試論基于信息化背景下檔案管理發(fā)展的趨勢

薛清芳

摘 要：進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，電子信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理邁進(jìn)了一個(gè)新的時(shí)期。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為檔案工作打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化檔案管理工作借助于電子計(jì)算機(jī)等多項(xiàng)終端，實(shí)現(xiàn)了多元化的發(fā)展趨勢。本文針對(duì)檔案管理的信息管理的意義、檔案管理常見問題、發(fā)展趨勢進(jìn)行探究，供大家借鑒參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；科學(xué)技術(shù)；創(chuàng)新；發(fā)展趨勢

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，“信息化”成為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的熱門詞匯。在檔案管理工作中，復(fù)雜的檔案門類、項(xiàng)目、材料等信息在整理的時(shí)候需要花費(fèi)大量的人力、物力，因此一度使檔案管理工作的發(fā)展趨于停滯。

但是，進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，電子信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理邁進(jìn)了一個(gè)新的時(shí)期。隨著檔案信息量、存儲(chǔ)時(shí)間的增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易燃、易潮濕、占用空間也較大，因此無法滿足檔案工作的整理、查詢和存儲(chǔ)。運(yùn)用“信息化”檔案管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的虛擬存儲(chǔ)，也為檔案工作的深入打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

1 檔案管理的信息化的價(jià)值含義

檔案作為我國國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在從事政治、經(jīng)濟(jì)的活動(dòng)中形成的信息資料，能夠充分反映出人們對(duì)有效價(jià)值信息的保存存儲(chǔ)。應(yīng)該說，“信息化”這一高新技術(shù)不只是被廣泛應(yīng)用到檔案信息管理中，還被應(yīng)用在教育、工業(yè)、農(nóng)業(yè)等各個(gè)行業(yè)中，有效的促進(jìn)了各行各業(yè)的不斷發(fā)展。不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，信息化檔案管理工作借助于電子計(jì)算機(jī)等多項(xiàng)終端，實(shí)現(xiàn)了多元化的發(fā)展趨勢。

通過檔案管理工作，社會(huì)群體的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)能夠被記錄、保存下來，因而有利于人類社會(huì)的發(fā)展。為了改變傳統(tǒng)檔案的發(fā)展弊端，在“信息化”檔案管理工作的開創(chuàng)中，相關(guān)技術(shù)人員將電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)手段融入檔案資源管理中，確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到提高，并采用科學(xué)的價(jià)值理論，對(duì)檔案信息的可持續(xù)發(fā)展打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2 檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀和主要問題

當(dāng)前形勢下，很多單位主要采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理的重心放在人工管理紙質(zhì)檔案上，檔案查閱過程中耗費(fèi)大量的人力和物力，致使檔案只起到了存儲(chǔ)作用，檔案的查閱限制很大。信息化檔案管理經(jīng)歷了一定的時(shí)期發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也由最初的單機(jī)版輔助操作轉(zhuǎn)向了更加科學(xué)精密的綜合網(wǎng)絡(luò)。據(jù)相關(guān)部門統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前在省市級(jí)檔案館的管理建設(shè)中，已經(jīng)有至少86%以上的檔案管理工作形成了一套較為完善的檔案系統(tǒng)。借助于互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了虛擬檔案資源的建設(shè)、遠(yuǎn)程信息管理、現(xiàn)代化檔案建設(shè)的交流和應(yīng)用。

這一發(fā)展趨勢將進(jìn)一步促進(jìn)信息化檔案資源庫的建設(shè)。但是，需要引起廣大檔案工作者關(guān)注的是，信息化檔案管理工作仍然存在一系列的問題，并呈現(xiàn)出常態(tài)化發(fā)展的趨勢。

（1）檔案信息化管理的安全性

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)一步提高了檔案管理的工作效果，促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。但是，在檔案信息的操作性能上，網(wǎng)絡(luò)檔案工作的安全性存在一定的問題。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上，檔案信息化管理技術(shù)的安全性有待提高，網(wǎng)絡(luò)檔案信息容易受到病毒、木馬等不良程序的攻擊，特別是一些機(jī)密的重要檔案，一旦泄露，會(huì)出現(xiàn)更加嚴(yán)重的后果。除此之外，在檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)管理上，容易造成檔案信息的丟失，給檔案工作帶來潛在的發(fā)展危機(jī)。

（2）檔案信息化工作的系統(tǒng)性

就目前我國信息化檔案管理工作而言，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程尚不明確。存在著一定的欠缺。一方面，信息化檔案管理工作的發(fā)展模式不夠嚴(yán)謹(jǐn)、推行技術(shù)尚未普及，各個(gè)地區(qū)之間的檔案資源還沒有達(dá)到完全的信息共享，在浪費(fèi)了檔案資源的同時(shí)，難以推進(jìn)各個(gè)檔案館之間的交流發(fā)展。再在加上受到地理?xiàng)l件、政策扶持、資金投入等多方面的影響，導(dǎo)致各地區(qū)之間的信息交流和傳輸存在問題，難以達(dá)到檔案信息管理的全面發(fā)展。

（3）信息化管理經(jīng)費(fèi)較為缺乏

在檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入上，各省、市檔案館普遍存在電子科研經(jīng)費(fèi)少、推進(jìn)程度的緩慢的現(xiàn)象。信息化檔案管理工作需要科學(xué)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，因此在啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)和科研資金的融入中，難以深入“多元化”信息化程度。這些問題也使我國檔案管理水平出現(xiàn)了一定的滯后性，嚴(yán)重影響了設(shè)備的優(yōu)化速度。

除此之外，在管理設(shè)備上，也出現(xiàn)了檔案管理隊(duì)伍發(fā)展水平不均、缺乏專業(yè)檔案管理人員等問題，進(jìn)一步限制了我國檔案管理的發(fā)展水平。

3 強(qiáng)化檔案管理的信息化管理進(jìn)程的若干策略

在檔案管理的信息化建設(shè)中，為了強(qiáng)化檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理的發(fā)展成果，廣大管理工作者要立足于多項(xiàng)發(fā)展進(jìn)程中，針對(duì)電子信息工作進(jìn)行切實(shí)可行的推進(jìn)。

（1）增進(jìn)檔案管理的資源整合

在檔案資源建設(shè)中，資源共享是實(shí)現(xiàn)“信息化”檔案建設(shè)的發(fā)展關(guān)鍵。在對(duì)檔案資源的歸納過程中，應(yīng)該做到統(tǒng)一管理和分級(jí)負(fù)責(zé)。通過高效的資源配置，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理的綜合，使檔案資源管理能夠?yàn)槎鄠€(gè)行業(yè)提供支持和保障。

例如，廣大檔案管理者要通過文檔一體化的發(fā)展模式，將檔案信息納入到辦公自動(dòng)化的發(fā)展格局中，促使廣大檔案人員能夠建立切實(shí)可行的發(fā)展需求。并在紙質(zhì)檔案資源向電子檔案過渡的時(shí)候，堅(jiān)持“檔案管理資料”的雙軌制模式。在電子化文件的產(chǎn)生和應(yīng)用上，確保檔案工作能夠具有法律效應(yīng)。實(shí)現(xiàn)電子信息化檔案和紙質(zhì)檔案的雙重推進(jìn)，確保檔案工作能夠進(jìn)一步深化，實(shí)現(xiàn)信息業(yè)務(wù)的發(fā)展共享。

（2）實(shí)現(xiàn)硬軟件雙向的資金投入

檔案信息化管理離不開資金的支持，因此，國家相關(guān)部門要提供資金和技術(shù)支持，不斷加強(qiáng)新型檔案管理軟件、硬件的雙向開發(fā)，同時(shí)強(qiáng)化信息化建設(shè)的資金投入。廣大檔案管理工作者要大力推動(dòng)檔案工作的雙向建設(shè)，借助于相關(guān)政策的開發(fā)，為檔案管理建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。

除了要實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的資金投入，在高標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理建設(shè)過程中，要依靠一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍，確保每一名檔案員都能夠熟練掌握檔案查詢?cè)O(shè)備、錄入設(shè)備等電子操作技術(shù)，滿足檔案管理工作的建設(shè)需求。同時(shí)，檔案管理工作者還要增加對(duì)檔案員綜合素養(yǎng)的提高，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，加強(qiáng)各個(gè)檔案部門之間的交流和學(xué)習(xí)。

（3）提升信息化檔案管理的安全性

在檔案工作的管理和發(fā)展中，要制定一個(gè)完善的檔案管理對(duì)話，制定相應(yīng)的檔案信息化發(fā)展流程，增進(jìn)檔案建設(shè)工作的安全性。為了確保檔案信息存儲(chǔ)、重要檔案保護(hù)等形式，要在技術(shù)安全、管理安全兩個(gè)方面進(jìn)行、

首先，在技術(shù)安全這一發(fā)展環(huán)節(jié)中，要在檔案信息操縱系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)，采取內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)分開的形式，實(shí)現(xiàn)雙重的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，增加網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隔離的多重安全性。

第一在路由器的技術(shù)模式上，要通過程序屏蔽一些不安全的IP地址。第二要運(yùn)用防火墻隔離，弱化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的負(fù)面因素，從而建立一個(gè)安全的信息資源制度，增進(jìn)信息資源的發(fā)展共享。而在管理模式上，要增加對(duì)檔案信息工作的保密性。實(shí)現(xiàn)科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。第三要利用網(wǎng)絡(luò)登錄賬號(hào)等形式，建立虛擬的文書檔案資源庫，通過移動(dòng)硬盤、光盤等形式備份存儲(chǔ)，融入管理身份認(rèn)證、信息自動(dòng)備份等形式，建立一個(gè)全面的信息管理制度。

4 總結(jié)

綜上所述，在檔案管理工作的信息化發(fā)展中，信息化建設(shè)的發(fā)展意義是不言而喻的。所以在檔案信息化建設(shè)上，廣大工作者要立足檔案管理的信息化的發(fā)展基礎(chǔ)，采取各種積極有效的措施，將信息化管理工作落到實(shí)處，進(jìn)行全方位的工作優(yōu)化。在對(duì)信息化文書檔案工作進(jìn)行升級(jí)的同時(shí)，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，為文書檔案工作的自動(dòng)化和智能化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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