環(huán)衛(wèi)檔案管理工作流程優(yōu)化完善策略分析

張冬梅

摘 要：改革開放以來，我國城市建設(shè)不斷發(fā)展和完善，與此相應，城市環(huán)衛(wèi)工作的內(nèi)容也日趨豐富。在具體的環(huán)衛(wèi)工作中，如城市道路保潔、城市垃圾收集、垃圾中轉(zhuǎn)及處理等工作中，逐步建立了環(huán)衛(wèi)檔案。環(huán)衛(wèi)管理工作將加強環(huán)衛(wèi)檔案管理、升級環(huán)衛(wèi)檔案管理程序，并且促進環(huán)衛(wèi)檔案管理實現(xiàn)信息化，這是環(huán)衛(wèi)管理工作的關(guān)鍵部分，有助于保證環(huán)境衛(wèi)生服務質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：環(huán)衛(wèi)檔案管理；工作流程；優(yōu)化完善；策略分析

隨著我國城市建設(shè)水平的提升，環(huán)衛(wèi)工作的內(nèi)容也不斷豐富。為了進一步完善環(huán)衛(wèi)工作的落實效果，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作逐漸開展。環(huán)衛(wèi)管理工作的核心在于改善檔案管理、完善檔案管理流程及實現(xiàn)檔案管理的信息化，從而提升環(huán)衛(wèi)工作整體水平。本文將闡明環(huán)衛(wèi)檔案管理工作流程優(yōu)化的途徑及策略，希望能為環(huán)衛(wèi)工作檔案管理的完善提供一定的參考。

1 優(yōu)化環(huán)衛(wèi)檔案管理的途徑

（一）收集環(huán)衛(wèi)檔案原始資料

環(huán)衛(wèi)檔案資料所涉及的內(nèi)容主要包括以下幾項：城市道路清掃、公共廁所的保潔、垃圾中轉(zhuǎn)及處理等環(huán)衛(wèi)工作中累積的資料。在收集檔案之前需要做好協(xié)調(diào)工作，尤其是聯(lián)絡(luò)部門之間的相互協(xié)作，使得信息的采集、匯聚和逐層提交工作能夠有序地開展，從而保證收集到的環(huán)衛(wèi)資料覆蓋面廣、更新及時、信息準確。

（二）整理環(huán)衛(wèi)檔案資料。

收集到的環(huán)衛(wèi)檔案原始資料數(shù)量比較龐大，內(nèi)容相對冗雜，因此，環(huán)衛(wèi)檔案管理部門必須首先對這些資料進行科學的整理。第一，對環(huán)衛(wèi)檔案管理資料進行系統(tǒng)分類，分類的依據(jù)是工作內(nèi)容與工作時間，并且在總項目下劃分具體的子項目，增強分類的準確性和詳細性，并且把環(huán)衛(wèi)檔案資料對應著相關(guān)的項目進行錄入。此外，還應該在整理時對環(huán)衛(wèi)檔案資料設(shè)置關(guān)鍵詞，從而方便信息整理及查找。以篩選分類為基礎(chǔ)，形成環(huán)衛(wèi)檔案資料的初步格局，從而為對環(huán)衛(wèi)檔案資料進行建檔和保存奠定基礎(chǔ)[1]。

（三）環(huán)衛(wèi)檔案的歸檔、保存

在完成對環(huán)衛(wèi)檔案資料的收集和篩選工作后，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作者要對環(huán)衛(wèi)檔案資料進行復核，使得檔案資料時間范圍完整、形式和內(nèi)容準確無誤，保證環(huán)衛(wèi)工作的實際情況正確地記錄在檔案中。在進行歸檔和保存的同時，管理人員還需要根據(jù)實際情況按照一定的時間周期對檔案加以更新，及時地記錄環(huán)衛(wèi)工作開展過程中出現(xiàn)的新情況，從而保證環(huán)衛(wèi)檔案資料能夠與實際工作同步。在完成對檔案資料的復核之后，檔案管理員要及時建立檔案加以保存，與此同時，還要建立電子檔案。電子檔案不僅應當與紙質(zhì)檔案的建設(shè)同步進行，也應當對檔案信息進行實時更新。此外，電子檔案需要面向社會公眾開放，除了保密信息外，需要為公眾查詢信息提供便利條件[2]。檔案管理員必須保證檔案保存形式的一致性，這對于對于表格和文本來說尤為重要，這不僅是檔案管理規(guī)范性的需要，也有助于提高后期按照不同需求查閱資料的便捷性。

（四）對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作開展監(jiān)督

與其他類型的檔案管理工作一致，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作也具有很高的準確性和真實性。為了盡可能避免環(huán)衛(wèi)檔案管理在收集整理及存檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，必須加強監(jiān)督和檢查工作。及時、有效的監(jiān)督一方面能夠增強環(huán)衛(wèi)檔案管理人員工作的嚴肅性，另一方面也有助于促進環(huán)衛(wèi)檔案管理工作水平的提升。相關(guān)部門需要依據(jù)月度、季度或者年度的周期檢查環(huán)衛(wèi)檔案資料，使得環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的開展能夠循序漸進地進行，并且以不定期抽查的形式對檔案管理日常工作進行監(jiān)督，增強環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的責任意識，使其在工作中時時刻刻保持謹慎，有效地防止環(huán)衛(wèi)檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。管理部門要將這兩種方式的有機結(jié)合，從而提升環(huán)衛(wèi)檔案資料的完整性。

2 優(yōu)化環(huán)衛(wèi)檔案管理流程的策略

（一）高度重視管委檔案資料管理工作

某些環(huán)衛(wèi)管理部門對于維護市容與環(huán)境衛(wèi)生工作較為重視，但是缺乏對檔案資料的重視，這妨礙了環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的有序進行，同時也影響了整個環(huán)衛(wèi)部門工作質(zhì)量的提升。因而，管理部門與領(lǐng)導者觀念的轉(zhuǎn)變是提高環(huán)衛(wèi)檔案管理工作水平的第一項任務，必須要對檔案管理工作予以足夠的重視，并且對檔案管理工作加大人力、物力及資金的投入，為環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的開展提供有力支持，進而促進環(huán)衛(wèi)部門整體工作水平的提高，使其更好地履行職能。

（二）實現(xiàn)環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的信息化

計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨進步，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅能夠在最大程度上增強環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的便捷性，還能夠方便環(huán)衛(wèi)檔案管理信息的查詢和交流，因此，實現(xiàn)管理的信息化逐漸被提上了工作日程[3]。相應地，環(huán)衛(wèi)檔案管理人員也需要把信息技術(shù)運用到檔案管理中來，建設(shè)檔案管理信息服務系統(tǒng)，保證環(huán)衛(wèi)檔案從收集整理到檢索使用全過程的信息化，使得環(huán)衛(wèi)檔案管理的效率及準確性得到保障。

（三）加強環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的制度建設(shè)

環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的規(guī)章制度應當包括環(huán)衛(wèi)檔案整理范圍、內(nèi)容分類，檔案庫房管理準則、保密管理規(guī)則等內(nèi)容。規(guī)章制度是環(huán)衛(wèi)檔案管理工作的實施依據(jù)。完善檔案管理規(guī)章制度，從而保證檔案管理工作對規(guī)章制度加以貫徹，使得檔案管理工作的開展更為規(guī)范，環(huán)衛(wèi)檔案管理工作人員有可以依據(jù)的工作準則。

（四）加強環(huán)衛(wèi)檔案管理人員的能力建設(shè)

環(huán)衛(wèi)檔案管理部門應該著力培養(yǎng)具有較強專業(yè)能力和信息技術(shù)水平的管理人員，這是提高環(huán)衛(wèi)檔案管理水平的核心問題。為此，環(huán)衛(wèi)檔案管理部門需要優(yōu)化環(huán)衛(wèi)檔案管理人才結(jié)構(gòu)，加強優(yōu)秀人才的引進，并且對檔案管理人員定期進行業(yè)務培訓，提升其業(yè)務水平，提高環(huán)衛(wèi)檔案管理在職工作人員的綜合素質(zhì)，使得檔案管理工作的質(zhì)量能夠不斷提高。

（五）加強檔案管理人員的服務意識建設(shè)

檔案的利用服務是環(huán)衛(wèi)檔案整理、歸檔及保存的目的所在。第一，在收集整理檔案資料時，需要增強服務意識，明確檔案服務的重點及針對的群體，為環(huán)衛(wèi)部門建設(shè)公益設(shè)施與維修環(huán)衛(wèi)設(shè)備提供參考信息。第二，保證檔案資料查閱渠道暢通，除保密的檔案資料之外，針對其他環(huán)衛(wèi)檔案資料，需要建立方便的檢索與使用途徑。例如建立環(huán)衛(wèi)檔案管理門戶網(wǎng)站，在網(wǎng)站上開通信息查詢功能，通過設(shè)置關(guān)鍵字、用戶登錄等等途徑，為用戶檢索信息提供便利途徑[4]。此外，對于用戶的其他業(yè)務，可以通過網(wǎng)絡(luò)預約、現(xiàn)場辦理或者網(wǎng)上業(yè)務等途徑加以實現(xiàn)，從而促進環(huán)衛(wèi)檔案管理部門工作效率的提升，同時也增強用戶對環(huán)衛(wèi)檔案管理服務的滿意程度。

3 結(jié)語

對于環(huán)衛(wèi)工作來說，環(huán)衛(wèi)檔案管理是其最基礎(chǔ)的部分，也是促進城市化發(fā)展水平得到提升的保障工作。因而，環(huán)衛(wèi)管理部門需要對環(huán)衛(wèi)檔案管理工作予以充分的重視，并且采取必要的措施，改善檔案管理工作程序，提升檔案管理水平，更好地滿足經(jīng)濟社會發(fā)展對檔案管理工作提出的要求。

參考文獻

[1] 王黎黎.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作中存在的主要問題分析[J].吉林農(nóng)業(yè)，2014（19）：94-94.

[2] 蔣大磊.環(huán)衛(wèi)檔案管理工作流程優(yōu)化完善措施研究[J].決策與信息（下旬刊），2013（10）：261-261.

[3] 張枝.淺析環(huán)衛(wèi)信息化監(jiān)管中心檔案管理與研究[J].數(shù)字化用戶，2013（3）：70-70.

[4] 鄭敏.試分析新時期環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的有效策略[J].農(nóng)業(yè)科技與信息，2016（1）：44-44.