內部實行資源共享，即時查詢，既可避免手工抄寫失誤，又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。

2.有利于對人事紙質檔案的保護。傳統(tǒng)檔案大多是紙質材料，是最原始的證明材料，經常查詢，增加磨損，影響保存壽命。實行信息化管理后，檔案信息可以從數據庫中直接查詢，減少與紙質檔案的直接接觸，有利于對原始檔案的保護。

3.促進單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理，可以將人事信息及時、高效地運用于單位日常運作中，使管理者能實時掌握本單位的人力資源情況，便于更好地優(yōu)化人員配置，促進發(fā)展；還可有效提升人事檔案管理質量，可便利為職工辦理各種手續(xù)，如根據個人人事檔案辦理社會保險和醫(yī)療報銷手續(xù)，在進行工資調整和計算工齡時提供準確、有效的證明材料等。

三、人事檔案信息化管理對策

1.強化對人事檔案信息化管理重要性的認識。人事檔案管理信息化建設的成功開展，單位重視是一個必不可少的條件。單位領導和工作人員都要正確認識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用，轉變傳統(tǒng)觀念，緊跟時代潮流，充分利用現代信息化技術對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，促進單位管理的科學化和現代化。

2.加大對檔案管理信息化系統(tǒng)建設的投入，加快檔案管理現代化基礎設施建設。信息化基礎設施是人事檔案信息化管理的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。在充分認識人事檔案信息化管理重要意義的基礎上， 要加大對檔案信息化建設的投入，配備必要的硬件和軟件設施，為人事檔案信息化管理提供硬件、技術保障，使人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化。

3.加強信息化培訓，提升人事檔案管理人員的綜合素質。人事檔案信息化建設，人才是關鍵。應盡快建立起一支以管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的人事檔案管理隊伍，以滿足檔案管理信息化建設的需要。在一時難以引進新型人才的形勢下，要加強對現職人員的培訓，分期分批參加有關信息化管理知識的培訓，開展多種形式的技術交流，并大膽啟用現有技術骨干，給他們壓擔子，使他們在實踐中成長，成為既熟悉傳統(tǒng)業(yè)務知識、又懂信息技術的雙重知識結構的復合型人才。

4.加強人事檔案信息資源建設和日常維護。人事檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，如果沒有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設的主要內容是建立人事電子檔案，在保管好紙質檔案的基礎上，對人事檔案資料按照類別，逐頁掃描，全部錄入計算機，實現人事檔案的電子化。在錄入數據庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時，個人的基本情況、人事變動、工作調動、考核、獎懲、教育、成果等數據資料也要通過計算機及時進行更新，實現人員信息日常管理的動態(tài)化和科學化，達到人員信息數據新、資料全、準確無誤的工作標準，為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務。

5.建立健全人事檔案信息化管理制度，使人事檔案信息化管理更加科學、規(guī)范、合理。任何一項工作的持續(xù)開展，都離不開制度的保障。人事檔案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一方式，易使人事檔案信息丟失，在檢索、調用時出現困難。因而在信息化建設的過程中必須結合單位人事檔案信息化管理的實際情況制定相應的規(guī)章制度，使人事檔案信息化管理工作有章可循、有據可依，促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，確保人事檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)順暢，更具實效和活力。

6.加強人事檔案的保密和安全工作，確保檔案信息化管理有效運行。信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來安全隱患。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。在管理中，要高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，做到檔案內部局域網不與外網連接，積極預防電腦黑客、病毒和計算機的故障對檔案信息安全和保密帶來的威脅。要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學、規(guī)范、嚴密的制度來確保檔案信息化管理安全可靠運行。