船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理探析

摘 要：構(gòu)建船舶檢驗(yàn)檔案，一方面使得船檢科技檔案更為多元化，另一方面有利于積極建設(shè)船舶檢驗(yàn)業(yè)務(wù)，開展船舶檢驗(yàn)檔案的綜合管理，促進(jìn)船檢檔案事業(yè)發(fā)展具有重要價(jià)值。本文重點(diǎn)分析了船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案，科學(xué)有效管理船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案。

關(guān)鍵詞：船舶；檢驗(yàn)技術(shù)；檔案管理

船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案即為船舶檢驗(yàn)技術(shù)活動過程中形成的科學(xué)技術(shù)檔案，是驗(yàn)船師工作質(zhì)量和船舶技術(shù)情況的真實(shí)記錄。主要包含船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案、規(guī)范科研技術(shù)檔案、質(zhì)量體系技術(shù)檔案、人才培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)服務(wù)、國際合作等帶有顯著特點(diǎn)的檔案。所以，必須對船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案的構(gòu)成和類型進(jìn)行明確，選擇科學(xué)的管理方式，對船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案的管理領(lǐng)域和方式進(jìn)行合理處理。

1 船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案概述

船舶檢驗(yàn)工作是通過船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案進(jìn)行記錄的，集中體現(xiàn)了一個(gè)單位船舶檢驗(yàn)業(yè)務(wù)活動的具體發(fā)展過程，換言之，船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案不光構(gòu)成船檢行業(yè)檔案的內(nèi)容，還是交通部和國家檔案中至關(guān)重要的一部分。經(jīng)過長時(shí)間的實(shí)踐，保存文書檔案一直是船舶技術(shù)檔案中的重點(diǎn)，而對科學(xué)技術(shù)檔案不夠重視，尤其是忽視了收集船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案。實(shí)際上，雖然收集和保存文書檔案具有一定的重要性，然而僅僅保持文書檔案并不能將船舶檢驗(yàn)活動的所有情況，文書檔案僅僅體現(xiàn)船舶檢驗(yàn)工作的主觀意愿，而只有將所有的船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案涵蓋其中，才能將船舶檢驗(yàn)單位開展船舶檢驗(yàn)活動的全部實(shí)際情況體現(xiàn)出來。船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案即為船舶檢驗(yàn)單位在船舶檢驗(yàn)業(yè)務(wù)活動開展過程建立的，將科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔保存的資料。

科學(xué)技術(shù)檔案中包括船舶檢驗(yàn)技術(shù)答案，然而其和其他類型檔案的內(nèi)容和形成規(guī)律存在很大差異。因?yàn)樗鼈兏髯詮牟煌I(lǐng)域產(chǎn)生，體現(xiàn)各種內(nèi)容重點(diǎn)，所欲屬于專門性檔案。船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案的特點(diǎn)集中體現(xiàn)在以下幾方面：第一，專業(yè)性。船舶檢驗(yàn)局是交通部領(lǐng)導(dǎo)的全能局。其各項(xiàng)檢驗(yàn)工作的開展和實(shí)施遵循《中華人民共和國船舶和海上設(shè)施檢驗(yàn)條例》，這一主管機(jī)構(gòu)能實(shí)現(xiàn)國家對船舶執(zhí)行技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)，對船舶技術(shù)監(jiān)督的日常業(yè)務(wù)進(jìn)行管理；船級社這一專業(yè)技術(shù)團(tuán)體服務(wù)于社會公眾利益，其技術(shù)服務(wù)包括船舶、海上設(shè)施和集裝箱及其材料設(shè)備的入級檢驗(yàn)、法定檢驗(yàn)和公證檢驗(yàn)業(yè)務(wù)等。船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案能嚴(yán)格檢查船舶設(shè)計(jì)圖紙、檢驗(yàn)建造、初次檢驗(yàn)、營運(yùn)檢驗(yàn)中形成的審圖意見、船舶證書、檢驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)資料，并將這些文件整理歸檔，集中體現(xiàn)不同階段的技術(shù)狀態(tài)。由此可見，船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案帶有顯著的專業(yè)性。第二、成套性。船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案形成船舶與海上設(shè)施及船用產(chǎn)品檢驗(yàn)的技術(shù)活動與實(shí)踐活動。比如，建造一條全新的船舶自審查圖紙起，到建造檢驗(yàn)，再到初次檢驗(yàn)，直至營運(yùn)檢驗(yàn)完成的一系列技術(shù)資料。主要有批準(zhǔn)的圖紙申請書與審圖意見、裝船設(shè)備材料認(rèn)可證書；規(guī)定檢驗(yàn)的項(xiàng)目表、報(bào)告記錄以及簽發(fā)的各種船舶證書副本等。根據(jù)技術(shù)活動的特點(diǎn)開展組卷，一個(gè)案卷即為一組有機(jī)聯(lián)系的整體。換言之，其存在成套性的特征。第三，真實(shí)性。船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案從側(cè)面集中體現(xiàn)了我國船舶監(jiān)督檢驗(yàn)技術(shù)活動和保證船舶安全的現(xiàn)狀，其記錄了驗(yàn)船師對船舶、海上設(shè)施及船上設(shè)備的現(xiàn)場技術(shù)檢驗(yàn)的具體情況。所以，船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案盒科技技術(shù)資料相比，其具有鮮明的真實(shí)性特點(diǎn)。

2 船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理措施

2.1 法制化管理

面對當(dāng)前的發(fā)展形勢，需要進(jìn)一步發(fā)展檔案事業(yè)，因而檔案行政管理部門的執(zhí)法力度必須加強(qiáng)，促進(jìn)《檔案法》形成更強(qiáng)的操作性。針對進(jìn)一步強(qiáng)化管理船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案，維護(hù)其安全性和完整度，發(fā)揮船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案信息資源的優(yōu)勢的重大價(jià)值。不僅要按照《檔案法》貫徹落實(shí)船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案工作，還必須提高各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員和廣大技術(shù)人員對《檔案法》的宣傳的重視，增強(qiáng)其檔案法制觀念，使廣大員工自覺參與到《檔案法》的執(zhí)行當(dāng)中。

2.2 規(guī)范化管理

由于船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案具有較強(qiáng)成套性的特點(diǎn)，因而要保證全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確的船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案。所以，要構(gòu)建健全的船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理制度，合理規(guī)范地管理船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案。所以，亟待建立一套合理的《船舶檢驗(yàn)檔案管理辦法》，適應(yīng)船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案的專業(yè)特點(diǎn)，遵循船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，明確規(guī)定劃分船舶檢驗(yàn)的機(jī)構(gòu)職責(zé)、分類體系，歸檔文件材料、保管期限等各方面工作內(nèi)容。對船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案工作的管理必須按照以下順序，從產(chǎn)生文件材料到最終歸檔保管等一系列工作的開展進(jìn)行規(guī)范，保證有效形成、積累船舶檢驗(yàn)文件，實(shí)現(xiàn)其準(zhǔn)確性和完整性。

2.3 全員性管理

船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案工作應(yīng)當(dāng)調(diào)動所有員工積極參與和配合，尤其是從事船舶檢驗(yàn)技術(shù)工作的重大技術(shù)業(yè)務(wù)人員，由于船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案中包括撰寫、簽發(fā)記錄、材料、證書等文件，其都是通過船舶檢驗(yàn)現(xiàn)場技術(shù)業(yè)務(wù)人員實(shí)施和管理，因而廣大業(yè)務(wù)技術(shù)人員必須自覺構(gòu)建、積累和歸檔整理船舶檢驗(yàn)科技文件，唯有如此，才能保證全面、完整的歸檔科技文件材料。尤其是由于船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案規(guī)模數(shù)量大，存在周期性，因而其構(gòu)建和積累的難度大大增加。所以，必須有效增強(qiáng)技術(shù)業(yè)務(wù)人員的檔案管理觀念，積極調(diào)動動員全體員工參與，有效保障順利開展船舶檢驗(yàn)科技檔案工作。

2.4 實(shí)施動態(tài)性管理

管理船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案過程中，必須有效結(jié)合其特點(diǎn)，動態(tài)管理船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案工作。在對船舶檢驗(yàn)專業(yè)技術(shù)活動開展時(shí)形成較多體現(xiàn)船舶檢驗(yàn)業(yè)務(wù)的科技文件材料，包括圖紙、試驗(yàn)報(bào)告、檢測報(bào)告、檢驗(yàn)證書、穩(wěn)性計(jì)算書等，均是在反復(fù)開展船舶檢驗(yàn)工作中形成的。船舶、海洋工程是船舶檢驗(yàn)工作的重點(diǎn)對象，其形成必須經(jīng)過十幾甚至幾十年的周期，在此期間，每年都會有巨大的檢驗(yàn)工作記錄形成，它們的形成又構(gòu)成開展下一次檢驗(yàn)的依據(jù)。上述情況日復(fù)一日，年復(fù)一年，日積月累遵循其形成和開展規(guī)律，到船舶、海洋工程結(jié)束，直至最終報(bào)廢都會始終貫穿大量的船舶檢驗(yàn)工作的科技文件材料。換言之，唯有在船舶、海洋工程結(jié)束或報(bào)廢時(shí)，才能實(shí)現(xiàn)全面、健全的科技文件材料，使檢驗(yàn)工作和科技檔案保管要求相適應(yīng)。所以，自船舶、海洋工程開始建設(shè)開始，直到項(xiàng)目結(jié)束或報(bào)廢，則必須始終對檢驗(yàn)工作產(chǎn)生的檔案管理實(shí)施動態(tài)化管理。這一管理方式是船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理的關(guān)鍵，有利于充分利用和發(fā)揮船舶檢驗(yàn)技術(shù)資源的優(yōu)勢，保證完整、全面的船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案材料。

3 結(jié)語

綜上所述，面前當(dāng)前發(fā)展的背景，對船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理提出了更高的要求，所以，必須結(jié)合船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案的特點(diǎn)，制定與之發(fā)展相適應(yīng)的管理方案，按照新要求開展船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案工作，為船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案工作順利開展奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)這一事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

呂美穎，宜昌市港航管理局，本科。