關于農村檔案規范管理的思考

劉燕

摘 要：隨著我國農村文明建設進程的加快，農村檔案事業也有了長足發展。這對于促進農村各項事業的改革、發展和穩定起到了積極推動作用。但毋庸置疑，由于受基礎條件、觀念、體制、執法力度和水平等因素的制約和影響，農村檔案工作仍然存在許多問題和薄弱環節。因此，需要從實際出發，進一步加強農村檔案管理，提高農村檔案管理水平。

關鍵詞：農村檔案；規范；管理

農村檔案工作作是一項基礎性工作，它既能夠記錄開展新農村建設的各項活動，也能夠為新農村建設提供重要依據和必要條件。近年來，農村檔案工作為新農村建設服務成效顯著，在推進農村及基層政權建設、提高農民自治水平、發展農業生產、解決農村土地承包、農村合作醫療等問題中發揮了重大作用，保護了農民的合法權益，維護了農村社會的穩定。做好社會主義新農村建設檔案工作是形勢發展的需要，是提升農業生產力水平的需要，是保障農民合法權益的需要。

1 當前農村檔案管理工作的現狀

很多行政村對社會主義新農村建設檔案工作重視程度不夠，缺乏嚴格的檔案管理規范，沒有順應現代農業發展和新農村的建設形勢及時出臺相應的新農村建設檔案歸檔管理規定。各行政村普遍存在著檔案資料收集不全的現象，很多行政村歸檔的檔案只有年報、合同和一些上級普發的毫無意義的來文，其他各職能部門例如計生、民政、科教文衛、統戰等各線工作所形成的資料大多分散在各分管人員手中，沒有集中統一管理。

一些能夠反映各行政村職能工作、村史發展的聲像、照片和實物等特殊載體檔案幾乎沒有收集，使得整個行政村的發展歷史得不到詳細記載。

由于種種歷史原因和現實原因，各村村部建設不統一、一些村干脆就沒有村部，檔案的管理顯然無從談起。另外由于經費等原因，對新農村建設檔案工作的投入較小，大多數村的檔案基礎設施嚴重不足，具備有專門存放檔案裝備的行政村達不到三分之一，單獨建有檔案室的，更是廖廖無幾，大部分行政村既沒有專職的檔案管理員，也缺乏必備的檔案管理基礎設施設備。有的檔案保存在倉庫里，放在紙箱中或放在木質柜架中；有的檔案柜放在辦公室角，沒有專門的檔案庫房，更沒有安裝防盜門窗，遠遠達不到檔案保管的 “八防”要求，導致部分有價值的檔案因保管不善而受損。

2 農村檔案管理存在問題的原因

由于檔案工作位置的后端性和檔案作用的漸顯性，一些村干部對新農村建設檔案工作的重要性、必要性在認識上存在著誤區，認為只有上級黨委政府列入年度工作目標考核的工作才是重點，而檔案工作是軟任務，不影響政績，可有可無。有的村領導認為事情做了就做了，把事情做好就行，沒有必要留下檔案來保存。有的村領導沒有文書檔案的概念，提到檔案就認為是財務報表和憑證類的會計檔案。有的認為文明村創建、村級政務公開等創建活動形成的資料臺賬就是本村形成的檔案。也有的村因為領導變動頻繁，對活動中形成的資料歸檔意識不強，丟失、散落現象比較常見，影響了整體管理水平的提高。

行政村檔案人員變化頻繁，文化素質偏低。農村檔案人員一般由村會計或出納兼任，而會計和出納往往是隨著村級班子換屆而更換，變化也較快，人員不穩定，而且這些人員文化程度普遍偏低，也是做好農村建檔的一個基本難點。檔案人員大多都沒有參加過檔案局舉辦的檔案業務培訓，缺乏最基本的檔案操作技能，不能準確規范地進行文件材料的歸檔工作。在整理檔案時只是簡單地把一年形成的材料訂成一本，不能按照歸檔范圍和保管期限表來進行科學的分類和劃定保管期限，檔案實體整理完畢之后，沒有按照檔案數據庫格式形成歸檔文件目錄。有的僅僅是把檔案整理理解成將上級來文直接裝進檔案盒，而這種未做任何歸檔標識的所謂 “檔案”只能稱為“文件資料”。

3 加強農村檔案管理工作的舉措

（一）加大宣傳力度以增強宣傳效果。深入宣傳教育，積極爭取黨政高度重視。要采取標語、橫幅、宣傳欄、宣傳資料、廣播電視等多種形式，通過開展廣泛持久的檔案普法宣傳教育，讓《檔案法》等檔案法律法規不斷深入人心，全面提高鄉村兩級干部職工，特別是領導干部的檔案法治意識，增強對農村檔案工作重要性和必要性的認識，依法把它列入農村經濟和社會發展計劃，列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予檔案工作充分的支持和保證，為農村檔案管理提供強有力的保障；選擇合適的場所廣泛宣傳。根據農村的實際情況，在農村人經常大量聚集的趕集點等地方進行宣傳。

（二）強化管理以實現農村檔案管理工作規范化。

在社會主義新農村建設活動中，基層農村形成了各種有關新農村建設方面的檔案，這些檔案中有關于農業農村政策的，這方面的檔案可以為社會主義新農村建設提供所需要的信息，所以需要對農村檔案管理質量進行規范化管理，以最大程度地保證農村檔案的有效利用，實現農村檔案應有的價值。為此，首先要有農村黨員干部帶頭遵循相關法律法規，并按照上級要求，按時地、保質保量地對相關的文字以及圖表和視頻音頻等各種載體的檔案進行收集、整理，形成一個基本的農村檔案管理體系，從而保證農村檔案的管理質量。首先，要把好材料形成關。農村工作繁雜，村上做了許多工作都沒有形成文件材料，因此要把用嘴說、腦子想、本子記的工作思路、工作措施辦法變成會議記錄、工作計劃、安排總結，使材料便于保存歸檔。其次，把好文件收集關。一般農村檔案管理制度都制定了歸檔范圍和分類大綱，但在收集歸檔時，往往只注重上級行文，本級形成的文件材料，而疏漏實物檔案、項目檔案、會計檔案、圖片、音像檔案的收集歸檔，因此每年歸檔工作中，一定要將檔案收集齊全。再次，把好立卷關。檔案材料收集是否齊全，案卷質量是否規范，將直接影響檔案的利用；此外還需要農村檔案管理人員對農村工作的特點進行深入地了解，并且要保證與有關檔案管理部門溝通協調，使雙方共同推進農村檔案管理基礎建設，借助科學和統一的檔案管理手段并得到提高；此外，檔案管理意識淡薄和業務能力較差是我國農村檔案管理人員普遍存在的現象，所以除了對檔案管理人員業務水平加以提高之外，還需要將檔案管理納入相關績效考核，以提高農村檔案管理人員的檔案管理意識。

（三）更新管理手段以提高農村檔案管理水平。社會在不斷發展，各個層次都在引進多媒體等技術來提高其管理水平。所以在社會現代化發展過程中，可以推進農村檔案逐漸由紙質檔案向電子檔案的方向發展，逐漸推廣磁盤、光盤等電子類的新型載體在農村檔案管理方面的應用。此外在農村檔案管理中，還可以嘗試引進微縮技術、掃描技術以及光盤技術，這樣不僅讓農村檔案的信息儲存量增大，還保證了農村檔案管理工作的直觀性和易操作性。為此，一方面要加強農村檔案管理硬件方面的投入，另一方面要對農村檔案管理人員進行現代化檔案管理知識的培訓。在農村檔案管理工作中，通過廣泛應用現代化技術以減輕農村檔案管理人員的工作強度，使農村檔案管理人員有足夠的時間和精力對農村檔案管理方法進行深入的研究和創新，以保證農村檔案管理水平的穩步提高。

4 結語

總之，農業和農村檔案工作是一項復雜、難度大的工作，涉及面廣、工作量大、制約因素多，存在意識、體制、人才、資金等諸多歷史和現實問題。我們只有上下同心，多方配合，采取一切有效途徑和方法，克服重重困難，下大力做好農村檔案工作，才能為實現全面建設小康社會的偉大目標，做出應有的貢獻。

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