淺談市政工程設計檔案的信息化

胡文春 梁芳

【摘要】隨著科技的進步，信息技術的觸角早已伸入生活的各個領域，在筆者所從事的市政建設領域信息技術也有較為廣泛的應用。然而有著城建發展的歷史縮影之稱的市政工程建設檔案，在信息化過程中卻始終跟不上信息技術發展的快速步伐。近年來，我國市政建設領域投資發展迅猛，工程總類也更趨多元化。市政工程檔案是市政規劃編制和調整的基礎與前提，也只有齊全、完整、準確的市政工程檔案才能為日后的工程維修、突發事件等提供有力的工程依據。

【關鍵詞】市政工程設計檔案；信息化

隨著科技的進步，信息技術的觸角早已伸入生活的各個領域，在筆者所從事的市政建設領域信息技術也有較為廣泛的應用。然而有著城建發展的歷史縮影之稱的市政工程建設檔案，在信息化過程中卻始終跟不上信息技術發展的快速步伐。近年來，我國市政建設領域投資發展迅猛，工程總類也更趨多元化。市政工程檔案是市政規劃編制和調整的基礎與前提，也只有齊全、完整、準確的市政工程檔案才能為日后的工程維修、突發事件等提供有力的工程依據。

一、當下市政檔案信息化的現狀與不足

現實工作中我們也發現，盡管多數市政領域的從業者都認同應當加快市政工程項目檔案的信息化加速建設的步伐，然而在具體實施過程中還存在著種種不足。

1、壓力機制不夠，守舊思維嚴重

這一點主要表現在市政工程檔案管理部門或者市政單位有關職能部門對市政檔案信息化所傳遞的壓力機制不夠，相當多的一線部門滿足與傳統形式的管理模式，過分依賴紙質檔案，以及一些固定的工作流程模式。而管理部門更是在此警言慎行，畏懼信息化過程對傳統紙質檔案模式的沖擊，更加對信息化過程中誕生的電子圖文充滿懷疑，認識不到信息化的便捷利好。

2、技能缺失，配套服務滯后

目前整個市政行業內對檔案信息化缺乏一套確實可行的模式。廣大從業者各自為戰，摸著石頭過河，一些單位全憑自己的理解以及一些工程技術人員的工作經驗進行簡單的歸類，拋棄了相關立法以及行業規定。在編號、分類、編碼等具體細節上更是五花八門。而由于多數行業涉及保密性限制，行業的商業化配套也相對滯后，能夠為此提供的輔助業務的多半是其他專業服務部門的延展業務，專業化、及時性都有很大的缺失，使得很多企業在認識到自己的不足之后，既無法自身克服有關困難也無法求助于市場機制。致使信息化進程一再拖延，最后往往又把有限的資源回流到對傳統模式的不斷加固。

3、人才短缺，甚至人力資源分配不足

剛剛我們談到的技能缺失，在專業技能缺失的背后往往是人才的短缺，目前在我國高校的學科建設中，檔案學專業、信息資源管理專業以及相近的情報學專業雖然劃分的較為靠近，但在具體培養過程中檔案學側重與文科類思維的培養，具體的學習課程中很少涉及計算機相關知識，信息化相關技能更是淺嘗則止。而信息資源管理專業側重于簡單的計算機科學技術應用，較少學校能夠將管理學有關原理直接引入融合，直接導致有關畢業生無法很快的找到有關工作的著力點。

此外，在具體工作中很多市政單位的檔案室往往成為人員安插的主陣地，這類工作人員往往連傳統的紙質檔案管理工作都無法很好的勝任，更有甚者，甚至存在檔案人員全部兼任，這些人員本身就不具備專業技能，精力也無法匹配，一時之間很難形成工程檔案信息化建設的成果。

4、投入不足，決心不夠

由于傳統的圖檔管理方式的投入簡單，也能夠滿足一定程度的管理需求，相對而言工程技術檔案的特殊載體，特殊規格往往使得其在信息化過程中投入的各項資源非常大，一旦企業效益收縮，對此投入往往作為裁剪的首要項目。很多單位也因為較大的投資望而卻步，資金滲人的緩慢往往成為本部門無力推動信息化的最直接原因。

二、探索市政檔案信息化相對滯后的解決思路

1、加速立法步伐，完善有關制度建設

長期以來，電子文件的法律證據效力一直受到各方質疑，在市政工程行業中，一般而言由于涉及工程規模普遍較大，牽涉部門多，責任關系影響較重等原因，使得各方對市政檔案信息化產出的成果文件的法律效力產生了懷疑，在沒有立法保障其電子文件法律效力的前提下市政檔案信息化實在舉步維艱。

此外，一線部門在面對市政檔案信息化的過程中缺乏嚴肅性，滿足現狀。需要在更大范圍內建立有關規章制度，促進市政工程檔案信息化的進程發展。

2、健全人才培養機制，加速學術融合

信息化建設是信息技術手段在圖檔管理領域的深入應用，因此，需要有計算機專業背景的技術人才的參與，調研顯示檔案管理全行業中有信息技術背景的人員比例不足5%，滲透到市政領域的就更加是鳳毛麟角，因此，在大專院校的檔案學科設置中應該更多的加入計算機學科的專業課程進行輔助學習；而在在具體崗位培訓中，更加應該結合市政行業工程圖紙多、幅面大、文檔材料分布散等特點進行重點培養。此外，在我們的崗位培訓中如何面對本特定載體的圖檔進行信息化并高效利用應當成為培養的要害所在。

3、引導市場機制的深入合作，推動行業服務市場化程度提升

任何專業的發展都離不開市場機制的作用，市政檔案信息化過程復雜，需要多專業多部門的協同配合。尤其是信息技術更是很多單位所不具備的技術條件，為保障信息化的有效推行，廣大市政企業應該在圖檔管理中摒棄閉門造車的傳統思維，加快研究措施，在保障信息安全的前提下引入專業的信息化企業，幫助企業盡快實現信息水平的提升。有關部門更應該制定相關鼓勵政策引導市場機制快速參與進來，讓市場主體在市政檔案信息化過程中發揮更大的作用，而企業間的競爭也將更有利于技術進步及行業規范化，成為行業發展的動力。

4、有關部門加強探索研究，提出并推廣更具操作性管理流程模式

各種技術的匱乏歸根到底還是人才的缺失，就當前現實而言，很多單位的檔案部門人員不專業、不專用依然嚴重。面對現狀，各部門應當結合地方、部門、企業的現實，加快研究出一套簡單明了、行之有效的信息化模式，便于企業一線人員按章執行，簡單模仿，最大程度上保障市政基礎信息的安全、全面的保存下來，為以后有條件進行信息化做好基礎。

5、企業自身也應該提高認識，開拓思路探索更適合自身的管理思路

市政企業本身才是檔案信息化的主體，企業本身的重視程度直接關系著信息化的最終成功與否，甚至在很多企業中，有沒有高層領導的直接重視，直接影響著信息化的成功與否。因此，各企業自身從上至下都要從發認識到檔案信息化對企業長遠利益的價值所在，不斷加大在市政檔案信息化過程中的合理投資，唯有如此，市政檔案在一線企業中才能真正實現信息化常態。

【參考文獻】

[1] 唐寶蓮， 吳建華. 檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J]. 科技檔案， 2006（3）.

[2] 夏燕玲. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 云南檔案， 2010（3）.

【作者簡介】

胡文春（1987—），男，畢業于四川大學檔案學專業，單位：武漢市燃氣熱力規劃設計院，主要研究方向：現代文件管理與電子政務、圖檔管理。

梁芳（1987—），女，湖北荊州人，現就讀于長江大學外國語學院，主要研究方向：外國語言學及應用語言學。