電子檔案利用的基本原理

陳萌

摘 要：電子檔案利用，從其涵蓋的內(nèi)容上看，有廣義和狹義之分，廣義的電子檔案利用包括用戶憑借電子檔案檢索系統(tǒng)查檢出所需的電子檔案的過程和將查檢出所需電子檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值的過程，而狹義的電子檔案利用僅指后一過程。本文對(duì)其原理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案利用；基本原理；分析

1 前言

從廣義電子檔案利用來看，用戶憑借電子檔案檢索系統(tǒng)查檢出所需的電子檔案是電子檔案內(nèi)容價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的前提，因?yàn)橛脩糁挥胁闄z到所需的檔案才能利用檔案；而電子檔案內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)則是其目的。所以，除了必須建立起高效率的電子檔案管理系統(tǒng)外，還應(yīng)該采取各種手段更有效地利用電子檔案信息資源并且進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行有效的開發(fā)。

2 電子檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)成

電子檔案利用系統(tǒng)是指由電子檔案利用的各個(gè)方面要素所構(gòu)成的一個(gè)有機(jī)的整體、構(gòu)成電子檔案利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、電子檔案信息要素、電子檔案檢索系統(tǒng)要素、電子檔案用戶及電子檔案利用安全防范要素。

（一）電子檔案利用的法律法規(guī)要素

構(gòu)成電子檔案利用法律法規(guī)要素的主要是以下三個(gè)方面：

1.對(duì)電子檔案信息而言，并不是所有電子檔案都可以無限制地利用，而是要根據(jù)有關(guān)的法津法規(guī)合法地利用。如根據(jù)《檔案法》的規(guī)定：國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限.可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年。

2.對(duì)用戶而言，對(duì)電子檔案的利用，是要受到有關(guān)的法律法規(guī)要素的制約的、也就是說并不是任何人都能成為電子檔案的合法用戶。

3.對(duì)電子檔案的利用行為而言，也要受到有關(guān)的法律法規(guī)的制約，這里所指的電子檔案利用行為是指對(duì)電子檔案的復(fù)制、摘錄、引用及借閱等的處置行為、即狹義上的電子檔案利用。因?yàn)殡娮訖n案就其內(nèi)容而言是具有檔案價(jià)值和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的，所以為了合法保護(hù)電子檔案的情報(bào)信息和電子檔案責(zé)任者的合法權(quán)益，也需要有法律法規(guī)來制約利用行為。

（二）電子檔案利用的信息要素

構(gòu)成電子檔案利用的信息要素主要體現(xiàn)在質(zhì)和量兩個(gè)方面：

1.電子檔案信息的質(zhì)量，是指電子檔案具有一定的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。只有電子檔案中含有這樣的潛在價(jià)值，才有可能將其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的可利用的價(jià)值。

2.電子檔案信息為數(shù)量，是指兩個(gè)方面，第一個(gè)方面、對(duì)一份電子檔案而言，其信息是完整的，而不是殘缺的，如多媒體電子檔案，其文字、聲音和圖像等有可能是分別存貯在計(jì)算機(jī)不同的文檔中，那么，作為一個(gè)整體，應(yīng)保持其各部分在整體上的完整性。第二個(gè)方面，就是對(duì)一份電子檔案所處的一個(gè)電子檔案的文件組合（如成套的電子檔案）而言，如確實(shí)存在著這樣一個(gè)組合，那么就應(yīng)該保持這樣一個(gè)文件組合在整體上的完整性。因?yàn)椋蓦娮訖n案的價(jià)值，作為整體的部分而言，只有處于其所屬的電子檔案的文件組合這一整體中，才能得到真正的確認(rèn)。

（三）電子檔案檢索系統(tǒng)要素

構(gòu)成電子檔案撿索系統(tǒng)要素主要是二個(gè)方面：

1.電子檔案的著錄，即建立電子檔案檢索系統(tǒng)的過程。電子檔案著錄是對(duì)電子檔案進(jìn)行控制的重要方面，也是建立檔案檢索系統(tǒng)的重要過程，可以說，沒有電子檔案的著錄，就不可能建立起真正意義上的電子檔案檢索系統(tǒng)，也就不可能有電子檔案的利用。

2.電子檔案的檢索，即表達(dá)檢索需求的特征信息與電子檔案目錄信息相匹配的查檢過程。電子檔案的檢索與傳統(tǒng)的手工檔案檢索相比，其最大特點(diǎn)是遠(yuǎn)程檢索，即遠(yuǎn)程用戶通過網(wǎng)絡(luò)上的檔案檢索系統(tǒng)對(duì)電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫或全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索。

（四）電子檔案用戶要素

構(gòu)成電子檔案用戶要素的前提條件表現(xiàn)在以下二個(gè)方面：

1.電子檔案用戶的利用需求、即指電子檔案利用者對(duì)獲得電子檔案信息的一種要求和欲望。電子檔案的用戶是具有利用需求的用戶，但是，并不是有了利用需求就能成為電子檔案的事實(shí)上的用戶，只有有利用需求與利用行為結(jié)合起來時(shí)，才能成為電子檔案的實(shí)際用戶。

2.電子檔案的利用行為，指在利用需求驅(qū)動(dòng)下對(duì)獲得電子檔案信息所進(jìn)行的一系列活動(dòng)。這一系列活動(dòng)表現(xiàn)為對(duì)電子檔案信息的檢索、甄別、選擇、閱讀、復(fù)制與摘錄等。很顯然，只有當(dāng)用戶將利用需求付諸實(shí)施于利用行為，檔案的潛在價(jià)值才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

（五）電子檔案利用安全防范要素

構(gòu)成電子檔案利用安全防范要素是：

1計(jì)算機(jī)從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。由于對(duì)電子檔案的利用是建立在不同信息進(jìn)行破壞的安全利用的基礎(chǔ)上的，如只說在利用電子檔案信息資源的同時(shí)也破壞了電子檔案信息本身，那就不符合電子檔案利用的原意。所以電子檔案與利用中對(duì)計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全防范是必不可少的。

2.保密安全。隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，在電子檔案利用中各種竊取電子檔案信息的手段也不斷出現(xiàn)，各種竊取電子檔案信息的手段，雖然不構(gòu)成對(duì)電子檔案信息本身的破壞，但是卻對(duì)可靠地利用電子檔案構(gòu)成了威脅，所以、隨著電子檔案利用的出現(xiàn)也給保密安全提出了新的問題。

3 電子檔案利用系統(tǒng)的功能

以上我們介紹了電子檔案利用系統(tǒng)的構(gòu)成要素，但是這些要素是不是簡單地組合就構(gòu)成了電子檔案利用系統(tǒng)呢？不是的，電子檔案利用系統(tǒng)是由以上這些要素構(gòu)成的，但是決不是這些要素的簡單相加，而是由這些要素有機(jī)構(gòu)成的一個(gè)整體系統(tǒng)。電子檔案利用系統(tǒng)的各要素在這個(gè)系統(tǒng)中都具有自己明確的職能，它們之間的關(guān)系是：電子檔案用戶是是電子檔案利用系統(tǒng)中的智力要素，因?yàn)槠涑袚?dān)著將電子檔案的潛在價(jià)值有效地轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值的智力職能；電子檔案利用的法律法規(guī)要素與電子檔案利用的安全防范要素，則是電子檔案利用系統(tǒng)中的保障要素，因?yàn)槠鋸牟煌膫?cè)面承擔(dān)著對(duì)電子檔案信息進(jìn)行合法（合理）、安全、可靠地利用的保障職能；而電子檔案檢索系統(tǒng)要素則是電子檔案利用系統(tǒng)中的技術(shù)要素，因?yàn)槠涑袚?dān)著如何從利用手段上保證電子檔案信息資源能被最有效利用的技術(shù)職能。

我們可以看出.檔案利用起始于用戶的利用需求，即系統(tǒng)的輸入，在法律法規(guī)和安全防范要素的全程保障之下，憑借檔案檢索系統(tǒng)檢索出其所需利用的電子檔案，然后通過用戶的利用行為將所需利用的檔案中的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值，即系統(tǒng)的輸出。由此，形成了電子檔案利用系統(tǒng)這一整體具有了使電子檔案潛在價(jià)值能得以合法（合理）、安全、可靠地利用并使電子檔案潛在價(jià)值得到有效實(shí)現(xiàn)的基本功能。

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