信息化檔案管理的具體做法與安全性研究

王偉娜

摘 要：檔案管理工作是企業以及單位針對內部工作管理所展開的一系列整理、保管、收集、統計、鑒定工作過程的一項活動。具有非常重要的參考意義和價值，同時也是企業以及單位中的基礎性工作。建設信息化檔案管理，能夠確保當前基礎性工作更加規范、標準。從當前檔案管理信息化建設立場而言，本文首先概述了信息化檔案管理的含義；而后介紹了信息化檔案管理的具體步驟，轉變傳統管理理念和方法，創建高效網絡檔案，規范文檔類型，做好電子文檔的保存工作；最后在安全性管理方面，著重從信息錄入、信息公開、信息準確方面進行了探討。

關鍵詞：信息化；檔案管理；安全性

1 信息化檔案管理概述

通過相關信息部門統一計劃、指導，采用信息化軟件開展一系列相關活動，處理且管理信息檔案以及資源，從而促進服務水平、質量的提升。換言之，建設信息化檔案管理，旨在以保存信息資源為主實施信息化檔案管理建設，在此根基之上，從多方面的來利用信息軟件強化檔案管理。建設信息化檔案管理，其要求主要體現在以下幾點：第一，要確保檔案信息的保管、接收、利用的一致性；第二，轉變傳統的信息化管理模式和手段，不斷進行深化革新；第三，實現數字化、網絡化的信息檔案管理；第四，實現信息共享。

2 信息化檔案管理建設的具體程序

（一）建設網絡化、數字化的檔案系統

第一，要健全網絡化的檔案信息系統，為檔案管理創建良好的技術平臺，然后在創建一個服務于公眾的平臺以及服務于內部檔案管理的平臺；第二，通過現代化的網絡技術，在所創建的網絡平臺上，創建服務咨詢欄目以及宣傳欄目，使得各種信息數據能夠被內部檔案服務系統所接收，各類信息資源共享問題可以通過宣傳欄目來進行，服務咨詢欄目可以作為信息收集的地方，將所有有利用價值的信息整理出來；第三，強化網絡技術的安全性，確保信息資料的準確性。

（二）結合部門與檔案部門及計算機信息管理部門形成電子文檔形式

在電子文檔形式當中，檔案部門以及其他各個部門應當熟悉各自的信息資料，要對自己上報的各項信息資料負責；檔案部門接收電子文檔形式的信息資源時，要以相關標準規范制度為原則，辨別、分析、歸類各項信息資料，最終存儲有參考意義和價值的信息；之后，通過計算機想信息管理部門，使用計算機信息技術來處理相關信息文檔，最終實現有價值的信息檔案管理工作。各個部門及信息部門以及計算機信息管理部門，三者的存在都有各自的優勢，同時也是電子文檔形成、存儲、管理以及使用價值的整體。

（三）處理歸類的信息檔案

做好文檔信息的歸置工作之后，需要信息檔案管理部門來甄別、確定信息資料的準確性以及價值，等待確定價值之后，采用計算機信息軟件技術，對該類文檔進行保密設置，這樣有利于避免被人篡改信息，確保信息資料的完整性和原始性，能夠與初始紙質文檔高度一致。

（四）信息檔案的存儲工作

創建信息化檔案管理，最后一步就是要做好信息檔案的存儲工作。使用計算機信息軟件，保存信息檔案，其主要優勢在于：具有高度的安全性，不容易被人破壞和篡改，同時與紙質檔案管理相比，電子文檔管理可以節約紙質材料，具有防塵、防潮、防濕等特性。因為使用電子技術介質來實現信息存儲，有利于保障信息的完整性，避免長時間存放造成信息丟失。

3 提升信息化檔案管理安全性的策略

（一）重視安全化建設，防止信息篡改、利用

建設信息化檔案管理，必定會考慮到信息安全問題，因此要高度重視信息化檔案管理的安全性，進一步強化網絡安全技術，設置監控掃描系統，避免信息被利用，設置防火墻系統，防止信息被篡改。而該網絡平臺上的用戶，應當創建實名制驗證方式，才得以允許進入，不然拒絕訪問。根據用戶分類情況，設置用戶的訪問權限，對于一些比較重要的信息檔案而言，比如敏感檔案、機密檔案等，確保其檔案的高度安全，應當建議隔離存儲。

（二）提升信息化檔案管理人員的綜合素養

創建信息化檔案管理，需要相關工作人員具備一定的計算機軟件應用知識，要想順利開展、建設信息化檔案管理工作，就必須要不斷加強管理力度，因此提升信息化檔案管理人員的綜合素養是非常有必要的。任何領域的應用以及技術的研發工作都需要依靠人來進行，因此，要強化工作人員的相關技術教育，宣傳檔案管理知識，通過獎懲制度以及考核機制來調動工作人員工作的積極性，進而提升工作人員的整體素質，同時還需要為員工們提供機遇，在信息化技術環境下，激發工作人員的創新精神，促進信息化檔案管理工作效率的提升。

（三）轉變傳統的信息管理手段和觀念，實現資源共享

為了促進檔案信息化應用效率的提升，就必須要轉變傳統的信息管理手段和觀念，強化服務意識以及反應能力，促進服務質量提升。現代互聯網環境下，信息技術得到了進一步的發展，相關工作人員應當革新自己的觀念，不斷整合熱點信息，通過信息軟件、網絡實現資源共享，積極主動的分享資源，實現現代化的信息檔案管理，為人們、為社會、為領導提供有參考意義和價值的資源信息。此外，在管理方面，還要不斷加強信息檢索功能的研發，保證信息檢索的準確性、有效性、規范性。

（四）規范錄入信息，確保檔案信息的真實性

在錄入電子檔案信息時，一旦出錯，將會影響到整個業務活動，甚至還會為企業領導提供錯誤的決策信息，因此，為了避免經濟損失，有必要規范錄入信息。因此，在錄入電子檔案信息時，要仔細校對所錄入的單子檔案信息內容，進行嚴格的審核，避免出現錯誤的電子檔案信息，確保檔案信息的真實性和準確性。為了順利實施電子檔案信息的錄入工作以及審核工作，信息檔案管理部門應當制定相應的標準要求，明確信息錄入的標準化以及信息模板格式。

（五）不斷投入，提高認識，確保良好的信息化檔案建設的基礎性工作

在建設信息化檔案管理方面，相關單位以及企業應當不斷加大人力財力物力的投入，通過宣傳教育讓檔案工作人員清楚明確的認識到建設信息化檔案管理的重要性以及必要性。為了順利開展建設工作，單位、企業決策者應當要積極轉變自己的觀念，從觀念方面提升信息化檔案管理建設的重要性，將信息化檔案管理任務作為重中之重，不斷建立健全信息化管理平臺。在硬件方面，要確保充足資金，主要有信息管理軟件、傳真機、攝像機、掃描儀、計算機、打印機、存儲器等等，如果單位或企業資金有限，可以按照信息化檔案管理建設的要求，先采購一些必備品，而后剩下所需要的設備則通過逐年增購的方式來進行補缺，不斷完善信息化檔案管理所需要的硬件條件。

4 總結

信息化檔案管理的創建，有利于提升信息檔案管理的水平。通過現金的計算機信息軟件，提升信息收集以及檔案整理的效率，同時也可以確保檔案信息與紙質文檔的高度一致。通過 信息化的建設，使得檔案管理工作效率得到了大幅度提升，所提供的信息資源也更有價值和參考意義，為相關人員的借閱提供了方便。為了更好更快發展信息化檔案管理工作，必須要不斷提升檔案工作人員的綜合素養；重視安全化建設，防止信息篡改、利用；規范錄入信息，確保檔案信息的真實性；不斷投入，提高認識，確保良好的信息化檔案建設的基礎性工作，從而保障檔案信息化快速的發展。

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