關(guān)于農(nóng)村檔案規(guī)范管理的思考

劉燕

摘 要：隨著我國(guó)農(nóng)村文明建設(shè)進(jìn)程的加快，農(nóng)村檔案事業(yè)也有了長(zhǎng)足發(fā)展。這對(duì)于促進(jìn)農(nóng)村各項(xiàng)事業(yè)的改革、發(fā)展和穩(wěn)定起到了積極推動(dòng)作用。但毋庸置疑，由于受基礎(chǔ)條件、觀念、體制、執(zhí)法力度和水平等因素的制約和影響，農(nóng)村檔案工作仍然存在許多問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)。因此，需要從實(shí)際出發(fā)，進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)村檔案管理，提高農(nóng)村檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村檔案；規(guī)范；管理

農(nóng)村檔案工作作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它既能夠記錄開(kāi)展新農(nóng)村建設(shè)的各項(xiàng)活動(dòng)，也能夠?yàn)樾罗r(nóng)村建設(shè)提供重要依據(jù)和必要條件。近年來(lái)，農(nóng)村檔案工作為新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)成效顯著，在推進(jìn)農(nóng)村及基層政權(quán)建設(shè)、提高農(nóng)民自治水平、發(fā)展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、解決農(nóng)村土地承包、農(nóng)村合作醫(yī)療等問(wèn)題中發(fā)揮了重大作用，保護(hù)了農(nóng)民的合法權(quán)益，維護(hù)了農(nóng)村社會(huì)的穩(wěn)定。做好社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作是形勢(shì)發(fā)展的需要，是提升農(nóng)業(yè)生產(chǎn)力水平的需要，是保障農(nóng)民合法權(quán)益的需要。

1 當(dāng)前農(nóng)村檔案管理工作的現(xiàn)狀

很多行政村對(duì)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作重視程度不夠，缺乏嚴(yán)格的檔案管理規(guī)范，沒(méi)有順應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展和新農(nóng)村的建設(shè)形勢(shì)及時(shí)出臺(tái)相應(yīng)的新農(nóng)村建設(shè)檔案歸檔管理規(guī)定。各行政村普遍存在著檔案資料收集不全的現(xiàn)象，很多行政村歸檔的檔案只有年報(bào)、合同和一些上級(jí)普發(fā)的毫無(wú)意義的來(lái)文，其他各職能部門(mén)例如計(jì)生、民政、科教文衛(wèi)、統(tǒng)戰(zhàn)等各線工作所形成的資料大多分散在各分管人員手中，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。

一些能夠反映各行政村職能工作、村史發(fā)展的聲像、照片和實(shí)物等特殊載體檔案幾乎沒(méi)有收集，使得整個(gè)行政村的發(fā)展歷史得不到詳細(xì)記載。

由于種種歷史原因和現(xiàn)實(shí)原因，各村村部建設(shè)不統(tǒng)一、一些村干脆就沒(méi)有村部，檔案的管理顯然無(wú)從談起。另外由于經(jīng)費(fèi)等原因，對(duì)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的投入較小，大多數(shù)村的檔案基礎(chǔ)設(shè)施嚴(yán)重不足，具備有專門(mén)存放檔案裝備的行政村達(dá)不到三分之一，單獨(dú)建有檔案室的，更是廖廖無(wú)幾，大部分行政村既沒(méi)有專職的檔案管理員，也缺乏必備的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。有的檔案保存在倉(cāng)庫(kù)里，放在紙箱中或放在木質(zhì)柜架中；有的檔案柜放在辦公室角，沒(méi)有專門(mén)的檔案庫(kù)房，更沒(méi)有安裝防盜門(mén)窗，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案保管的 “八防”要求，導(dǎo)致部分有價(jià)值的檔案因保管不善而受損。

2 農(nóng)村檔案管理存在問(wèn)題的原因

由于檔案工作位置的后端性和檔案作用的漸顯性，一些村干部對(duì)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的重要性、必要性在認(rèn)識(shí)上存在著誤區(qū)，認(rèn)為只有上級(jí)黨委政府列入年度工作目標(biāo)考核的工作才是重點(diǎn)，而檔案工作是軟任務(wù)，不影響政績(jī)，可有可無(wú)。有的村領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為事情做了就做了，把事情做好就行，沒(méi)有必要留下檔案來(lái)保存。有的村領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有文書(shū)檔案的概念，提到檔案就認(rèn)為是財(cái)務(wù)報(bào)表和憑證類的會(huì)計(jì)檔案。有的認(rèn)為文明村創(chuàng)建、村級(jí)政務(wù)公開(kāi)等創(chuàng)建活動(dòng)形成的資料臺(tái)賬就是本村形成的檔案。也有的村因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)變動(dòng)頻繁，對(duì)活動(dòng)中形成的資料歸檔意識(shí)不強(qiáng)，丟失、散落現(xiàn)象比較常見(jiàn)，影響了整體管理水平的提高。

行政村檔案人員變化頻繁，文化素質(zhì)偏低。農(nóng)村檔案人員一般由村會(huì)計(jì)或出納兼任，而會(huì)計(jì)和出納往往是隨著村級(jí)班子換屆而更換，變化也較快，人員不穩(wěn)定，而且這些人員文化程度普遍偏低，也是做好農(nóng)村建檔的一個(gè)基本難點(diǎn)。檔案人員大多都沒(méi)有參加過(guò)檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏最基本的檔案操作技能，不能準(zhǔn)確規(guī)范地進(jìn)行文件材料的歸檔工作。在整理檔案時(shí)只是簡(jiǎn)單地把一年形成的材料訂成一本，不能按照歸檔范圍和保管期限表來(lái)進(jìn)行科學(xué)的分類和劃定保管期限，檔案實(shí)體整理完畢之后，沒(méi)有按照檔案數(shù)據(jù)庫(kù)格式形成歸檔文件目錄。有的僅僅是把檔案整理理解成將上級(jí)來(lái)文直接裝進(jìn)檔案盒，而這種未做任何歸檔標(biāo)識(shí)的所謂 “檔案”只能稱為“文件資料”。

3 加強(qiáng)農(nóng)村檔案管理工作的舉措

（一）加大宣傳力度以增強(qiáng)宣傳效果。深入宣傳教育，積極爭(zhēng)取黨政高度重視。要采取標(biāo)語(yǔ)、橫幅、宣傳欄、宣傳資料、廣播電視等多種形式，通過(guò)開(kāi)展廣泛持久的檔案普法宣傳教育，讓《檔案法》等檔案法律法規(guī)不斷深入人心，全面提高鄉(xiāng)村兩級(jí)干部職工，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案法治意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)農(nóng)村檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，依法把它列入農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，列入黨委政府的重要議事日程，在人、財(cái)、物等方面給予檔案工作充分的支持和保證，為農(nóng)村檔案管理提供強(qiáng)有力的保障；選擇合適的場(chǎng)所廣泛宣傳。根據(jù)農(nóng)村的實(shí)際情況，在農(nóng)村人經(jīng)常大量聚集的趕集點(diǎn)等地方進(jìn)行宣傳。

（二）強(qiáng)化管理以實(shí)現(xiàn)農(nóng)村檔案管理工作規(guī)范化。

在社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)活動(dòng)中，基層農(nóng)村形成了各種有關(guān)新農(nóng)村建設(shè)方面的檔案，這些檔案中有關(guān)于農(nóng)業(yè)農(nóng)村政策的，這方面的檔案可以為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)提供所需要的信息，所以需要對(duì)農(nóng)村檔案管理質(zhì)量進(jìn)行規(guī)范化管理，以最大程度地保證農(nóng)村檔案的有效利用，實(shí)現(xiàn)農(nóng)村檔案應(yīng)有的價(jià)值。為此，首先要有農(nóng)村黨員干部帶頭遵循相關(guān)法律法規(guī)，并按照上級(jí)要求，按時(shí)地、保質(zhì)保量地對(duì)相關(guān)的文字以及圖表和視頻音頻等各種載體的檔案進(jìn)行收集、整理，形成一個(gè)基本的農(nóng)村檔案管理體系，從而保證農(nóng)村檔案的管理質(zhì)量。首先，要把好材料形成關(guān)。農(nóng)村工作繁雜，村上做了許多工作都沒(méi)有形成文件材料，因此要把用嘴說(shuō)、腦子想、本子記的工作思路、工作措施辦法變成會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、安排總結(jié)，使材料便于保存歸檔。其次，把好文件收集關(guān)。一般農(nóng)村檔案管理制度都制定了歸檔范圍和分類大綱，但在收集歸檔時(shí)，往往只注重上級(jí)行文，本級(jí)形成的文件材料，而疏漏實(shí)物檔案、項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖片、音像檔案的收集歸檔，因此每年歸檔工作中，一定要將檔案收集齊全。再次，把好立卷關(guān)。檔案材料收集是否齊全，案卷質(zhì)量是否規(guī)范，將直接影響檔案的利用；此外還需要農(nóng)村檔案管理人員對(duì)農(nóng)村工作的特點(diǎn)進(jìn)行深入地了解，并且要保證與有關(guān)檔案管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，使雙方共同推進(jìn)農(nóng)村檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，借助科學(xué)和統(tǒng)一的檔案管理手段并得到提高；此外，檔案管理意識(shí)淡薄和業(yè)務(wù)能力較差是我國(guó)農(nóng)村檔案管理人員普遍存在的現(xiàn)象，所以除了對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平加以提高之外，還需要將檔案管理納入相關(guān)績(jī)效考核，以提高農(nóng)村檔案管理人員的檔案管理意識(shí)。

（三）更新管理手段以提高農(nóng)村檔案管理水平。社會(huì)在不斷發(fā)展，各個(gè)層次都在引進(jìn)多媒體等技術(shù)來(lái)提高其管理水平。所以在社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，可以推進(jìn)農(nóng)村檔案逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案的方向發(fā)展，逐漸推廣磁盤(pán)、光盤(pán)等電子類的新型載體在農(nóng)村檔案管理方面的應(yīng)用。此外在農(nóng)村檔案管理中，還可以嘗試引進(jìn)微縮技術(shù)、掃描技術(shù)以及光盤(pán)技術(shù)，這樣不僅讓農(nóng)村檔案的信息儲(chǔ)存量增大，還保證了農(nóng)村檔案管理工作的直觀性和易操作性。為此，一方面要加強(qiáng)農(nóng)村檔案管理硬件方面的投入，另一方面要對(duì)農(nóng)村檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。在農(nóng)村檔案管理工作中，通過(guò)廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)以減輕農(nóng)村檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使農(nóng)村檔案管理人員有足夠的時(shí)間和精力對(duì)農(nóng)村檔案管理方法進(jìn)行深入的研究和創(chuàng)新，以保證農(nóng)村檔案管理水平的穩(wěn)步提高。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜、難度大的工作，涉及面廣、工作量大、制約因素多，存在意識(shí)、體制、人才、資金等諸多歷史和現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。我們只有上下同心，多方配合，采取一切有效途徑和方法，克服重重困難，下大力做好農(nóng)村檔案工作，才能為實(shí)現(xiàn)全面建設(shè)小康社會(huì)的偉大目標(biāo)，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

1.余后洪.論民間檔案的多重價(jià)值與開(kāi)發(fā)利用[J].檔案，2010.04.

2.桂 夫.王國(guó)鍵.徽州文書(shū)檔案———七個(gè)世紀(jì)我國(guó)農(nóng)村社會(huì)的縮影[J].安徽檔案，2000.04

3.張 曉.特色檔案館淺論[J].檔案管理，2002.03