試論提升檔案管理科學化水平的有效途徑

劉立君

摘 要：檔案管理水平市檔案事業發展的生命，檔案管理質量的高低直接影響著檔案作用的發揮，所以檔案管理人員必須跟上時代發展的步伐，樹立檔案管理新觀念，提高自身的使命感和責任感，將檔案管理水平提升至新的境界。文章分析了檔案管理中存在的問題，提出了科學有的建議。

關鍵詞：檔案管理；問題；建議

檔案是國家和社會的信息資源，檔案管理是對信息資源整理歸納并且提供利用服務，也是國家檔案事業最基本的組成部分。近年來，檔案管理工作隨著社會的發展和要求工作水平已經有了很大提高，具備一定的規?；?，但仍存在一些問題，在新時期，檔案管理人員需要不斷探索和研究，推進檔案管理工作人性化、現代化、科學化。

1 檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理制度不完善

我國檔案管理工作目前并沒有統一的規劃和標準，由此造成了檔案管理的隨意性?，F有的檔案管理制度只規范了大面積的工作范圍，在很多細節上并沒有做出明確的規定，特別是一些基層單位的檔案管理，嚴重缺乏統一的標準和質量要求。檔案管理制度并沒有責任追究和獎勵懲罰制度。檔案數據是龐雜而又繁多的，沒有完善的管理制度很容易造成檔案丟失，檔案無秩序擺放，在使用時常常因為查找而耽誤時間?；鶎訂挝簧踔脸霈F隨意篡改破壞檔案，這些都是檔案管理制度不完善造成的。

2、檔案管理理念相對落后

人們對檔案管理工作的認知普遍為歸納、收集、整理、保管、統計等日常工作，認為檔案管理不產生直接的經濟效益，從而不重視。檔案管理工作也就變成了不丟失，不遺漏檔案數據，保證正常使用即可。因此，檔案管理工作者在工作上常常消極怠工，敷衍了事，企業領導也對此不重視，直接導致許多檔案管理工作仍然處于原始方法。檔案管理工作在進行管理的前提下要進行利用，但是我國檔案管理工作者的理念仍然處于‘藏匿檔案，不懂加以利用，實現檔案的價值。各檔案管理機構也沒有很好的做到以用戶需要為導向。檔案管理機構之間的溝通合作也比較欠缺，這極大地影響了工作的效率也降低了檔案管理更好發展。

3、檔案管理工作設施落后

檔案管理設備是保證檔案管理工作正常進行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進檔案完整管理，還能促進檔案安全管理。但是，一些企業檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎管理設備落后，設施不健全。例如，檔案室空間狹小、潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發生。

4、檔案管理工作者的綜合素質較低

檔案管理人員的綜合素質直接導致了檔案信息質量的高低。我國檔案管理隊伍雖然有著穩定的發展，但是與科學化的發展相比較仍然落后。專業人士匱乏，部分從業人員文化程度較低，專業知識老化，計算機及外語水平不高，創新能力不強、思想觀念落后以及管理水平達不到進一步發展的要求，這些都降低了檔案管理工作效率，在新技術新方法的應用上也不能良好的掌握。極大地制約了檔案管理工作的創新與發展。

2 提高檔案管理科學化的有效途徑

1、完善檔案管理制度體系

檔案管理制度體系是檔案管理工作的保障，只有完善檔案管理制度體系才能保證檔案數據的完整性和真實性。檔案管理制度需要針對細節制定，落實在每一項工作當中，并且在適時的同時加緊完善改進。其中獎懲制度需要明確規定，加大懲罰力度和提高獎勵，杜絕隨意篡改檔案信息，遺漏丟失信息，檔案管理雜亂等現象。責任追究也應當有明確的相關規定，杜絕推卸責任。檔案管理制度還需要一定的執行力，力圖不把檔案管理制度變成一紙空談，只做擺設而無用處。

2、在檔案管理的理念上要不斷進行轉變

檔案管理工作者需要正視自己的工作內容，細致的服務。檔案管理工作者應該把‘死檔案變成‘活檔案。檔案不是用來擺放藏匿的，檔案的首要作用是在利用和服務。所以在收集檔案資料時要進行系統的整理、科學的分類、分主題的歸檔，并深入挖掘檔案價值。同時還要促進各檔案管理機構之間共享資源，更加系統全面便捷地為用戶提供服務。

3、提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理就是對信息資源的管理，信息資源對于一個企業，一個國家來說都是基石，檔案管理人員的道德素質不高，直接導致信息外泄，造成嚴重后果，所以檔案管理人員的道德素質一定要高。現在是科技化時代，新時代對檔案管理工作具有內容更加豐富、技術更加先進、分工更加專業等特點，檔案管理人員的專業素質也受到了考驗。檔案管理工作人員不僅要對檔案管理方面有著理論和實踐的雙重知識，同時也要掌握先進的科學技術，從而運用操作管理技術，使檔案管理更加有效便捷。檔案管理人員要不斷的提高自我管理能力和自我學習能力，逐漸成為具有綜合素質全面提升的工作者?？萍嫉陌l展使得計算機普遍運用到人們工作當中，檔案管理工作也需要計算機網絡技術。把檔案管理人員培養成為一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理以及具備敬業精神的高科技復合型人才，為檔案事業的持續穩定發展提供技術支持和人才保障。讓檔案管理事業更加健康迅速的發展。

4、提高檔案管理信息化水平

當今社會的信息化發展趨勢使得檔案管理需要用新手段新方法管理，提升檔案管理水平就必須要提升檔案信息化水平，以實現信息化管理的新要求。與此同時檔案管理的信息化也是檔案工作不斷進步、提升科學化水平的重要手段。檔案管理信息化需要加大對檔案管理硬件的投入，強化檔案管理的基礎設施。其次要通過計算機的廣泛應用，促進檔案的電子化、自動化水平，構建計算機檔案管理系統。檔案管理還可以通過網絡傳遞檔案信息，做到檔案信息傳遞網絡化，讓檔案信息可以惠及更多民眾，也方便檔案為單位的服務。但是，網絡化檔案信息仍然要做到保密工作，在檔案開放利用的過程中，要對檔案管理工作進行嚴格的監督，并提高檔案管理工作人員的思想意識。

3 結語

檔案管理肩負著為黨和人民更好服務以及推動社會進步的重要使命，是推進經濟社會不斷發展的有力保障。檔案管理工作必須緊跟時代步伐，形成先進的管理理念，制定科學的管理措施，通過合理的管理制度，不斷滿足檔案管理事業的發展要求，提高檔案管理質量與效率，為社會發展提供更多信息，推動社會政治、經濟、文化發展。