建設工程檔案管理的難點及解決措施

【摘 要】隨著我國經濟建設的高速發展，城市建設也日新月異，各項基礎性設施及房地產開發建設也隨之突飛猛進，因此也給建設工程檔案管理工作帶來一定的壓力和挑戰。因此，建設工程檔案管理工作愈發顯得重要。建設工程檔案是建設工程的重要組成部分，是建設工程內在質量和工程驗收的重要依據。文章簡要分析了現代建設工程檔案管理的難點及解決措施。

【關鍵詞】建設工程；工程檔案；管理措施

【Abstract】 with the rapid development of China's economic construction， urban construction with each passing day， the infrastructure and real estate development and construction also advance rapidly， and therefore also to the construction project archives management work bring some pressure and challenges. Therefore， the construction project archives management is becoming more and more important. Construction project archives is an important part of the construction project， is an important basis for the construction of internal quality and project acceptance. This paper briefly analyzes the difficulties and solutions in the file management of modern construction projects.

【Key words】construction project； project file； management measures

1.城建檔案管理的含義及作用

建設工程檔案是建筑活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設、隱蔽工程等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求更是建筑行業每個員工所具有的基本能力。

2.城建檔案管理的現狀及難點

2.1城建檔案管理的現狀

首先是城建檔案管理專業人員短缺。因為城建檔案管理工作具有自身的特點，所以，年輕人并不喜歡從事該工作。檔案管理的重復勞動頻率很高，而且勞動強度也比較大。另外，在資料搜集資料或者建檔整體等工作內容相對枯燥，而且十分繁瑣。同時，這種工作很容易出現職業病，導致頸椎或者是腰椎疾病等。這樣一來，年輕人就缺乏從事該工作的積極性與激情，最終導致專業人員的嚴重缺失，甚至是斷檔。現在的檔案管理人員中，缺乏懂專業、高學歷、高素質、業務強、善創新、會利用現代計算機網絡的專業檔案管理人員，是制約城建檔案事業發展的主要原因。其次是檔案管理意識缺乏。在城市化的背景下，城建檔案管理部門未對城建檔案管理工作重視與關注。檔案專業管理工作人員人手不夠，建檔不及時，在資料收集方面存在諸多不足，編排與維護工作質量不過關，嚴重的還存在不建建設檔案的現象。城建檔案僅僅停留在形式層次，難以貫徹并落實，最終對該管理工作的正常開展造成了嚴重的制約。

2.2城建檔案管理的難點

首先是目前城建檔案的不完善，無法對城市建設提供更多的利用價值。現存的城市建設檔案大多為近年來新建、擴建、改建的工業與民用建筑工程檔案和部分科室檔案，甚至大量科室檔案也沒有做到集中到檔案館安全統一管理，久而久之不可避免的造成了損、缺、丟的不完備檔案，這樣的檔案無法在快速發展的城市建設中起到應有的利用價值。

其次是城建檔案的收集難度高。對于平級單位和無權制約的企業的城建檔案的收集工作，是每個致力于城建檔案的工作者非常頭疼的事情，雖然有相關文件明確規定的處罰，但實際由于缺失硬性的處罰措施，企業管理檔案人員的頻繁流動，給城建檔案收集帶來諸多不便，為后續城建檔案在城市建設中的利用帶來了不少的短板。

第三是信息化建設比較薄弱，管理手段相對落后。檔案信息化建設速度緩慢，以手工為主的服務模式大量存在。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重影響了城建檔案服務質量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發和利用。

第四是城建檔案管理經費不足，人員素質有待提高。大多數城建檔案館（室）經費不足，購置檔案設備及人員經費支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業知識，嚴重影響了城建檔案事業的發展。

3.城建檔案管理的措施及創新

3.1推進城建檔案管理隊伍建設

應根據城建檔案管理的需要，配備相應數量的、具備高素質、高水平的團隊。在城建檔案管理工作不斷變化的背景下，也同樣會提高管理人員的要求，所以，必須要創建管理團隊。首先，應制定培訓制度，實現走出去和請進來的有機結合，使得管理工作人員的自身業務素質與專業技能在短時間內得到提升。其次，不斷增強服務意識，重視對管理工作人員職業道德的全面培養。再次，提升管理工作人員待遇，更好地留住專業管理人才，積極聘請專業技術人才，保證合理配置管理工作人員。

3.2推進檔案管理模式的創新

科學技術的迅猛發展，既為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇，也使檔案工作遇到許多新的挑戰。這就要求檔案工作必須抓住機遇，充分運用現代科學技術，對傳統的手段進行改造，在檔案載體、檔案收集、檔案傳播等方面進行大膽創新。

為了更好的開發利用城建檔案信息資源，城建檔案管理部門應面向社會，通過各種方式和手段，向社會提供更多有利用價值的城建檔案信息，以滿足社會各界的需求。首先我們必須加強信息化基礎設施建設，充分利用現代信息技術，根據國家有關城建檔案管理的標準和規范，系統的開發出一套完整的、切合實際的城建檔案管理系統軟件，建立內部局域網；更要加強檔案數字化建設，縮短檔案信息開發與當前需求的差距，實現檔案資源共享，為城市規劃、建沒、管理服務創造更方便、快捷的條件，以適應社會發展和城市現代化建設對城建檔案利用的要求，以優質的管理創造優質的服務。其次，要改進服務手段，過去，城建檔案利用是以手工直接查詢為主，對外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對原件進抄錄、復制，以提供原始信息為主。隨著社會的進步和信息技術的飛速發展，以手工為主的服務模式已越來越不適應現代城市發展的需要。坐等上門的服務方式，單一和落后的服務手段嚴重限制了城建檔案的服務領域和服務質量，城建檔案的價值得不到有效的開發和利用。因此我們必須在服務手段上有所創新和突破。

4.結束語

建設工程項目檔案是工程項目的寶貴財產，是工程建設者智慧的結晶，是歷史的真實見證。工程項目文件的形成和積累納入工程建設的各個環節，并落實到各參建單位和各級技術人員、檔案人的職責范圍內，控制好建設工程全過程文件材料的形成和積累，才能保證工程項目檔案的完整、準確和系統。

參考文獻：

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作者簡介：

邵乘勝（1976-），男，漢族，陜西西安人，工程師。研究方向：建筑工程施工、管理。