信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的科學應(yīng)用分析

南秀

摘 要：將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能夠大大提升檔案管理效率和利用效益，還可以有效促進檔案管理的信息化、科技化發(fā)展。但從目前信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀來看，仍然存在不少問題有待我們?nèi)ソ鉀Q。基于此，本文結(jié)合筆者時間工作經(jīng)驗，主要對信息技術(shù)在事業(yè)檔案管理中的應(yīng)用、存在問題展開探討，并針對性提出一些加強信息技術(shù)應(yīng)用的有效策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；科學應(yīng)用

在信息時代，居民的日常生產(chǎn)、生活行為正在受到信息技術(shù)廣泛的影響，諸多行為也因此發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。雖然信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的時間還比較短暫，但其給檔案管理工作帶來的便利性、經(jīng)濟性卻是顯而易見的，并且這也是信息時代檔案管理工作必須要走的一條道路。所以說，在這種社會大環(huán)境下，我們對信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的科學應(yīng)用展開探討是非常有必要和有意義的。

1 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

將信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中來，能夠大幅度提升檔案信息收集、整理以及利用的能力，并且可以讓檔案信息突破時間、空間上的限制，實現(xiàn)跨地區(qū)交流和使用，同時還能夠大幅度延長檔案信息的保存年限，這些是紙質(zhì)檔案無法比擬的。目前，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中具體應(yīng)用在以下幾個方面：

（一）應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中

現(xiàn)階段，事業(yè)單位應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)通常包括以下幾大功能模塊：收集整編模塊、分類整理模塊、閱讀管理模塊、打印管理模塊以及網(wǎng)頁查詢模塊、用戶管理模塊等等。事業(yè)檔案管理系統(tǒng)在客戶端瀏覽器方面可選擇IE8.0，而在后臺數(shù)據(jù)庫上則可以選用SQLServer2003，這些都是當前事業(yè)單位檔案管理中常用的信息技術(shù)。

（二）應(yīng)用到檔案管理內(nèi)容中

信息技術(shù)在檔案管理內(nèi)容方面的應(yīng)用主要體現(xiàn)在檔案文件搜索、復制、存儲、打印以及檔案信息的搜索、共享等方面，同時還包括對檔案文件進行的匯總、統(tǒng)計及編號處理等，在部分事業(yè)單位中還包括檔案信息及文件的圖表制作、動態(tài)播放等。在此需要注意的是，在檔案內(nèi)容管理中應(yīng)用信息技術(shù)，管理人員應(yīng)當充分認識到電子檔案管理的重要性，務(wù)必要遵循科學、規(guī)范、全面、準確的原則實施檔案內(nèi)容管理與利用，以此來確保檔案管理工作的效益。

（三）應(yīng)用到檔案資料管理中

在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)，雖然能夠大幅度提升檔案管理和利用的效率、效益，但也因此帶來了新的安全隱患和風險，這就需要我們加強對檔案資料的安全保護，其中最常用的信息技術(shù)手段就是備份和軟件管理等。通常情況下，一個完整的檔案資料備份和安全保護方案應(yīng)該包括軟件、硬件備份以及災難恢復計劃；并且還應(yīng)當注重備份檔案的系統(tǒng)軟件管理，比如說驅(qū)動程序的管理、芯片軟件的管理以及備份檔案管理軟件的管理等等。當前最常用的備份硬件主要為光盤、硬盤等，在具體應(yīng)用時，工作人員需要根據(jù)檔案內(nèi)容及辦公條件來綜合考慮。

2 信息技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

（一）對檔案管理信息化缺乏足夠的認識

事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)的時間還比較短，再加上相關(guān)規(guī)范制度、標準體系還不夠健全以及管理人員信息技術(shù)水平參差不齊等因素的影響，致使事業(yè)單位對檔案管理信息化的認識還不夠充分，這也是當前檔案管理工作存在諸多的根本性原因。例如，在檔案管理過程中過度依賴計算機以及管理系統(tǒng)，缺乏對信息技術(shù)風險的認識，一旦計算機和管理系統(tǒng)產(chǎn)生故障，極易造成檔案資料的損毀或丟失；由于工作人員的疏忽，常常致使一些重要資料、文件不能夠及時進行備份和歸檔；當紙質(zhì)文件被掃描成電子文件或者是電子文件被掃描成紙質(zhì)文件后，對原文件的處理過于隨意，極易造成文件丟失。

（二）電子檔案管理缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化

目前，雖然大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作都走上了電子化、信息化的道路，但基本都還停留在簡單性的邏輯歸檔、存儲和網(wǎng)上查閱階段，對管理系統(tǒng)的開發(fā)與使用還不夠深化，規(guī)范化以及系統(tǒng)化的發(fā)展水平還比較低。其中，最具有代表性的一點就是辦公系統(tǒng)設(shè)計過程中基本不會讓檔案管理人員參與，因此檔案管理系統(tǒng)設(shè)計方面存在很大的欠缺，這嚴重制約了檔案管理系統(tǒng)的實用性。

（三）電子檔案的安全性缺乏有效保障

信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，在提升管理效率、效益的同時，也帶來了新的風險和安全隱患，大量文件被保存在計算機或者系統(tǒng)中，很多并不能及時進行下載或者是脫機管理，如果計算機和管理系統(tǒng)受到病毒入侵、黑客攻擊或者故障損壞等，極易引發(fā)檔案資料丟失、泄露和損毀等問題。

（四）管理體制不健全，人才匱乏

檔案管理信息化發(fā)展需要專業(yè)的人才做基礎(chǔ)支撐，從整體上來看，當前事業(yè)單位檔案管理工作人員對計算機和信息技術(shù)的了解相對較少，并不能充分滿足檔案管理信息化發(fā)展的需求，這也是造成電子檔案歸檔不及時、安全問題高發(fā)及檔案利用效率低下的根本原因之一。

3 促進信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的對策

（一）強化檔案管理信息化發(fā)展，走標準化、規(guī)范化的道路

走檔案管理信息化發(fā)展的道路，是事業(yè)單位提升檔案管理效率的重要途徑，具體措施有以下幾點：1、按照業(yè)內(nèi)標準進行檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和優(yōu)化升級，以便管理人員進行操作、管理和資源共享。2、檔案管理的基礎(chǔ)性工作必須遵循相關(guān)的標準和規(guī)范，在檔案收集、整理以及分類、存檔等方面都要按照既定的標準，并且要嚴格控制檔案資料的質(zhì)量，及時修改格式不標準、內(nèi)容不準確的文件資料。3、強化檔案管理工作人員的規(guī)范化、標準化意識，建立相應(yīng)的培訓機制，定期對工作人員進行培訓與考核，全面提升工作人員的信息技術(shù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。

（二）加強文、檔一體化發(fā)展，全面提高檔案管理效率

從當前事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀來看，文、檔分別管理的問題還是較為嚴重的。所以說，想要全面提升檔案管理效率，首先應(yīng)當從促進文檔一體化發(fā)展開始，盡量減少檔案歸整中的重復、繁瑣環(huán)節(jié)，對文件、檔案進行統(tǒng)一管理，并對文件的生成、管理實施全過程質(zhì)量監(jiān)管，以此來提升檔案文件、資料的準確性、實用性，確保其具有較高的利用價值。

（三）結(jié)合信息技術(shù)的特點，做好檔案信息化的安全工作

鑒于檔案信息化發(fā)展中存在的諸多安全問題，業(yè)內(nèi)從業(yè)人員和相關(guān)研究人士已經(jīng)開始著手研究這方面的管理措施，并從信息技術(shù)的特點出發(fā)，相繼推出了安全密鑰、身份認證、口令密碼以及授權(quán)制度、安全防火墻等等安全措施。與此同時，國家和相關(guān)監(jiān)管部門也陸續(xù)出臺了一系列的政策和技術(shù)舉措，加大了對檔案管理標準化、規(guī)范化的支持與監(jiān)管力度，為檔案安全提供了根本性的保障。

（四）有效提升管理人員的綜合素質(zhì)，打造高水平的檔案管理團隊

管理人員是檔案管理工作的實施者，其技術(shù)水平和思想素養(yǎng)等均會對檔案管理產(chǎn)生直接性的影響，所以要想促進信息技術(shù)在檔案管理中的科學應(yīng)用，有效提升檔案管理信息化水平，還必須從提升管理人員綜合素質(zhì)入手，通過選拔與吸收高素質(zhì)人才、培養(yǎng)與提升工作人員的綜合素養(yǎng)以及加強人員考核與監(jiān)督等等措施，努力打造出高水平的檔案管理團隊。

4 結(jié)語

計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，其在現(xiàn)代化管理體系中的應(yīng)用越來越廣泛，并且發(fā)揮的作用也越來越大。所以在事業(yè)單位檔案管理中，我們也應(yīng)當認清當前檔案管理信息化發(fā)展存在的問題，然后通過制定一系列的有效措施，促進信息技術(shù)在檔案管理中的科學應(yīng)用，從而為事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展提供源源不斷的技術(shù)支持。

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