醫院管理機構檔案管理之我見

陳婧婧

近年來，涉及民生類的專業檔案管理備受關注，國家檔案局多次發文，強調民生檔案的管理，并兩次發布具體的專業名錄。從社會利用的角度來看，最近幾年上海市檔案館統計的對外提供利用信息門類中，涉及民生的檔案增速驚人。2007年12月，國家檔案局印發的《關于加強民生檔案工作的意見》中，提及“民生檔案包括各類與民生有關的專門檔案，是黨和政府保障民生、改善民生的很好幫手。”醫院管理機構檔案毫無疑問屬于民生檔案范疇。對于它的管理研究，具有一定的現實性和價值性。

1 市級醫院管理機構檔案管理現狀

醫院管理機構在黨政、科研、基建、資產監管及其他各項活動中，形成了對醫院管理機構和社會具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在分類上，主要包括文書檔案、榮譽檔案、基建檔案、設備檔案和會計檔案等。相較其他社會組織，醫院管理機構有一定獨特屬性，一方面，受市國資委委托，承擔投資舉辦市級公立醫療機構的職能，對市級公立醫療機構的國有資產實施監督管理，履行出資人職責，承擔國有資產保值增效責任；另一方面，作為市政府的辦醫主體，醫院管理機構將根據市政府的要求，堅持正確的辦醫方向，辦好市級公立醫療機構，進一步提高市級醫療機構的整體水平，為患者提供質優、價廉的醫療服務。

管理職能和管理內容決定了檔案內容和歸檔范圍。醫院管理機構檔案的內容、收集范圍等與衛生計生委以及高等院校醫學院有所不同，特別是近年來，為順應新醫改的步伐，許多醫院管理機構應運而生，在新生機構的誕生和完善過程中，其檔案工作也呈現出相應的特征：首先是歸檔范圍問題，哪些資料及文件需要歸檔，是一個非常基本的問題。醫院管理機構產生的檔案，仍以傳統的文書檔案為主，因此必須遵循文書檔案的立卷原則和規律，只不過在歸檔范圍和立卷內容上必須根據自身的工作活動，突出醫院管理的特點。

目前絕大部分的醫院管理機構都設有專門的檔案室來負責機構各類檔案的歸檔、保管和利用等工作，并制定了一些相關的檔案管理制度。舉例說明，我中心的《檔案管理人員崗位職責》明確規定檔案管理人員應嚴格遵守國家法律、法規、忠于職守，模范執行檔案管理部門的各項規章制度，負責收集和保管單位需永久和長期保存的檔案資料，并進行科學管理、負責檔案的整理編目工作，做好檔案總目錄，分類目錄的編制、著錄；負責檔案利用服務、收集檔案利用信息；掌握和熟悉檔案室庫房已收藏檔案資料的基本情況，進行一般的檔案保護技術工作，熟悉檔案材料的修復工作，記錄和監測庫房溫、濕度；定期檢查庫存檔案的保管情況，對破損或變質檔案需及時修補、復制。同時，也要求中心各部門負責人及時主動地負責收集整理其部門形成的文件，并于次年的3月30日之前移交中心辦公室的檔案室，各科室將文件移交檔案室后，檔案室統一編制目錄和檢索工具，嚴格執行調（借）閱及保密等規章制度，確保醫院管理機構檔案的安全，為員工查找、利用檔案創造條件。但從總體上來看，醫院管理機構這一特殊機構的檔案管理中仍存在不少問題。

2 醫院管理機構檔案管理中存在的問題

1.檔案管理體系的不完善

醫院管理機構檔案管理體系的不完善，未能形成行之有效的規范的檔案管理體系。一方面自上而下的管理體系不嚴格，這要歸結于機構管理條約的不嚴格和管理體制的不完善；比如醫療機構的檔案管理不只是文書檔案，還包括員工檔案、基建檔案、科研檔案等多個方面，而因為文書檔案和醫院管理機構的性質有直接相關，因此出現重文書檔案而輕其他類型檔案的現象。另一方面，檔案管理中很多漏洞的出現還與監督體系的不完善有關，檔案管理中出現的一些細微問題，管理者往往不能第一時間察覺到，因此下級工作人員需要將這些事情向相關部分反映，但是很多問題往往被中途攔截，或傳遞過程中失真，未能如實反映到上級部門。此外，現階段檔案管理工作大多是由人力來完成，這樣不僅工作效率低下，而且對人力資源來說也是一定程度上的浪費。

2.檔案管理現代化程度不高

目前，醫院管理機構檔案工作還沒有普遍推行計算機輔助管理，檔案管理仍停留在手工管理階段，文書檔案信息的數字化仍未能開展，檔案部門始終依賴于紙質檔案，無法高效地為社會提供查證服務。比如，醫院管理機構檔案利用中占較大比重的流轉的公文仍然沒有數字化，始終依賴于紙質檔案，費時、費力，查找效率低下。另外， 醫院管理機構檔案管理經費投入也十分不足，檔案數字化及建立檔案數據庫均需要一定的經費保障，但大多數檔案部門在這一部分的投入都是十分有限的。檔案管理現代化程度不高，既會影響了檔案的管理、利用，而且也不利于保護傳統紙質檔案。

3.檔案人員隊伍建設亟待加強

檔案工作的好壞，一定程度上取決于檔案工作人員的素養和技能。檔案工作人員的服務意識與水平的高低決定著檔案開發利用工作程度好壞，目前醫院管理機構檔案人員隊伍建設方面存在諸多問題，如檔案工作人員配備數量偏少，多數為兼職，缺少專職的檔案工作人員；檔案工作人員業務素質參差不齊；檔案工作人員隊伍不穩定；檔案工作人員職業發展空間有限。

另外部分單位在年初的定崗定編制度制定的過程中，沒有將檔案管理崗位納入崗位設置范圍內，并已取消檔案人員專業技術職稱的評定。這些情況也導致了檔案室不能起到應有的指導作用，大大削弱了檔案管理和后續開發利用的力量，也不利于發揮檔案干部的積極性。

3 做好醫院管理機構檔案管理的對策

基于上述分析，做好醫院管理機構檔案管理，筆者建議不妨從以下幾個方面著手。

1.完善醫院管理機構的管理體系

現階段針對醫院管理機構中出現的問題，首先應該從完善管理體系上做起。將檔案管理設立成一個獨立的部門，將一系列的工作都專業化、嚴格化，正規化，當然雖然將檔案管理獨立為一個部門，但是還是應該融合在醫院管理機構這個大家庭里。在管理方面即要形成自上而下嚴格管理的機制，又要形成自下而上完善的監督機制，上下一致，共同將檔案管理工作做好。隨著計算機技術的發展，也應該將互聯網技術應用到檔案管理工作中，這樣不僅可以提高工作效率，還可以節約人力資源。

2.加強檔案管理信息化建設

信息化給檔案管理工作帶來了巨大的變化和影響，醫院管理機構檔案管理必須也要加強信息化建設，尤其要以解決人工查閱大批量檔案速度慢和保護檔案原件問題為重點，要加大投入建設好中心檔案數字化、目錄數據庫乃至全文數據庫建設，盡快實現計算機目錄檢索和全文查閱。同時，針對目前醫院管理機構電子文件數量的增加，在對醫院管理機構檔案歸檔過程中也應推行醫院管理機構檔案電子文本和紙質文本同步歸檔的制度。

3.提高檔案管理人員的專業水平

造就一支高素質的檔案管理人員隊伍是醫院管理機構檔案工作發展的關鍵。筆者認為其中最重要的是應明確檔案人員任職資格，對非檔案專業的檔案人員進行上崗資格培訓，同時還應不定期地開展專項檔案業務培訓，提高檔案業務水平。另外，對檔案管理人員還可采取一定的激勵機制，設定專門的檔案管理崗位，并鼓勵檔案管理人員參加檔案人員專業技術職稱的評定。

此外，醫院管理機構的特殊性，對其專業檔案，與民生相關檔案要特別給予關注。如明確產生此類檔案的相關部門，重點給予關注，提供必要的資源支持和相關專業服務。必要時，還可以針對專業檔案的特點，制定相關規范，配備既懂專業知識，有具備檔案管理技能的相關人員。